Plan d’action de la direction – Évaluation des contrôles internes se rapportant aux salaires et aux avantages sociaux

Le Commissariat à l’information du Canada a élaboré le présent plan d’action de la direction après avoir reçu le rapport d’évaluation des contrôles internes se rapportant aux salaires et aux avantages sociaux, rédigé par 3370364 Canada Inc. (Monique Cousineau).

L’évaluation avait pour objet de garantir l’existence de contrôles de la paye adéquats au Commissariat et leur bon fonctionnement de manière à établir l’intégrité des opérations de paye, y compris celles relatives aux congés et aux heures supplémentaires.

L’évaluation portait sur la pertinence et l’efficacité du cadre de gestion actuel, qui appuie les activités et les opérations ayant trait à la paye, aux congés et aux heures supplémentaires, ainsi que le respect des politiques et règlements pertinents. La portée de l’évaluation visait divers types d’opérations de paye d’employés et deux périodes de paye complètes sélectionnées au cours de la période du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

L’approche adoptée pour cette évaluation consistait à travailler en étroite collaboration avec des membres du personnel des Finances et des Ressources humaines identifiés au cours de l’examen. Nous avons communiqué avec ces membres dans le but d’avoir accès aux dossiers pertinents du Commissariat, de fournir des rapports d’étape et de régler les problèmes au fur et à mesure qu’ils surgissaient. Des processus détaillés ont été élaborés et fournis pour servir de base aux travaux entrepris.

Plan d’action de la direction – Évaluation des contrôles internes se rapportant aux salaires et aux avantages sociaux

Observations et recommandations du fournisseur

Réponse du commissariat

Engagements du commissariat

(mesures à prendre)

Responsable

Date cible

Progrès

1. Phase d’activités précédant la paye

Interventions de paye liées à une mesure de dotation 

1.A Observations

La première étape que doit entreprendre la personne responsable de l’approbation en vertu de l’article 34 (habituellement le gestionnaire du centre de responsabilité) consiste à documenter les interventions de paye liées à une mesure de dotation. Les formulaires examinés, lesquels étayaient les interventions de paye, étaient les suivants : le formulaire Demande d’intervention en ressources humaines, la lettre d’offre, le formulaire d’arrivée, le formulaire Demande de congé et rapport d’absence, et le formulaire Entente d’affectation ou de détachement

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les formulaires nécessaires pour étayer les interventions de paye sont utilisés correctement dans les pratiques courantes des Ressources humaines (RH), comme l’embauche d’employés, la promotion à un nouveau poste, l’affectation à un poste occupé par intérim et le transfert de personnel dans le cadre d’une entente de détachement avec un autre ministère ou organisme.

Nous avons toutefois remarqué que des opérations inhabituelles, telles que le paiement de congés accumulés au moment où un employé prend sa retraite et le retour d’un congé parental, ne sont pas étayées par un document officiel démontrant l’approbation de la personne ayant le pouvoir délégué. Le recours à un document officiel des RH permettra de veiller à ce que toutes les interventions de paye aient été attestées par la personne ayant le pouvoir délégué approprié.

Recommandation no 1

Il est recommandé que les RH et la Rémunération veillent à ce que toutes les interventions de paye soient étayées par un document attesté par la personne ayant le pouvoir délégué approprié.

1.B Observations

Le Commissariat a mis au point une liste de vérification des contrôles internes pour documenter les interventions de paye liées à une mesure de dotation. Cette liste de vérification prévoit une attestation à différents niveaux par les personnes ayant des pouvoirs délégués, où chaque personne concernée confirme l’achèvement d’étapes précises de la phase d’activités précédant la paye.

La liste de vérification mise en œuvre à l’appui des interventions de paye liées à une mesure de dotation est exhaustive et permet de relever les contrôles en place pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité des données liées à la paye dans les systèmes. Nous avons toutefois remarqué que cette liste de vérification n’est pas utilisée pour appuyer certains types d’interventions de paye. Par exemple, en ce moment, il n’existe aucune liste de vérification pour corroborer des activités telles que les retours de congé de maternité, l’embauche et la réembauche d’employés occasionnels et la gestion des détachements de ressources d’autres ministères et organismes. Le recours à la liste de vérification pour tous les types d’opérations liées à la paye favorisera l’intégrité de l’information et la pertinence du processus d’approbation.

