2. Assurer la conformité à la Loi

Notre activité principale consiste à enquêter sur les plaintes, à l’appui de notre mission de défendre et de protéger le droit du public d’accéder à l’information du secteur public. Le présent chapitre comprend des exemples d’enquêtes sur les plaintes dignes de mention que nous avons réalisées en 2011-2012. Ces cas illustrent les principes importants énoncés dans la Loi sur l’accès à l’information que doivent respecter les institutions dans le traitement des demandes, notamment l’obligation de prêter assistance et l’application justifiée des exceptions, ainsi que les questions de procédures telles que l’exigence de récupérer et d’examiner tous les dossiers pertinents, que ceux-ci soient réellement communiqués ou non. Un examen de notre travail sur nos fiches de rendement annuelles et nos enquêtes systémiques en cours se trouve ici.

Frais / Droits

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a reçu deux demandes concernant les cahiers d’information fournis au ministre des Affaires autochtones sur l’Afghanistan et les conventions de Genève. Notre enquête sur les plaintes subséquentes portait sur trois questions : le pouvoir du MAECI d’exiger des frais pour la recherche et la préparation de documents électroniques; la pratique apparemment adoptée par le MAECI d’exiger automatiquement des frais pour la préparation de toute demande comptant 500 pages pertinentes ou plus; les frais facturés au plaignant.

Le paragraphe 11(2) de la Loi permet aux institutions d’exiger des frais pour la recherche et la préparation de documents « non informatisés » conformément au paragraphe 7(2) du Règlement sur l’accès à l’information. Cependant, pour ce qui est de la demande en cause, le MAECI avait appliqué ces frais aux documents électroniques, tels que les courriels et les fichiers de traitement de textes électroniques.

Au cours de notre enquête, nous avons remis en question le pouvoir du MAECI d’exiger des frais en tenant compte de ce que nous avons établi comme étant des documents informatisés. Selon les représentants du MAECI, les rédacteurs du Règlement voulaient que les documents « non informatisés » comprennent tout document (y compris un document électronique) n’ayant pas besoin d’être produit à partir d’un document informatisé, tel qu’il est décrit au paragraphe 7(3) du Règlement.

Nous n’étions pas d’accord avec cette approche, étant donné l’acception courante du terme « non informatisé » qui, à notre avis, ne comprend pas les documents stockés dans un ordinateur ou créés à partir d’un ordinateur.

Nous avons également conclu que la pratique du MAECI d’exiger automatiquement des frais pour la recherche et la préparation de toute demande comptant 500 pages pertinentes ou plus allait à l’encontre de l’utilisation appropriée du pouvoir discrétionnaire conféré par la Loi aux institutions pour exiger des frais. Bien que le volume de pages soit peut-être un facteur à prendre en considération au moment de percevoir des frais, il ne peut pas avoir préséance sur d’autres facteurs, comme l’intérêt public dans la communication de renseignements, la durée de toute prorogation de délai à laquelle une institution a recours, la question de savoir si la réponse à la demande est tardive et toute circonstance particulière soulevée par le demandeur. Au cours de notre enquête, le MAECI a accepté d’annuler les frais exigés en réponse à l’une des demandes étant donné que cette demande était en situation de présomption de refus. Il a refusé d’annuler les frais en réponse à l’autre demande.

Leçons apprises

Bien que le Règlement sur l’accès à l’information ne soit peut-être plus pertinent et qu’il soit dépassé par les percées technologiques, nous sommes d’avis que, sans modifications apportées au paragraphe 7(2) du Règlement, les institutions n’ont pas le pouvoir d’exiger des frais pour la recherche et la préparation de documents informatisés.

Même lorsqu’elles ont le pouvoir d’exiger des frais, les institutions doivent prendre en considération tous les facteurs pertinents lorsqu’elles décident de le faire et elles ne peuvent pas décider d’exiger des frais en se fondant sur un seul facteur (p. ex. dans le cas présent, le volume des documents).

Consultations

En juillet 2009, Industrie Canada a reçu une demande concernant des documents relatifs à des arrangements pris par Bell Canada et Telus Corporation pour mettre conjointement sur pied ou partager des réseaux sans fil. Le demandeur a par la suite porté plainte auprès du Commissariat concernant la prorogation de 210 jours à laquelle l’institution a eu recours pour répondre à la demande et le non-respect de l’échéance. Notre enquête portait principalement sur les pratiques de l’institution associées aux consultations ainsi que sur le fait qu’elle n’a pas répondu à la demande en temps opportun.

