Bureau du Conseil privé (Re), 2026 CI 34

Date : 2026-03-24
Numéro de dossier du Commissariat : 5822-05248
Numéro de la demande d’accès : A-2021-00161

Sommaire

La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir tous les documents produits dans le cadre de la demande d’accès A-2012-00683 du BCP et y afférents ainsi que tous les documents relatifs à la commande, par le BCP, d’un document de 10 pages sur les leçons apprises (« Lessons Learned ») et à son élaboration. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

Il incombe aux institutions de fournir une preuve suffisante pour démontrer qu’elles ont effectué une recherche raisonnable pour les documents visés. Le BCP n’a pas fourni une preuve suffisante pour démontrer qu’il a effectué une recherche raisonnable.

La Commissaire à l’information a ordonné au BCP d’effectuer une nouvelle recherche de documents et de fournir une nouvelle réponse à la partie plaignante au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu.

Le BCP n’a pas fait savoir s’il allait se conformer ou non à l’ordonnance.

La plainte est fondée.

Plainte

[1]La partie plaignante allègue que le Bureau du Conseil privé (BCP) n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents en réponse à une demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La demande vise à obtenir tous les documents produits dans le cadre de la demande d’accès A-2012-00683 du BCP et y afférents ainsi que tous les documents relatifs à la commande, par le BCP, d’un document de 10 pages sur les leçons apprises (« Lessons Learned ») et à son élaboration. L’allégation s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a) de la Loi.

[2]De plus, la partie plaignante allègue que le BCP a erronément appliqué des exceptions, de manière à refuser de façon injustifiable la communication totale ou partielle des documents demandés. Cette allégation fait l’objet d’une enquête distincte, dont le numéro de dossier est le 5822-05247.

Enquête

Recherche raisonnable

[3]Le BCP est tenu d’effectuer une recherche raisonnable pour les documents visés par la demande d’accès, c’est-à-dire qu’un ou des employés expérimentés de l’institution ayant une connaissance du sujet de la demande d’accès doivent avoir fait des efforts raisonnables pour repérer et localiser tous les documents raisonnablement liés à la demande.

[4]Une recherche raisonnable correspond au niveau d’effort attendu de toute personne sensée et juste à qui l’on demande de chercher les documents pertinents à l’endroit où ils sont susceptibles d’être conservés.

[5]Il n’est pas nécessaire que cette recherche soit parfaite. Une institution n’est donc pas tenue de prouver hors de tout doute qu’il n’existe pas d’autres documents. Les institutions doivent toutefois être en mesure de démontrer qu’elles ont fait des démarches raisonnables pour repérer et localiser les documents pertinents.

L’institution a-t-elle effectué une recherche raisonnable de documents?

[6]La documentation relative à la recherche effectuée a démontré que le BCP avait demandé à deux bureaux de première responsabilité de chercher les documents pertinents, soit l’équipe des Opérations de gestion de l’information / de Gestion des documents ainsi que le Secrétariat de la politique étrangère et de la défense.

[7]Le Secrétariat de la politique étrangère et de la défense avait fourni le rapport de 10 pages en réponse à la demande de récupération de documents dans le cadre de la demande d’accès A-2012-00683. Le BCP a expliqué que le rapport n’avait pas été produit par ce secrétariat, mais bien par un autre secrétariat qui n’existe plus (soit le Groupe de travail sur l’Afghanistan). Tous les documents provenant de ce groupe de travail auraient été transférés à l’équipe de Gestion des documents lors de la dissolution de ce dernier. Le BCP a ajouté que, même si le Secrétariat de la politique étrangère et de la défense disposait d’une copie du rapport en 2013, il n’est pas surprenant qu’il ne le détienne plus, car les documents à valeur opérationnelle de cette période auraient dû être transférés à l’équipe de Gestion des documents.

[8]Le BCP a informé le Commissariat à l’information que l’équipe de Gestion des documents avait effectué deux recherches de documents. Selon ses dires, la seconde recherche avait été menée après que l’équipe eut pris connaissance de la portée globale de la demande. Le BCP a fourni une stratégie de recherche détaillée concernant la recherche initiale, mais n’a pas fourni de détails sur la seconde recherche, laquelle a permis de localiser des documents supplémentaires. Par conséquent, ces détails, comme les dépôts d’information consultés et les paramètres de la recherche (p. ex., les mots-clés utilisés), demeurent flous.

[9]Les institutions doivent documenter les efforts déployés pour chercher, repérer et récupérer les documents visés. En l’espèce, ces efforts ont soit été insuffisamment documentés, soit la documentation n’a pas été fournie au Commissariat.

[10]Il incombe aux institutions de fournir une preuve suffisante pour démontrer qu’elles ont effectué une recherche raisonnable pour les documents visés. À ce jour, le BCP n’a pas fourni une preuve suffisante pour démontrer qu’il a effectué une recherche raisonnable.

[11]Compte tenu de ce qui précède, je conclus que le BCP n’a pas effectué une recherche raisonnable de documents.

Résultat

[12]La plainte est fondée.

Ordonnances et recommandations

J’ordonne au greffier du Conseil privé ce qui suit :

1. Effectuer une nouvelle recherche afin de localiser des documents supplémentaires qui répondent à la demande d’accès, conformément aux points énoncés dans le rapport.
2. Traiter toutes les pages de documents supplémentaires localisées à la suite des recherches supplémentaires;
3. Fournir une réponse supplémentaire à la demande d’accès au plus tard 36 jours ouvrables suivant la date du compte rendu;
4. Communiquer à la partie plaignante tous les documents pertinents supplémentaires, à moins que leur communication puisse être refusée, en tout ou en partie, en vertu d’une ou plusieurs dispositions de la partie I de la Loi. Le cas échéant, nommer la ou les dispositions invoquées.

Rapport et avis de l’institution

Le 18 février 2026, j’ai transmis au greffier du Conseil privé mon rapport dans lequel je présentais mes ordonnances.

Le greffier du Conseil privé n’a pas répondu à mon rapport avant la date d’échéance fixée, à savoir le 20 mars 2026, pour indiquer s’il allait se conformer ou non à mon ordonnance.

Je rappelle au greffier que, s’il ne prévoit pas de donner suite à mon ordonnance, il doit exercer un recours en révision devant la Cour fédérale dans le délai prévu au paragraphe 41(2) de la Loi.

Révision devant la Cour fédérale

Lorsqu’une allégation dans une plainte s’inscrit dans le cadre de l’alinéa 30(1)a), b), c), d), d.1) ou e) de la Loi, la partie plaignante a le droit d’exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Lorsque la Commissaire à l’information rend une ordonnance, l’institution a également le droit d’exercer un recours en révision. Quiconque exerce un recours en révision doit le faire dans un délai de 35 jours ouvrables suivant la date du présent compte rendu et doit signifier une copie de sa demande de révision aux parties intéressées, conformément à l’article 43. Si personne n’exerce de recours en révision dans ce délai, toute ordonnance rendue prend effet le 36^e jour ouvrable suivant la date du présent compte rendu.