Recommandation no 2

Il est recommandé que les RH veillent à ce toutes les interventions de paye soient corroborées par une liste de vérification des contrôles internes afin de favoriser l’intégrité de l’information et la pertinence du processus d’approbation.

2. Phase d’activités de la paye

Rapprochement de la paye et des feuilles de temps

2.A Observations

Nous avons examiné les feuilles de temps des employés occasionnels et le rapprochement des heures réelles travaillées et des heures payées pendant les périodes de paye visées. Bien que nous ayons constaté que les paiements versés aux employés étaient exacts et complets, nous avons remarqué que le processus est lourd et que la validation des feuilles de temps dans le cadre du processus de paye n’est pas documentée à l’aide d’une liste de vérification des contrôles internes, ce qui constituerait une piste de vérification appropriée pour le processus d’approbation.

Nous avons été informés que Phénix offre aux employés occasionnels la possibilité de soumettre leurs feuilles de temps directement dans le système par voie électronique. Si les feuilles de temps étaient conservées dans Phénix, les données résultantes dans le système pourraient être utilisées par les RH pour valider le nombre d’heures du contrat, par le gestionnaire pour approuver les heures en vertu de l’article 34 et par les Finances pour approbation en vertu de l’article 33. Ainsi, le processus serait plus efficace, et le risque d’erreurs serait atténué puisque les interventions manuelles seraient réduites au minimum.

Recommandation no 3

Il est recommandé que les RH mettent en application les feuilles de temps électroniques dans Phénix afin de renforcer l’efficacité du processus de paye se rapportant aux employés occasionnels et de réduire le risque d’erreurs. En attendant la mise en application des feuilles de temps électroniques, il est également recommandé que l’agent de rémunération remplisse une liste de vérification des contrôles internes chaque fois qu’il reçoit des feuilles de temps afin de disposer d’une piste de vérification appropriée attestant que le travail a été effectué.

Examen pendant le cycle et approbation en vertu de l’article 33

2.B Observations

Le Commissariat a mis au point des outils efficaces à l’aide d’Excel pour examiner les paiements effectués pendant le cycle et assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. Les feuilles de calcul Excel sont mises à jour au besoin et corroborent les paiements versés aux employés. Pour confirmer les paiements effectués pendant le cycle en vertu de l’article 33, les feuilles de calcul contiennent une saisie d’écran des données extraites de l’onglet « Confirmation de la paye en cycle » du système de paye.

Le travail effectué par les Finances pour appuyer le versement des paiements aux employés est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et approuve le versement des paiements, car les saisies d’écran qui figurent sur les feuilles de calcul ne fournissent pas cette information. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués pendant le cycle fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation no 4

Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués pendant le cycle.

Examen hors cycle et approbation en vertu de l’article 33

2.C Observations

Le Commissariat a mis au point des outils efficaces à l’aide d’Excel pour examiner les paiements effectués hors cycle et assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le versement en temps opportun des paiements aux employés. Les feuilles de calcul Excel sont mises à jour au besoin et corroborent les paiements versés aux employés. Pour confirmer les paiements effectués hors cycle en vertu de l’article 33, les feuilles de calcul contiennent une saisie d’écran des données extraites du système de paye.

Le travail effectué par les Finances pour appuyer le versement des paiements aux employés est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et approuve le versement des paiements, car les saisies d’écran qui figurent sur les feuilles de calcul ne fournissent pas cette information. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués hors cycle fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation no 5

Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements effectués hors cycle.

3. Phase d’activités suivant la paye

Rapprochement de la paye toutes les deux semaines

3.A Observations

Les données relatives à la paye sont extraites, puis transférées dans le fichier I050; l’agent financier s’en sert pour préparer une analyse des écarts dans Excel en comparant les données réelles à celles des prévisions. L’information qui en découle est ensuite transférée dans un autre onglet où elle est regroupée sous une liste de rubriques.