Malgré son recours à une prorogation de délai afin de pouvoir consulter d’autres institutions au sujet de la demande, Industrie Canada a seulement entrepris ses consultations après l’expiration de la longue prorogation. De plus, l’institution a mené ses consultations de façon consécutive et non simultanée. Elle attendait d’en avoir terminé une avant d’en commencer une autre.

Industrie Canada n’a également pas mené à bien les consultations avec des tiers dans le délai prévu par la Loi (articles 27 et 28). De plus, les représentants ont accordé des prorogations aux tiers pour leur permettre de répondre à l’avis et ont entretenu des négociations avec eux au sujet des conditions de la communication des documents proposés. Ni l’une ni l’autre de ces façons de procéder n’est conforme aux obligations établies à l’article 28.

Au début de l’été 2011, nous avons demandé à Industrie Canada de nous remettre un plan de travail officiel et nous l’avons reçu. Ce plan expliquait comment et quand cette institution prévoyait répondre à la demande, mais elle n’a respecté aucun de ses engagements. En fin de compte, l’institution a donné une réponse en décembre 2011.

Même si Industrie Canada a répondu à la demande, nous avons écrit au ministre de l’Industrie pour souligner les problèmes découverts au cours de notre enquête, et nous lui avons présenté des recommandations particulières sur des manières d’améliorer son processus. Industrie Canada a accepté de donner suite à nos recommandations. Voici certains des engagements que l’institution a pris : entretenir des consultations avec des parties multiples simultanément; respecter les délais prévus par la Loi dans le cas des consultations avec des tiers; entreprendre les consultations dès que possible; répondre aux demandes dans un délai raisonnable; répondre aux demandes en l’absence d’une réponse à une consultation lorsque l’institution consultée ne répond pas en temps opportun.

Bien qu’Industrie Canada ait pris plus de deux ans à répondre à la demande, nous sommes heureux que cette institution ait accepté les recommandations de la commissaire et qu’elle ait modifié ses pratiques selon ses recommandations.

Leçons apprises

Les institutions doivent gérer leurs consultations avec d’autres institutions fédérales et des tiers en fonction des dispositions législatives de la Loi et de l’obligation de prêter assistance aux demandeurs. Les consultations doivent être menées simultanément et dès que possible durant le traitement d’une demande. L’institution qui consulte devrait expliquer clairement que, en l’absence d’une réponse en temps opportun à une demande de consultation, elle peut décider de communiquer ou non les documents en cause.

Les consultations avec des tiers doivent aussi être menées en respectant les délais établis dans l’article 28 de la Loi. Ceci exclut les prorogations, les avis multiples et les négociations avec des tiers. La consultation entière devrait durer environ 60 jours, selon les délais prévus par la Loi.

Récupération des documents

En novembre 2010, la Société Radio-Canada (SRC) a reçu une demande de renseignements concernant toute aide financière qu’elle a apportée à l’appui de films et de documentaires portant, entre autres, sur les Nordiques de Québec. La plainte subséquente concernait la réponse de la SRC à la demande, dans laquelle l’institution a déclaré qu’elle ne disposait peut-être pas de tels documents et que même si ces documents existaient, ils seraient probablement exclus de la communication en vertu de l’article 68.1 de la Loi (qui exclut les renseignements se rapportant aux activités de journalisme, de création ou de programmation de la SRC).

La plainte portait principalement sur le refus de la SRC de récupérer tout document pertinent. Au cours de notre enquête, nous avons constaté que la SRC avait publié des lignes directrices selon lesquelles elle refuserait l’accès à tout document qui serait exclu en vertu de l’article 68.1 sans même les récupérer afin de confirmer si l’exclusion s’appliquait ou non. Cette pratique va à l’encontre de l’article 25 de la Loi, qui exige des institutions qu’elles dévoilent les parties de documents qui peuvent être prélevées sans que cela pose de problèmes sérieux. Elle va aussi à l’encontre de l’obligation de prêter assistance aux demandeurs, qui exige des institutions qu’elles fournissent des réponses exactes et complètes aux demandes de renseignements. De plus, cela pourrait nuire à notre capacité d’enquêter sur les plaintes de façon opportune et augmente le risque que des documents soient éliminés en vertu de la politique d’élimination de l’institution, compromettant ainsi les droits des demandeurs en vertu de la Loi. Notre position a été confirmée par une récente décision de la Cour d’appel fédérale (paragraphe 53), qui a conclu que les institutions doivent récupérer tous les documents pertinents en vue de déterminer si toute exception ou exclusion s’applique et s’il est possible de procéder à des prélèvements.

