2 février 2022

Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

Le 2 février 2022
De 9 h 30 à 12 h
Réunion Microsoft Teams

Membres :

Graham Fraser, membre externe (président)

André Grondines, membre externe

Caroline Maynard, Commissaire à l’information

Secrétaire du Comité :

Bojana Terzic, chef d’équipe – Planification stratégique, Politiques et Évaluation de programme et audit

Participants habituels :

France Labine, sous-commissaire, Services corporatifs, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV)

Comité de la haute direction :

Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance

Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques

Invités :

Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général du Canada (BVG)

Sébastien Lafond, directeur, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)

Tania Ladouceur, directrice associée, Ressources humaines

James Ellard, directeur, Communications et Affaires publiques

Marie-Josée Montreuil, directrice, Projets spéciaux et avocate principale

Résumé de la réunion

Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 3 novembre 2021.

Approbation du plan d’action de la direction du Commissariat concernant l’évaluation des contrôles internes relatifs à la paie - Présentation du rapport d’évaluation (conclusions et recommandations).

Approbation du plan d'action de la direction du Commissariat relatif à l'évaluation cyclique des effectifs de la Commission de la fonction publique (CFP) - Présentation du rapport de l'auditeur externe (principales conclusions et recommandations).

Le point sur les secteurs, y compris la direction dont relèvent les Affaires parlementaires et les Communications.

Le point sur le BVG et le rapport au Comité de vérification (RCV).

1. Accueil et mot d’ouverture

Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants. Le président souligne les réalisations de la Commissaire durant l’année financière en cours et l’en félicite, tout en mentionnant le nombre de dossiers traités par le Commissariat en dépit de la pandémie de Covid-19. Le président mentionne que l'année à venir apportera d'autres changements dans la façon de travailler, alors que le Commissariat (et le gouvernement dans son ensemble) passera à un mode de travail hybride.

La Commissaire félicite les membres du personnel pour la résilience et la souplesse dont ils ont fait preuve au cours de cette période.

2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 3 novembre 2021

Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 3 novembre 2021.

Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.

Mesure de suivi :

  • Publication du compte rendu de la réunion du 3 novembre 2021 sur le site Web du Commissariat.

3. Évaluation des contrôles internes relatifs à la paie – présentation par S. Lafond et T. Ladouceur

La DPV F. Labine présente le contexte et les conclusions de l’évaluation, ainsi que le plan d'action de la direction du Commissariat. En tant que membre externe, M. Grondines fait part d’observations générales :

  • L'évaluation effectuée par un vérificateur externe offre un niveau supplémentaire d'objectivité.
  • Le BVG a eu l'occasion de commenter l'évaluation. M. Abgrall a aussi été invité à donner son avis.
  • La direction a déjà mis en place la plupart des mesures, en plus de finaliser certaines. Cela indique que le Commissariat travaille avec diligence sur certaines améliorations et recommandations clés.
  • M. Lafond fournit des détails supplémentaires. Il explique notamment que le Commissariat a passé du papier aux processus électroniques (ce qui vient ajouter des contrôles importants).

Un membre externe demande davantage d’explications concernant l’impact de Phénix sur ces processus. M. Lafond fournit une explication générale et Mme Ladouceur explique comment le système est configuré pour automatiser les échanges d’information entre les RH et les Finances.

Le président évoque l’impact qu’a eu Phénix sur l’ensemble des opérations et demande si l’item 2,1 du plan d’action a été mis en œuvre en janvier. M. Lafond confirme que cet item a effectivement été complété en janvier, mais que les items connexes 2,2 et 2,3 étaient toujours en cours.

La DPV explique les prochaines étapes prévues. Un membre externe demande si des fonds sont déjà disponibles. La DPV répond par l’affirmative, les applications de ressources humaines (congés et heures supplémentaires) et de paie (Phénix) existant déjà.

Mesures de suivi  

  • Publication du rapport sur le site Web du Commissariat.
  • Publication du plan d’action de la direction du Commissariat et ajout d’un point permanent à l’ordre du jour des prochaines réunions du CVE.

4. Évaluation cyclique des effectifs de la CFP – présentation par T. Ladouceur

Mme Ladouceur fournit le contexte de l’évaluation et explique qu’elle a été menée par un prestataire externe effectuant la validation. La DPV ajoute que le CFP avait félicité le Commissariat de l’approche adoptée, à savoir l’examen de l’ensemble des processus plutôt que la révision de transactions choisies dans l’échantillonnage.

Un membre externe demande si le CFP a fourni des observations écrites. La DPV explique que ce n’est pas le cas. Le président met en lumière la section du rapport qui indique clairement que les processus sont conformes aux cadres politiques et réglementaires.

Mesures de suivi :

  • Publication du rapport sur le site Web du Commissariat.
  • Publication du plan d’action de la direction du Commissariat et ajout d’un point permanent à l’ordre du jour des prochaines réunions du CVE.