Cette feuille de calcul est partagée avec les RH pour leur permettre de prendre des mesures à l’égard des problèmes à régler avant le versement de la paye. Le transfert d’information se fait par courriel et précise ce qui doit être réglé.

Le travail effectué par les Finances afin de régler les problèmes avant donner leur approbation en vertu de l’article 33 est bien documenté dans les feuilles de calcul préparées pour chaque période de paye. Cependant, il n’y a actuellement aucune indication quant à la personne qui effectue le travail et donne son approbation, à l’exception du courriel envoyé aux RH par l’agent financier. La mise en œuvre d’une liste de vérification précise des contrôles internes à l’appui du processus de rapprochement de la paye fournirait de tels renseignements et constituerait une piste de vérification appropriée pour les contrôles actuels.

Recommandation no 6

Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer le rapprochement de la paye toutes les deux semaines.

Processus de paye dans le système financier

3.B Observations

La validation du codage par les Finances est réalisée avant l’inscription des pièces de journal dans le système. Bien que les résultats de l’inscription fassent l’objet d’un examen par le gestionnaire du centre de responsabilité au cours du processus de vérification et d’attestation des salaires, il n’y a actuellement aucune indication quant au travail effectué, car les personnes ne confirment pas l’achèvement de leur tâche en signant la liste de vérification des contrôles internes.

Recommandation no 7

Il est recommandé aux Finances de mettre au point une liste de vérification des contrôles internes afin d’appuyer les travaux effectués relativement à la confirmation du codage et à l’inscription dans le système financier.

Cela s’applique principalement aux paiements obligatoires après la retraite. Les RH disposent déjà de beaucoup de formulaires, mais il faut veiller à ce qu’il y en ait également pour les paiements comme les indemnités de départ, afin que l’intervention soit approuvée en vertu de l’article 34 par le gestionnaire avant le paiement. 

Durant la période d’évaluation, nous étions toujours en période de transition vers de nouveaux contrôles internes pour les interventions de paye. Il y avait quelques dossiers pour lesquels il n’y avait pas de fiche de contrôle. Ce n’est maintenant plus le cas.

Les RH, plus particulièrement l’équipe des conseillers en rémunération, ont mis à jour ses procédures/processus en conséquence pour favoriser l’utilisation de la liste de vérification.

Les RH ont ajusté leur registre de dotation pour tenir compte de la confirmation que la liste de vérification des contrôles internes est remplie pour chaque transaction de dotation.

Les RH continueront de travailler sur les améliorations liées aux recommandations nos 1 et 2. Elles ont déjà obtenu la collaboration de la TI et des Finances pour automatiser des processus clés de paye et de dotation.

Pour ce qui est des feuilles de temps électroniques qui se trouvent dans Phénix, le Commissariat a déjà essayé de les utiliser. Cependant, l’expérience n’a pas été fructueuse, car elle a donné lieu à plusieurs erreurs (p. ex. trop-payés, absence de paye, etc.) et à des retards dans le traitement des dossiers. Cela a entraîné une charge de travail supplémentaire, car il a fallu corriger les erreurs, et le cycle d’approbation était plus difficile à gérer. Les RH et les Finances ont ensuite décidé que l’entrée manuelle des feuilles de temps était plus efficace pour l’organisation en 2021-2022.

Entre-temps, en ce qui concerne la possibilité d’utiliser le processus électronique de Phénix pour permettre aux employés occasionnels et aux étudiants de soumettre leur temps réel directement dans ce système, il est recommandé d’attester la réception de chaque feuille de temps PDF reçue par les RH et de remplir la fiche de contrôle interne en place. Si aucune intervention n’est nécessaire pour ajuster la paye de l’employé, il a été décidé de simplement l’indiquer sur le formulaire et le transmettre aux Finances. Cela démontre que toutes les feuilles ont été reçues pour chaque période de paye et qu’elles ont été consultées par les principaux intervenants et laisse une trace en ce sens. Actuellement, seules les feuilles de temps nécessitant un ajustement dans Phénix ont un formulaire de contrôle.

L’Unité de l’AIPRP utilise les feuilles de temps électroniques dans le cadre d’un projet pilote en 2021-2022.