La SRC a modifié ses lignes directrices. Elles exigent maintenant que les documents demandés soient récupérés et remis au bureau d’accès à l’information, malgré la possibilité qu’ils soient exclus en vertu de l’article 68.1 de la Loi.

Leçons apprises

Les fonctionnaires doivent récupérer et traiter tous les documents pertinents même si, à première vue, ils pensent que ceux-ci peuvent faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion. Le principe des prélèvements énoncé à l’article 25 n’en demande pas moins. Le fait de se conformer à la Loi de cette façon permet également de s’assurer de l’intégrité et de l’efficacité du processus d’enquête, qui vise à protéger les droits des demandeurs.

Manque d’effectifs

En juillet 2009, Transports Canada a reçu une demande de renseignements concernant l’enquête sur un accident qui a eu lieu l’année précédente. La demanderesse a porté plainte auprès du Commissariat 18 mois plus tard lorsqu’elle n’avait pas encore obtenu de réponse.

Notre enquête a permis de révéler que Transports Canada avait négligé la demande pendant une longue période. Nous avons appris que cette situation était due à un manque d’effectifs pour traiter le volume des demandes reçues par l’institution. En réalité, l’analyste responsable de la demande en cause devait traiter plus de 60 autres demandes qui lui avaient été attribuées. À la suite de notre intervention, Transports Canada a accepté de répondre à la demande au plus tard à une date donnée, mais puisque le délai était déjà long, nous avons gardé notre dossier de plainte ouvert pour veiller à ce que la date soit respectée. En fin de compte, l’institution a respecté sa date d’engagement, mais elle a dû réattribuer le dossier à un consultant pour y arriver.

Leçons apprises

L’enquête démontre que les institutions doivent affecter suffisamment de ressources pour accomplir leurs tâches en vertu de la Loi. Lorsqu’un bureau d’accès à l’information manque d’effectifs, il est possible que l’on porte atteinte au droit des demandeurs à une réponse en temps opportun. Dans le cas présent, on a gravement porté atteinte à ce droit.

Coûts totaux et risque de préjudice en vertu du paragraphe 16(2)

En 2011-2012, nous avons enquêté sur deux plaintes afin de déterminer si les institutions concernées ont eu raison de ne pas communiquer des renseignements sur les coûts de certaines opérations de sécurité en vertu du paragraphe 16(2) de la Loi (enquêtes).

Les deux institutions, soit la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA), ont déclaré que la communication de renseignements sur les coûts totaux des opérations de sécurité pouvait compromettre leurs objectifs en permettant de déterminer le niveau de ressources humaines et les stratégies de déploiement, révélant ainsi les lacunes en matière de sécurité. Toutefois, l’institution n’a pas été en mesure de fournir une explication convaincante et fondée sur des preuves irréfutables de la probabilité du résultat ni dans un cas ni dans l’autre.

Leçons apprises

Les institutions doivent fournir des données probantes pour expliquer le risque vraisemblable de préjudice pouvant découler de la communication des coûts totaux. Il n’est pas suffisant d’émettre l’hypothèse d’un préjudice possible en raison des renseignements provenant des documents communiqués.

Secret professionnel des avocats

En mars 2010, la Commission canadienne du blé (CCB) a reçu une demande concernant les frais juridiques, internes et externes, relatifs au licenciement d’un employé. La plainte subséquente visait à déterminer si la CCB avait raison de refuser la communication de tout renseignement pour le motif que cette information était protégée par le secret professionnel des avocats.

L’enquête a duré plus longtemps que prévu, car la CCB refusait de nous fournir les documents pertinents à l’égard desquels elle avait invoqué le privilège du secret professionnel des avocats. En réalité, nous avons seulement reçu les documents après avoir délivré une ordonnance de production.