5. RCV – Présentation par R. Abgrall

R. Abgrall présente le plan du RCV pour la prochaine année financière et insiste sur le fait que le RCV continuera de se concentrer sur Phénix.

Il donne une mise à jour du BVG, y compris les changements au sein du personnel.

Le président s’interroge à savoir si le RVC ne sera pas un exercice trop intense pour le personnel responsable de la gestion financière au Commissariat. On confirme que l'approche juste à temps sera employée.

Mesure de suivi :

- Aucune mesure n’est requise.

6. Le point sur les finances et les Services corporatifs – Présentation par F. Labine

La sous-commissaire, Services corporatifs, donne un aperçu des changements récents au sein de son secteur, notamment l'arrivée d'un nouveau gestionnaire (administration et sécurité) et le retour de l’ADPF (M. Lafond) après un congé parental.

Du côté des opérations, le CHD vient d'approuver le cadre d'attestation lié au programme de vaccination obligatoire et a présenté les principaux points saillants des prévisions de fin d'année lors de la revue de la période 9 ainsi que les principales hypothèses financières (gestion des risques).

Un membre externe s'interroge sur les ajustements budgétaires (dont l'inflation). De plus, il s'interroge sur le transfert du budget des salaires au budget de fonctionnement et demande si le SCT s'y oppose. La DPF explique que cela ne devrait pas être un problème et qu’une demande a été faite par le biais du Budget supplémentaire des dépenses C en décembre.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

- Aucune mesure n’est requise

7. Le point sur les Enquêtes – Présentation par L. Michaud

La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe relativement aux priorités de 2021‑2022 jusqu’à présent, soit la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, la mise en œuvre des modifications législatives, l’optimisation des opérations et les statistiques actuelles sur les plaintes enregistrées et dont le dossier est fermé.

Un membre externe s'enquiert de l'augmentation récente de l'inventaire et la sous-commissaire explique la nature des dossiers liés à IRCC.

Un membre externe s'enquiert également de la formation donnée aux nouveaux enquêteurs. Mme Montreuil explique que la formation est élaborée et dispensée, en collaboration avec les services juridiques. La Commissaire ajoute que les commentaires des employés sont positifs et que la collaboration entre pairs est évidente.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Un membre externe demande si la Covid a eu un impact sur l'augmentation du volume des dossiers. La Commissaire répond par l'affirmative, tout en affirmant que cette situation ne doit pas servir d'excuse aux retards des institutions. La Commissaire souligne à nouveau l'efficacité de la formation et de l'intégration des nouveaux employés. Elle dit espérer que les effectifs se stabiliseront au cours des prochaines années.

La sous-commissaire donne un aperçu des défis à venir pour le secteur, en poursuivant les opérations de façon opportune (y compris les dossiers touchant Bibliothèque et Archives Canada) tout en offrant la formation aux nouveaux employés. En outre, la stabilité de l’équipe est extrêmement importante. Un examen de la structure organisationnelle sera d’ailleurs effectué au cours du prochain exercice financier.

Un membre externe et le président félicitent la sous-commissaire pour ces réalisations.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

8. Le point sur les Services juridiques – Présentation par G. Grondin

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, donne un aperçu des activités des Services juridiques et fait le point sur la charge de travail et dotation. Il souligne que l’équipe est stable depuis un certain moment et que la collaboration avec les autres secteurs est bonne.

La Commissaire mentionne que la prochaine instance devant la Cour sera en mode virtuel (le 7 février prochain). Elle invite les membres du CVE à s’y joindre.

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesures de suivi :

  • L’hyperlien vers l’instance devant la Cour (contre Santé Canada) a été envoyé par courriel.
  • Aucune mesure n’est requise

9. Le point sur les activités parlementaires et les communications – présentation par J. Ellard

Le directeur fait le point sur diverses activités, dont les engagements de la Commissaire, les communications internes, les rapports déposés, les services de traduction et l'AIPRP. Il fournit également une mise à jour sur l'équipe des communications, l'utilisation d'outils en ligne plus avancés et les progrès en matière d'efficacité au travail, ainsi que sur les travaux du Comité de gouvernance du Web et des médias sociaux. Il explique comment l'équipe chargée des enquêtes joue un rôle central dans le contenu du site Web externe.

Enfin, le directeur fait le point sur la façon dont l'expérimentation est utilisée pour réaliser des gains d'efficacité et promouvoir l'AIPRP auprès d’étudiants. 

Les membres examinent les renseignements présentés et en discutent.

Mesure de suivi :

  • Aucune mesure n’est requise

Séance à huis clos

La Commissaire, le président et les deux membres externes tiennent une courte discussion à huis clos.

Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue le 1er juin 2022.

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