Les Finances ont combiné les recommandations nos 4 et 5, car il s’agit essentiellement de la même chose, la différence étant que l’une est pour les paiements pendant le cycle et l’autre pour les paiements hors cycle, mais les processus et procédures se fondent sur le cycle de paye, ce qui couvre à la fois les paiements pendant le cycle et hors cycle.

Les Finances se sont penchées sur la question, et, malheureusement, il n’y a pas de rapport vraiment utile dans Phénix, mais une solution a été créé pour résumer ce qui a été fait dans Excel/Phénix afin d’examiner et d’approuver les paiements.

Voir la recommandation no 4.

1.1 Les RH et la Rémunération veillent à ce que les interventions de paye soient appuyées par un document attesté par la personne ayant le pouvoir délégué approprié. Elles rappelleront également à tout le personnel des RH l’importance de cet aspect.

1.2 Les RH veillent à ce que toutes les interventions de paye soient appuyées par une liste de vérification des contrôles internes pour assurer l’intégrité de l’information et la pertinence des processus d’approbation.

1.3 Les RH veilleront à ce qu’un processus de surveillance soit mis en place et effectué régulièrement.

1.4 Les RH veilleront aussi à ce qu’on tienne compte de ces exigences lors de la révision et de la mise à jour de l’Instrument de délégation des pouvoirs en ressources humaines.

1.5 Les RH ont entrepris le développement d’une demande de RH électronique, de formulaires connexes et d’une liste de vérification des contrôles internes, auxquels tous les employés auraient accès au moyen du système interne Intrac (application de gestion de cas).

2.1 Jusqu’à ce que les feuilles de temps soient mises en œuvre, il est également recommandé que l’agent de rémunération remplisse une liste de vérification des contrôles internes chaque fois qu’il reçoit une feuille de temps afin d’établir une piste de vérification montrant que le travail a été effectué. Entre-temps, les RH ont modifié leur procédure interne en remplissant une liste de vérification des contrôles internes pour chaque feuille de temps (recommandation no 3).

2.2 Les RH mettront en œuvre l’utilisation de feuilles de temps électroniques prises en charge par Phénix pour améliorer l’efficacité du processus de paye lié aux employés occasionnels et réduire le risque d’erreurs durant l’exercice 2022-2023. Le Commissariat élaborera aussi une procédure ou un processus approprié et fournira de la formation interne ou de la sensibilisation à ses gestionnaires et employés qui pourraient être touchés par le changement (recommandation no 3).

2.3 Il est recommandé que les Finances élaborent une liste de vérification des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relatif aux paiements pendant le cycle, en collaboration avec les RH (recommandation no 4).

2.4 Il est recommandé que les Finances élaborent une liste de vérification des contrôles internes à l’appui du processus d’approbation en vertu de l’article 33 relativement aux paiements hors cycle, en collaboration avec les RH (recommandation no 5).

3.1 Les Finances élaboreront une liste de vérification des contrôles internes pour appuyer le rapprochement de la paye toutes les deux semaines, en collaboration avec les RH (recommandation no 6)

3.2 Les Finances élaboreront une liste de vérification des contrôles internes pour appuyer le travail effectué pour confirmer le codage et l’inscription dans le système financier (recommandation no 7).

RH

RH

RH

RH (avec la TI et les Finances)

RH

RH

Finances (RH)

Finances (RH)

Finances

Finances (RH)

Finances

Janvier 2022

Mars 2023

Juin 2022

(délégation RH)

Mars 2023

Janvier 2022

Nouvelle année

d’avril à juin 2022

Janvier 2022

Janvier 2022

Juillet/août 2021

Juillet/août 2021

Juillet/août 2021

1.1 Terminé

1.2 Terminé

1.3 À commencer

1.4 En cours

1.5 En cours

2.1 Terminé

2.2 En cours

2.3 En cours

2.4 Terminé

3.1 Terminé

3.2 Terminé

.

Terminé

Plan d’action de la direction – Contrôles se rapportant à la paye

Plan d’action de la direction – Contrôles se rapportant à la paye

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Engagements du commissariat

Mesure à prendre

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