Après avoir examiné les documents pertinents, nous n’étions pas convaincus que la CCB avait invoqué l’exception relative au secret professionnel des avocats (article 23) à bon droit dans le cas de tous les renseignements refusés. Nous avons fondé notre opinion sur une jurisprudence récente selon laquelle lorsqu’il est possible de démontrer que les communications privilégiées ne peuvent pas être déduites de la divulgation des frais, les frais sont alors considérés comme des « renseignements neutres » et ne sont plus protégés par le secret professionnel. Nous sommes d’avis que, dans le cas présent, la divulgation des frais totaux n’entraînerait pas celle de communications privilégiées. Par conséquent, nous avons recommandé à la CCB de divulguer le montant total des frais payés. La CCB a par la suite divulgué les coûts totaux.

Leçons apprises

Lorsqu’il est possible de déterminer que les frais totaux constituent des « renseignements neutres », ils ne sont pas considérés comme des communications privilégiées. De plus, ce cas montre que nous n’hésiterons pas à délivrer des ordonnances de production pour des documents, au besoin.

Recours approprié à des exceptions : articles 16 et 19

En décembre 2010, la Commission des plaintes du public contre la GRC a reçu une demande concernant l’enregistrement audio d’une conversation entre un agent de la GRC et un répartiteur avisant le policier d’intervenir sur les lieux où des coups de feu avaient été tirés. L’incident a fait deux morts. Le demandeur a obtenu une copie de la transcription de l’appel et a porté plainte auprès du Commissariat lorsque la Commission des plaintes du public contre la GRC a refusé de lui transmettre l’enregistrement audio. L’institution a déclaré que cette information était visée par une exception en vertu des articles 16 (enquêtes) et 19 (renseignements personnels). Toutefois, notre enquête a permis de révéler que l’information divulguée dans l’enregistrement ne constituait pas une exception en vertu de l’un ou l’autre de ces articles.

Nous avons conclu que l’enregistrement n’était pas visé par l’article 16 parce que, entre autres, nous étions d’avis que la communication de l’enregistrement audio ne porterait pas atteinte à l’enquête étant donné que la transcription avait déjà été transmise au demandeur. Nous avons aussi établi que toutes les enquêtes disciplinaires avaient été conclues.

De plus, nous avons constaté que l’article 19 ne s’appliquait pas à l’enregistrement audio puisque ce dernier avait été fait dans le cadre des fonctions professionnelles de deux membres de la GRC. Par conséquent, les informations contenues dans cet enregistrement ne constituaient pas des renseignements personnels au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Nous avons écrit au chef de la Commission des plaintes du public contre la GRC et lui avons recommandé de communiquer l’enregistrement audio. L’institution a accepté notre recommandation et a par la suite transmis l’enregistrement audio au demandeur.

Leçons apprises

Les institutions doivent démontrer un risque vraisemblable de porter atteinte à une enquête en cours lorsqu’elles ont recours à l’article 16. De plus, le contenu de l’enregistrement audio fait dans le cadre d’activités professionnelles ne constitue pas, dans le cas présent, des renseignements personnels.

Recours approprié à des exceptions : paragraphe 20(1)

Téléfilm Canada a reçu une demande en septembre 2007 concernant l’entente de services que cette société a conclue avec le Fonds canadien de télévision. Le demandeur a par la suite porté plainte auprès du Commissariat lorsque Téléfilm Canada a refusé de divulguer d’importantes parties du document parce qu’elles contenaient soit des renseignements personnels, soit des renseignements de tiers.

En ce qui a trait aux renseignements personnels, l’institution a fini par accepter de faire le nécessaire pour obtenir le consentement de la personne concernée et par divulguer l’information.

Quant aux renseignements de tiers, nous avons constaté que Téléfilm Canada n’avait pas démontré que le paragraphe 20(1) s’appliquait à juste titre aux renseignements refusés. Plus particulièrement, nous avons conclu qu’il ne s’agissait pas de renseignements de nature financière, commerciale, scientifique ou technique ni de renseignements fournis à l’institution par le tiers. Après avoir reçu nos recommandations officielles, Téléfilm Canada a communiqué les renseignements de tiers requis.

Leçons apprises

Lorsqu’une institution déclare que certains renseignements constituent des renseignements personnels, nous lui demanderons d’obtenir le consentement requis afin de pouvoir les divulguer chaque fois qu’il sera raisonnable de le faire. Aussi, les renseignements découlant de négociations contractuelles et qui sont inclus dans un contrat ne constituent pas des renseignements fournis par un tiers.

