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Fiches de rendement

Plan triennal

Fiches de rendement de 2008‑2009 à 2010‑2011

(Mise à jour en juin 2010 et mai 2011)

Nota : Le plan triennal a été publié pour la première fois en juillet 2009 pour préciser la portée de l'enquête systémique et des fiches de rendement servant à évaluer la conformité du gouvernement fédéral avec la Loi sur l'accès à l'information pendant trois années successives. Le plan a été mis à jour pour tenir compte des étapes franchies pendant la première année et deuxième année et inclure les modifications qui sont indiquées à la fin de chaque section.

Répondre aux demandes en temps opportun est une des pierres angulaires de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi). Ce principe a été réaffirmé il y a quelques années avec l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité et l'établissement du devoir positif qu'on les institutions fédérales de prêter assistance aux demandeurs et de leur répondre sans délai. L'adage selon lequel tout retard équivaut à un refus d'accès exprime clairement l'importance de répondre rapidement aux demandes.

Toutefois, au fil des ans, ce principe a été de plus en plus ignoré. En réponse à l'ampleur des retards, le processus des fiches de rendement a été mis en place dans les années 1990. L'année dernière, ce processus nous a permis de constater que le respect des échéances n'était plus la norme. Il était encore plus préoccupant de constater qu'il ne s'agissait plus du but auquel tendaient les institutions fédérales.

Le Commissariat à l'information (Commissariat) examinera les causes fondamentales de ce problème au moyen de son plan triennal. De nombreux problèmes de conformité ne peuvent être résolus adéquatement lorsqu'ils sont traités de façon isolée. Voilà pourquoi le plan prévoit une approche intégrée pour les trois prochaines années, comprenant à la fois l'examen du rendement des institutions fédérales et l'enquête systémique planifiée. Un autre avantage lié à cette approche est de limiter le chevauchement des tâches et d'alléger le fardeau administratif imposé aux institutions.

Le plan appuie notre d'ouverture et de transparence et incite les institutions fédérales d'exercer leurs activités conformément à la Loi. Il importe de souligner que le plan continuera d'évoluer. Il sera modifié chaque année de façon à tenir compte des nouvelles tendances, des problèmes décelés par l'entremise des plaintes ainsi que des consultations menées auprès des intervenants.

Première année

La première année, nous ferons le point sur le rapport spécial intitulé Fiches de rendement 2007-2008 et problèmes systémiques influant sur l'accès à l'information au Canada , ce qui comprend la production de rapports sur la mise en œuvre des plans d'action des dix institutions que nous avons évaluées l'année dernière, sur les recommandations faites au Secrétariat du Conseil du Trésor et à l'École de la fonction publique du Canada, de même que sur les engagements que nous avons pris. L'appendice A contient la liste de ces institutions.

Pour l'élaboration des fiches de rendement, nous recueillerons des données auprès de toutes les institutions pour lesquelles nous avons reçu au moins cinq plaintes reliées au retard en 2008‑2009. L'appendice B contient la liste de ces institutions. Les renseignements que nous demanderons sont liés à divers indicateurs de rapidité de réponse, notamment la présomption de refus, la durée de vie moyenne des demandes et les réponses données au‑delà des échéanciers prescrits par la Loi. Les institutions auront également l'occasion de fournir des renseignements contextuels expliquant leur rendement. Celles qui seront choisies recevront le questionnaire d'ici la fin de juillet 2009.

À l'instar de l'année dernière, nous avons prévu du temps pour collaborer avec les institutions et permettre à celles‑ci de commenter sur une version préliminaire de notre rapport. Nous publierons les plans d'action et les réponses des institutions et inscrirons nos constatations dans un rapport spécial au Parlement qui sera présenté au dernier trimestre du présent exercice financier.

Parallèlement, nous entreprendrons une enquête systémique de notre propre initiative, conformément au paragraphe 30(3) de la Loi, concernant l'utilisation et la durée des prorogations de délai. L'enquête abordera des préoccupations importantes telles que les cas de multiples demandes qui influent sur les activités des institutions et sur le volume des consultations, surtout les consultations obligatoires. La première partie de l'enquête sera fondée sur les renseignements dont nous disposons, y compris les avis de prorogation transmis par les responsables d'institutions en vertu du paragraphe 9(2) et les analyses de données actuellement accessibles.

Nous examinerons également une pratique qui retarde le processus d'enquête notamment les délais associés à la production de documents au Commissariat.

