Patrimoine canadien (Re), 2026 CI 40

Date : 2026-05-01
Numéro de dossier du Commissariat : 5825-02107
Numéro de la demande d’accès : A-2025-00043

Sommaire

La partie plaignante allègue que Patrimoine canadien n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La partie plaignante allègue aussi que Patrimoine canadien a erronément répondu qu’une partie ou la totalité des documents demandés n’existent pas. Les deux allégations s’inscrivent dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi. La demande vise des documents relatifs à des communications de la part de tout membre du personnel du Comité olympique canadien à l’intention de tout membre du personnel de Sport Canada durant une période précise, concernant l’haltérophilie.

L’enquête a révélé que certains documents semblaient manquer dans le dossier de réponse qui a été transmis à la partie plaignante.

L’enquête a aussi révélé que la portée de la recherche n’était probablement pas assez vaste pour englober tous les documents pertinents et Patrimoine canadien n’a pas fourni suffisamment d’observations pour expliquer pourquoi sa recherche était raisonnable.

La Commissaire a ordonné au ministre du Patrimoine canadien d’effectuer une nouvelle recherche et de fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

Patrimoine canadien a avisé la Commissaire qu’il donnerait suite à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]La partie plaignante allègue que Patrimoine canadien n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

[2]La partie plaignante allègue aussi que Patrimoine canadien a erronément répondu qu’une partie ou la totalité des documents demandés n’existent pas.

[3]Les deux allégations s’inscrivent dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

[4]La demande vise des documents relatifs à des communications de la part de tout membre du personnel du Comité olympique canadien (COC) à l’intention de tout membre du personnel de Sport Canada durant la période du 1^er juillet 2024 au 18 mai 2025, concernant l’haltérophilie, Haltérophilie Canada et des haltérophiles.

Enquête

Recherche raisonnable

[5]Patrimoine canadien est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[6]Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[7]Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[8]Le Commissariat à l’information a demandé à Patrimoine canadien de présenter des observations au sujet de la recherche de documents pertinents.

[9]J’ai également pris en considération les observations reçues de la partie plaignante pour tirer mes conclusions.

[10]En réponse à la demande d’observations du Commissariat, Patrimoine canadien a expliqué les mesures qu’il a prises pour repérer et localiser tous les documents pertinents dans le cadre de la demande, notamment les mots-clés utilisés pour localiser ceux-ci et les dépôts où les recherches ont été effectuées.

[11]Bien que la demande ne se limite pas aux documents relatifs à un haltérophile précis, Patrimoine canadien a indiqué qu’il avait utilisé le nom d’un seul haltérophile pour effectuer la recherche de documents. Je constate que l’utilisation d’un seul nom a probablement trop réduit la portée de la recherche pour qu’il soit possible de trouver tous les documents pertinents, y compris ceux relatifs à l’haltérophilie, à Haltérophilie Canada ou à d’autres haltérophiles.

[12]En ce qui concerne les bases de données dans lesquelles la recherche a été effectuée, Patrimoine canadien a noté que celle-ci a été effectuée sur un site SharePoint et sur un réseau partagé appartenant à Patrimoine canadien, en particulier la section Sport Canada. Toutefois, Patrimoine canadien n’a pas expliqué comment il avait été établi que ceux-ci étaient les plus appropriés pour effectuer une recherche. Compte tenu du fait que certaines des communications auraient pu provenir d’Outlook, comme des courriels, il est difficile de comprendre pourquoi Outlook n’a pas été consulté au cas où certains courriels n’avaient pas été sauvegardés dans les dépôts organisationnels.

[13]Patrimoine canadien a indiqué que l’ensemble de Sport Canada avait été chargé de récupérer les documents. Comme la demande vise des documents propres à Sport Canada, je suis d’avis que le bureau de première responsabilité le plus susceptible d’avoir les documents visés par la demande d’accès a fait une recherche pour ceux-ci.

[14]Au cours de l’enquête, Patrimoine canadien a fourni des observations expliquant pourquoi il estime qu’il n’existe aucun autre document pertinent dans le cadre de la demande. Patrimoine canadien a fait remarquer qu’il communique avec le COC une fois par an pour confirmer l’investissement correspondant à un financement donné, mais que, comme ces communications annuelles ne font pas partie de la période couverte par cette demande, Patrimoine canadien a laissé entendre que ces documents ne seraient pas pertinents dans le cadre de la demande. Patrimoine canadien a également déclaré avoir participé à une réunion avec d’autres intervenants, dont le COC, pendant cette période précise, mais que le COC ne lui a rien communiqué au sujet de l’haltérophilie lors de cette rencontre.

[15]Bien que Patrimoine canadien ait expliqué avoir eu des communications limitées avec le COC pendant cette période, la partie plaignante a présenté des observations démontrant qu’il y a eu d’autres échanges entre Sport Canada et le COC. Ceux-ci consistaient en des courriels datés du 25 septembre 2024, concernant l’ordre du jour d’une réunion dite « HP meeting » prévue le 26 septembre 2024. Je constate que ces documents auraient dû être considérés comme pertinents dans le cadre de la demande, puisqu’il s’agissait de communications du COC à Sport Canada concernant l’haltérophilie pendant la période visée, mais Patrimoine canadien ne les a pas fournis en réponse à la demande.

[16]Puisque l’enquête a révélé que certains documents manquaient dans le dossier de réponse et compte tenu de l’absence d’observations concernant la recherche effectuée et l’existence de documents, je conclus que Patrimoine canadien n’a pas effectué une recherche raisonnable lorsqu’il a répondu à la demande et qu’il pourrait exister des documents supplémentaires.

Résultat

[17]La plainte est fondée.

Ordonnances

J’ordonne ce qui suit au ministre du Patrimoine canadien ce qui suit :

1. Effectuer une nouvelle recherche de documents pertinents dans le cadre de la demande d’accès;
2. Fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante une fois la recherche terminée, au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu;
3. Communiquer tous les autres documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie 1 de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquée(s);
4. Si aucun document pertinent supplémentaire n’est localisé lors de la recherche, indiquer, dans la réponse, comment et où la recherche a été effectuée et pourquoi aucun document n’a été repéré.

Rapport et avis de l’institution

Le 31 mars 2026, j’ai transmis au ministre mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le 29 avril 2026, la directrice adjointe par intérim de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels m’a avisée que Patrimoine canadien donnerait suite à mes ordonnances. Patrimoine canadien a également indiqué qu’il avait effectué une seconde recherche de documents et qu’il fournirait une nouvelle réponse à la partie plaignante une fois l’examen des deux documents supplémentaires terminé.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.