Recours approprié à des exceptions : paragraphe 15(1)

En juillet 2011, l’Agence canadienne de développement international (ACDI) a reçu une demande concernant tous les documents sur le Fonds canadien d’initiatives locales au Honduras pour 2011-2012.

L’ACDI a consulté le MAECI au sujet de cette demande et, en se fondant sur son avis officieux initial, a refusé de communiquer l’ensemble des documents en vertu du paragraphe 15(1) (affaires internationales et défense) et de l’alinéa 21(1)c) (négociations menées par le gouvernement). Cependant, plus tard, dans le cadre d’une réponse officielle à la consultation, le MAECI a recommandé à l’ACDI de communiquer tous les documents à l’exception d’un paragraphe, ce qu’elle a fait. Le demandeur s’est plaint au Commissariat au sujet de la décision de l’ACDI de ne pas communiquer cette information.

Au cours de notre enquête, nous avons demandé à l’ACDI de réexaminer son recours au paragraphe 15(1) pour refuser la communication du paragraphe en cause, qui comportait une évaluation réalisée par des responsables canadiens des activités d’un partenaire hondurien. Après avoir consulté le MAECI, l’ACDI a convenu que, avec le temps, la divulgation de cette information ne porterait plus atteinte à la conduite des affaires internationales.

Leçons apprises

Au moment d’invoquer le paragraphe 15(1), les institutions ne doivent pas se fier uniquement à l’avis des institutions consultées, mais elles doivent aussi s’assurer de prendre une décision fondée sur leur propre évaluation des documents et sur l’exercice légitime du pouvoir discrétionnaire. En fin de compte, l’ACDI a reconnu à juste titre qu’en raison du temps écoulé, les renseignements pouvaient maintenant être communiqués, et elle les a transmis en conséquence au demandeur. À notre avis, cette situation est conforme à l’obligation de prêter assistance.

Demande d’accès non officielle par rapport à officielle

Le représentant d’un contribuable a reçu un avis de l’Agence du revenu du Canada (ARC) en décembre 2010 l’informant qu’il procéderait à une vérification auprès d’un de ses clients. Le représentant a demandé à l’ARC de lui fournir, à la fin de la vérification, une copie du document à l’appui. Le vérificateur de l’ARC a expliqué au représentant qu’il devait présenter une demande officielle d’accès à l’information pour obtenir de tels documents, ce qu’il a fait par la suite. Le représentant s’est également plaint au Commissariat de la position de l’ARC selon laquelle les demandes pour obtenir de l’information sur les contribuables devaient être présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Nous avons conclu que la position du vérificateur allait à l’encontre du paragraphe 241(5) de la Loi de l’impôt sur le revenu, qui permet à l’ARC de fournir aux contribuables, ou à un représentant autorisé, leurs propres renseignements fiscaux.

Si l’ARC avait fourni les renseignements demandés de manière non officielle, le demandeur les aurait reçus sans avoir à payer de frais. L’ARC a par la suite accepté d’annuler les frais et de les rembourser au demandeur. Elle a également offert une formation à ses employés sur cette question.

Leçons apprises

En vertu de l’obligation de prêter assistance et du principe selon lequel la Loi est complémentaire aux autres façons d’accéder à de l’information gouvernementale, les responsables devraient, lorsqu’ils le peuvent, faire tous les efforts raisonnables pour fournir les renseignements de manière non officielle. Les institutions devraient également ajouter ce point dans le cadre de la formation visant la sensibilisation à l’accès.

Recherche inappropriée de documents et collaboration insuffisante au cours du processus d’enquête

En décembre 2007, la Défense nationale a reçu une demande concernant tous les documents indiquant où des copies de rapports précis, produits par le MAECI sur la démocratie et les droits humains en Afghanistan, circulaient au sein de l’institution, et à qui elles avaient été envoyées. La Défense nationale a effectué trois recherches pour retrouver les documents, mais a soutenu qu’aucun document n’avait été trouvé. Au cours de notre enquête sur la plainte du demandeur concernant cette réponse, ce dernier a déclaré qu’il serait satisfait d’obtenir le nom et les coordonnées des représentants de la Défense nationale responsables de la politique à l’égard de l’Afghanistan. L’institution a fourni ces renseignements et nous avons clos le dossier.

