19 août 2021
Compte rendu de la réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVÉ)
Le 19 août 2021
De 9 h 30 à 12 h
Réunion au moyen de Microsoft Teams
Membres :
Graham Fraser, membre externe — président
André Grondines, membre externe
Caroline Maynard, Commissaire à l’information Secrétaire du Comité :
Bojana Terzic, chef d’équipe — Planification stratégique, Gouvernance, Politiques et Programme de vérification et d’évaluation
Participants habituels :
France Labine, sous-commissaire, Services organisationnels, Planification stratégique et Services de transformation, dirigeante principale des finances (DPF) et dirigeante principale de la vérification (DPV) Comité de la haute direction :
Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance
Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques
Invités :
Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général du Canada (BVG)
Stephen Campbell, directeur par intérim, Finances, Approvisionnement, Administration et Sécurité, et adjoint à la dirigeante principale des finances (ADPF)
Manon Côté, directrice par intérim, Communications et Affaires publiques
Michael Walsh, conseiller en gestion financière
Résumé de la réunion
Approbation du compte rendu des décisions et des mesures de suivi de la réunion du 2 juin 2021
Présentation des états financiers et des annexes
Présentation du rapport d’audit des états financiers par le BVG et du plan d’action de la direction Recommandation du CVE à la Commissaire pour l’approbation des états financiers
Le point sur les secteurs ainsi que sur les affaires parlementaires et la Direction des communications
1. Accueil et mot d’ouverture
Le président et la Commissaire souhaitent la bienvenue aux participants. Ils présentent la nouvelle secrétaire du Comité et lui souhaitent la bienvenue (Bojana Terzic). Le président félicite le Commissariat en soulignant les efforts déployés pour le maintien de la stabilité et de la continuité des activités durant les derniers mois. La Commissaire félicite le personnel d’avoir fait preuve de résilience et de souplesse au cours de cette période et souligne la grande qualité des cadres qui travaillent au Commissariat.
2. Compte rendu et mesures de suivi de la réunion du 2 juin 2021
Les membres approuvent le compte rendu de la réunion du 2 juin 2021. Les mesures de suivi sont examinées et approuvées.
Mesure de suivi : Publication du compte rendu de la réunion du 2 juin 2021 sur le site Web du Commissariat.
3. États financiers et annexes — présentation par S. Campbell
L’ADPF par intérim présente les états financiers et les annexes pour approbation. Il remercie particulièrement les contributeurs du Commissariat et du BVG.
L’ADPF par intérim relève l’excellente communication, la souplesse et l’esprit de collaboration ainsi que la qualité de l’ensemble des contributions obtenues de la part de toutes les parties.
L’ADPF par intérim fournit un examen détaillé des états financiers de 2020-2021, y compris l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. Les points saillants et les écarts importants sont expliqués et discutés à l’aide de la présentation PowerPoint fournie.
Le BVG confirme que le Commissariat a mis en place suffisamment de contrôles et de processus pour que les états financiers donnent une image fidèle de la situation. Aucune anomalie importante n’a été relevée. Il est mentionné que les états financiers sont une représentation juste de la situation financière du Commissariat et de ses résultats.
L’ADPF par intérim précise aussi que l’important écart issu du dernier exercice était attribuable aux fonds supplémentaires approuvés pour le programme et la rémunération découlant des conventions collectives signées récemment.
Un membre externe pose une question à propos des avances sur salaire. L’ADPF par intérim explique que, si un employé a un problème de paye ou que son dossier de paye n’a pas été transféré, le Commissariat consentirait à une avance. Le président pose une question à propos de Nutanix. L’ADPF par intérim répond qu’il s’agit d’un serveur acquis.
Un membre externe demande des précisions à propos de la lettre d’attestation de la CCDP relative au contrôle interne en matière de rapports financiers qui valide la conformité des contrôles internes. L’ADPF par intérim affirme qu’une copie sera fournie séparément.
Mesure de suivi : Fournir une copie de la lettre d’attestation aux membres externes.
4. Rapport d’audit des états financiers par le BVG et plan d’action de la direction — présentation par R. Abgrall
Le directeur principal a indiqué que lorsque tous les items qui sont en suspens ont été adressé, le BVG fourniras une opinion sans réserve sur les états financiers du Commissariat à l’Information. Le directeur principal reconnaît l’excellent travail qu’a effectué l’équipe des Finances du Commissariat relativement aux états financiers.
Le BVG est demeuré indépendant du Commissariat tout au long de l’audit et il n’a pas rencontré de difficultés ou eu de désaccords avec l’équipe de direction qui exigeraient l’attention du Comité de vérification. Le BVG mentionne ne pas avoir cerné de lacunes importantes dans le contrôle interne ni de possibilités de changements de procédure pour améliorer les systèmes de contrôle interne, rationaliser les activités ou améliorer les méthodes d’établissement des rapports financiers.
Le président félicite tous ceux qui ont participé à cet exercice et se dit impressionné par le travail effectué. La Commissaire adresse aussi ses félicitations à l’équipe.
Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.
5. Recommandation du CVE à la Commissaire pour l’approbation des états financiers
Les membres passent en revue les informations et en discutent. On propose ensuite à la Commissaire, au président ainsi qu’au membre externe d’approuver les états financiers. La Commissaire accepte.
Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.
6. Le point sur les Services organisationnels — présentation par F. Labine
La sous-commissaire, Services organisationnels, fournit un aperçu des principales activités du prochain trimestre et fait le point de la situation concernant différents domaines : ressources humaines, gestion de l’information et technologie de l’information (GI-TI), finances, approvisionnement, sécurité, administration, planification stratégique, gouvernance, politiques ainsi que vérification et évaluation.
Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.
7. Le point sur les Enquêtes — présentation par L. Michaud
La sous-commissaire fait le point sur les résultats de l’équipe à ce jour relativement aux priorités de 2021- 2022, notamment la fermeture de dossiers d’enquête, la gestion de l’inventaire, la mise en œuvre des modifications législatives, l’optimisation des activités et les statistiques actuelles sur les dossiers de plainte enregistrés et fermés. De plus, la sous-commissaire souligne l’excellent travail accompli dans le renforcement des capacités, mais aussi les progrès effectués dans le recrutement de cadres de qualité pour le secteur. Elle salue les efforts déployés à l’égard de l’intégration et de la formation des nouveaux employés.
Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.
8. Le point sur les Services juridiques — présentation par G. Grondin
Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, fournit un aperçu des activités relatives aux Services juridiques et fait le point sur les mesures de dotation. On salue la bonne communication au sein de l’équipe.
Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.
9. Le point sur les activités parlementaires et les Communications — présentation par M. Côté
La directrice par intérim fait le point sur des activités comme les engagements de la Commissaire, les communications internes, les rapports déposés au Parlement, les Services de traduction et l’AIPRP.
On indique que l’équipe d’AIPRP répond bien à l’augmentation de la charge de travail. On salue le travail des Services de traduction.
Les membres examinent les informations présentées et en discutent. Mesure de suivi : Aucune mesure n’est requise.
Séance à huis clos
La Commissaire, le président et deux membres externes ont une courte discussion à huis clos.
Prochaine réunion
La prochaine réunion, initialement prévue pour le 4 novembre, est devancée au 3 novembre 2021.