L’affaire aurait été réglée, sauf qu’en novembre 2009, le Comité spécial sur la mission canadienne en Afghanistan de la Chambre des communes a entendu un général à la retraite déclarer que son état-major recevait régulièrement du MAECI des rapports sur l’Afghanistan et qu’« il y a facilement dans cette ville ainsi que sur le théâtre d’opérations une centaine de personnes qui ont dû voir ces rapports à l’époque ». En janvier 2010, à la lumière de cette information et d’autres données, la commissaire à l’information a déposé une plainte afin qu’une enquête puisse déterminer si la Défense nationale avait bien effectué une recherche approfondie des dossiers et si les renseignements pertinents à la demande existaient et auraient dû être divulgués.

Au cours de l’enquête, il est devenu évident que certains responsables de l’accès à l’information de la Défense nationale avaient une compréhension limitée des systèmes de diffusion de l’information et des banques d’information, et que cette situation avait eu une incidence négative sur leur capacité d’effectuer les recherches relatives aux documents concernés. Il est également devenu évident qu’une demande relativement simple présentée à l’institution d’origine, dans le cas présent le MAECI, aurait permis aux responsables de l’accès à l’information de repérer des documents. Compte tenu du temps écoulé, il nous est apparu clairement qu’aucun document utile n’existait encore.

À la lumière de nos observations, nous avons formulé des recommandations officielles au ministre de la Défense nationale, notamment que de la formation sur l’obligation de prêter assistance soit donnée aux employés de la Défense nationale, que le personnel du bureau d’accès à l’information se familiarise avec les divers systèmes de diffusion de l’information de l’institution et se tienne au courant des changements qui y sont apportés, et que le ministre s’assure que les responsables de l’accès à l’information collaborent avec nous dans toutes les enquêtes à venir, ce qui n’a pas été le cas pour ce dossier.

Le ministre a transmis nos recommandations au coordonnateur de l’accès à l’information en vue d’obtenir une réponse. Comme nos constatations et nos recommandations critiquaient, en grande partie, le bureau d’accès à l’information, nous sommes d’avis qu’il aurait été plus approprié de les transmettre à un niveau supérieur. De plus, la réponse que nous avons reçue ne tenait pas adéquatement compte de nos préoccupations ni n’indiquait si nos recommandations seraient suivies. À la lumière de ce qui précède, nous avons considéré que cette plainte était bien fondée, mais non réglée.

Leçons apprises

Les analystes de l’accès à l’information doivent s’assurer qu’ils connaissent bien les méthodes de diffusion de l’information appliquées au sein de l’institution où ils travaillent. Ils doivent également poser les bonnes questions lorsqu’ils cherchent à obtenir des documents des secteurs de programmes.

Il est aussi essentiel pour les cadres supérieurs des institutions de s’assurer que leurs bureaux d’accès à l’information fonctionnent adéquatement et travaillent en collaboration avec la commissaire pour parvenir à une résolution rapide et constructive des plaintes.

Lorsque des recommandations sont adressées au responsable d’une institution au sujet du fonctionnement de son bureau d’accès, les personnes de niveau supérieur doivent les traiter.

Qu’est-ce qu’une recherche raisonnable de documents?

En 2008, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a reçu une demande de renseignements concernant un homme qui a tenté de saboter une fonderie de la Colombie-Britannique en 1939. Le demandeur s’est plaint au Commissariat lorsque BAC a refusé de communiquer l’information. Il était également préoccupé par la possibilité de documents manquants.

Comme la réponse initiale n’offrait que 165 pages de documents, nous avons remis en question l’exhaustivité de la recherche effectuée par BAC dans les documents qu’il détient. À la suite de notre intervention, BAC a effectué d’autres recherches et élargi les groupes de documents examinés. Le demandeur a reçu sept diffusions supplémentaires en conséquence de ces efforts. De plus, BAC a décidé de ne plus invoquer les paragraphes 13(1) (information obtenue sous le sceau de la confidentialité) et 19(1) (renseignements personnels) pour refuser de communiquer des documents. Il a également divulgué presque tous les renseignements retenus initialement en vertu du paragraphe 15(1) (défense du Canada).

Nous avons conclu que même si le demandeur n’était pas satisfait de la recherche effectuée par BAC, l’institution avait, au bout du compte, mené une recherche raisonnable en examinant sept autres groupes de documents et en expliquant pourquoi des documents pourraient ne pas avoir été conservés.

Leçons apprises

La recherche initiale effectuée par BAC n’était pas adéquate, mais l’analyste était extrêmement professionnel et a entrepris plusieurs autres recherches et communiqué à maintes reprises avec le demandeur conformément à son devoir de prêter assistance. En fin de compte, nous avons conclu que BAC a fourni au demandeur une réponse utile à sa requête.

Recherche inappropriée de documents : conservation de documents et systèmes de sauvegarde

Le 3 novembre 2010, l’ARC a reçu une demande concernant des documents électroniques ciblés dans un groupe de discussion portant sur des questions liées à la fiscalité à l’échelle internationale. Les documents se trouvaient sur le site intranet de l’ARC.

L’ARC a mandaté les secteurs appropriés d’obtenir les documents demandés, mais a déterminé que le groupe de discussion, dont il est question dans la demande, avait été retiré du site intranet de l’ARC vers février 2009. Ainsi, le 30 novembre 2010, l’ARC informait le demandeur qu’aucun document jugé utile à sa demande n’avait été trouvé, car le groupe de discussion en question n’existait plus. Le 15 décembre 2010, le demandeur s’est plaint au Commissariat de cette réponse.

À l’époque, l’ARC était d’avis qu’il n’était pas nécessaire d’entreprendre des recherches de documents ailleurs que dans son serveur en temps réel et que les copies de sauvegarde ne servaient qu’au rétablissement d’urgence. Par conséquent, les documents ne pouvaient pas être considérés comme relevant d’elle aux fins de la Loi sur l’accès à l’information.

De nombreuses questions complexes ont dû être abordées dans cette enquête, notamment les documents électroniques, les périodes de conservation, les rubans de sauvegarde et la formation, ainsi que l’obligation de prêter assistance.

Au cours de l’enquête, nous avons demandé à l’ARC de mener des recherches plus approfondies, axées sur la détermination et l’examen de la politique de conservation des documents de l’ARC, ainsi que sur son autorisation de disposer de documents, et sur la comparaison avec la politique du Conseil du Trésor et avec les directives et pratiques exemplaires de Bibliothèque et Archives Canada. Ainsi, nous avons découvert que l’ARC disposait en fait des dossiers demandés.

Au cours de sa recherche secondaire des documents et après avoir consulté son personnel interne responsable de la technologie de l’information et de la gestion des documents, l’ARC a été en mesure de repérer les documents demandés et de recréer l’environnement réel nécessaire à la conversion des documents dans un format lisible. Ce résultat était satisfaisant pour le plaignant.

Leçons apprises

Lorsqu’elles cherchent des documents, les institutions doivent le faire dans tous les systèmes relevant d’elles et dans lesquels elles peuvent effectuer des recherches. Il n’est pas suffisant de simplement effectuer des recherches dans l’environnement réel et dans ce qui est rapidement et facilement utilisable. Les rubans de sauvegarde, les CD, les DVD ainsi que tout document archivé relevant de l’institution doivent également faire l’objet de recherches pour qu’une institution ait effectué une recherche approfondie et rempli ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Contrôle des documents

Le Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP) a reçu une demande en août 2010 concernant une copie d’un rapport produit par un consultant qu’il avait reçue du procureur général du Canada relativement à un différend en matière de droits de la personne. Le TCDP a répondu au demandeur qu’il ne pouvait pas divulguer le rapport, car il l’avait retourné au procureur général.

Notre enquête s’est attardée à déterminer si les documents recherchés relevaient du TCDP au moment où ce dernier a reçu la demande. Il se trouve que le TCDP est composé de deux volets relativement indépendants : le volet organisationnel, notamment le bureau d’accès à l’information, et le volet propre au Tribunal, un organisme quasi judiciaire. En raison du temps qui s’écoule entre le moment où les demandes d’accès sont reçues et celui où elles sont transmises aux experts en la matière, le greffe du Tribunal a été informé de la demande concernant le rapport le jour suivant celui où il avait retourné le document au procureur général.

Comme le rapport se trouvait physiquement auprès du greffe du TCDP au moment de la demande, nous avons conclu qu’il relevait de l’institution, qui avait par conséquent l’obligation juridique de le traiter.

Leçons apprises

Lorsqu’une institution reçoit une demande, et que le document est en sa possession lorsque la demande est reçue, elle ne peut pas alléguer que le document ne relève pas d’elle. Ce dossier souligne l’importance de communiquer rapidement les demandes en vue de protéger les droits des demandeurs.

Fiches de rendement

En 2011-2012, nous avons préparé notre troisième rapport important en vertu du plan triennal concernant les fiches de rendement et les enquêtes systémiques.

Ce rapport réévalue le rendement de 18 institutions en 2010-2011 qui se situaient dans la moyenne ou en deçà de la moyenne lors de l’exercice des fiches de rendement de 2008-2009. Nous avons trouvé des signes d’amélioration dans les institutions sur le plan de la rapidité du traitement des demandes d’accès à l’information. Par exemple, le temps moyen consacré par les institutions à remplir les demandes reçues au cours de l’année de déclaration a diminué dans 12 institutions par rapport à 2008-2009. Il convient tout particulièrement de souligner que deux institutions – la Gendarmerie royale du Canada et Environnement Canada – ont été en mesure de répondre aux nouvelles demandes en 2010-2011, en moyenne, en moins de 30 jours, soit le délai énoncé dans la Loi sur l’accès à l’information.

Sur le plan de la conformité globale, nous sommes heureux de constater que 13 institutions ont obtenu une meilleure note qu’en 2008-2009, que deux ont obtenu la même note et que trois ont reçu une note inférieure (voir figure 5 ici).

Nous avons également fait un suivi de six problèmes systémiques (leadership, ordonnances de délégation de pouvoirs, consultations, prorogations de délai, ressources et gestion des documents ou de l’information) que nous avions précisés dans notre rapport 2008-2009. Nous avons formulé des recommandations relatives à ces points au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), qui est l’administrateur de système suscitant des améliorations dans les institutions. Un objectif principal visé par nos recommandations portait sur les données statistiques recueillies chaque année par le SCT au sujet des activités d’accès à l’information dans les institutions, et la façon dont ces données doivent être complétées pour offrir un portrait plus exhaustif des opérations d’accès. Le SCT a ajouté des éléments à ses questions relatives aux statistiques annuelles, notamment le nombre de pages traitées, la complexité des demandes et les présomptions de refus. Les résultats seront publiés dans le document Info Source Bulletin de l’automne 2012.

Nous avons présenté notre troisième rapport contenant les fiches de rendement au Parlement en mai 2012. Plus tard en 2012-2013, nous terminerons notre travail lié au plan triennal en réévaluant le rendement de Postes Canada et de la Société Radio-Canada. Ces institutions ont reçu une très mauvaise note dans le cadre de leurs fiches de rendement en 2009-2010.

À la lumière de l’amélioration générale que nous avons observée, nous avons toutefois suspendu l’initiative des fiches de rendement pour au moins deux ans, afin de pouvoir consacrer toutes nos ressources d’enquête à l’examen des plaintes individuelles. Néanmoins, nous resterons vigilants dans notre rôle de surveillance et nous continuerons à nous occuper de la question de rapidité grâce à des enquêtes précises et à des réunions continues avec les hauts fonctionnaires des institutions, et nous surveillerons les tendances que révèlent les statistiques supplémentaires du SCT.

Nous examinerons également les rapports annuels des institutions, destinés au Parlement, concernant leurs opérations d’accès à l’information étant donné que nous avons recommandé à ces institutions, qui étaient le sujet de nos fiches de rendement de 2010-2011, de produire des rapports dans ce vecteur relativement à leurs progrès dans la mise en œuvre de nos recommandations. De plus, nous invitons le Parlement et le SCT à examiner eux aussi ces rapports et à donner suite aux préoccupations. Cette surveillance est essentielle en raison de la fragilité du système d’accès à l’information, surtout compte tenu des récentes compressions budgétaires, qui peuvent avoir une incidence négative sur le système d’accès. En outre, malgré les indications que les Canadiens reçoivent du système d’accès à l’information un service plus rapide, nous avons des préoccupations au sujet de certaines pratiques institutionnelles.

Enquêtes systémiques

Nous avons continué la poursuite des enquêtes systémiques en 2011-2012. L’une porte sur les délais occasionnés par les consultations effectuées auprès d’autres institutions gouvernementales, et les prorogations de délai qui en découlent. L’autre se concentre sur l’ingérence dans le traitement des demandes d’accès à l’information. Nous prévoyons terminer ces deux enquêtes en 2012-2013 et transmettre nos résultats au Parlement.

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