Mise à jour - juin 2010

Le rapport spécial intitulé Hors délais - Fiches de rendement 2008‑2009 - Problèmes systémiques influant sur l'accès à l'information au Canada a été déposé au Parlement le 13 avril 2010. Ce rapport rend compte des suites données aux recommandations du Commissariat par les 10 institutions qui avaient fait l'objet d'une fiche de rendement en 2007‑2008 (Annexe A). Vingt‑quatre institutions (Annexe B) ont également été examinées. Elles ont été choisies parce qu'au moins cinq plaintes liées au retard avaient été déposées contre elles en 2008‑2009. Ensemble, ces 24 institutions représentent 88 % de toutes les demandes d'accès à l'information reçues par le gouvernement fédéral. Cet échantillon fournit des preuves solides concernant l'état du programme d'accès à l'information au Canada.

L'enquête systémique qui devait être entreprise pendant la première année a été reportée à l'année suivante. Compte tenu des informations recueillies auprès des institutions examinées dans le cadre du processus des fiches de rendement, l'objet de l'enquête systémique a été précisé pour inclure les retards résultant de consultations obligatoires et d'ingérences dans le processus d'accès à l'information. Vous trouverez à l'Annexe D la liste des institutions qui seront soumises à l'enquête systémique.

Le Commissariat a également diffusé une directive sur les pratiques intitulée Demande de documents auprès des institutions, qui indique que des copies des documents doivent être fournies dans un délai de 10 jours ouvrables. Toute omission de fournir les documents dans le délai requis sera jugée comme un « refus de fournir les documents » et entraînera des procédures relatives aux mesures subséquentes.

Deuxième année

La deuxième année, nous ferons le point sur notre rapport spécial de 2008‑2009. Nous réexaminerons également le plan triennal afin de déterminer s'il est nécessaire de l'adapter aux nouvelles tendances et aux nouveaux problèmes de conformité.

Nous recueillerons des données auprès de certaines institutions qui sont devenues assujetties à la Loi sur l'accès à l'information à la suite de l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité. L'examen permettra de vérifier si les demandes sont traitées en temps opportun et de recueillir des renseignements concernant des facteurs clés, dont l'application des exceptions et des exclusions et les défis auxquels les nouvelles institutions font face sur le plan des ressources, du soutien interne et du travail de base. Les institutions seront choisies en fonction du nombre de plaintes reçues depuis qu'elles sont assujetties à la Loi sur l'accès à l'information (cinq plaintes ou plus). La liste des institutions figure à l'Annexe C. Nous prévoyons que le Commissariat à l'information fera l'objet d'un examen dans le cadre de cet exercice. Un processus indépendant spécial sera élaboré et divulgué à cette fin.

Mise à jour - juin 2010

Le suivi des recommandations adressées aux institutions soumises à un examen dans le cadre du Rapport spécial 2008‑2009 devrait se faire pendant la troisième année. Les institutions auront ainsi le temps de planifier et de mettre en œuvre les recommandations, de faire un suivi et d'en rendre compte. Cependant, pour s'assurer que des mesures correctives notables sont mises en place, le Commissariat examinera les 13 institutions dont le rendement était inférieur à la moyenne et rédigera un rapport d'étape qui sera inclus dans le rapport spécial de l'an prochain.

Troisième année

La troisième année, nous ferons le point sur les 24 institutions qui ont été évaluées dans le cadre du Rapport spécial 2008‑2009. Nous publierons également les résultats de notre enquête systémique. Nous examinerons également les données recueillies au moyen de l'instauration par le Secrétariat du Conseil du Trésor d'un système d'information statistique amélioré, qui produira des données sur les prorogations et sur d'autres éléments essentiels en matière de conformité. Nous utiliserons ces données pour déceler d'éventuelles questions préoccupantes.

En plus d'examiner les questions relatives à la rapidité de réponse, le Commissariat mettra l'accent, au cours de la troisième année, sur les tendances observées au cours de la deuxième année lors de l'examen des plaintes et des interactions avec nos intervenants.

Mise à jour - mai 2011

La fonction d'enquête des hauts fonctionnaires du Parlement constitue un instrument d'une démocratie efficace et vigoureuse. En mars 2011, le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique publiait son douzième rapport sur les fiches de rendement 2008‑2009 du Commissariat, dans lequel il indiquait que le rapport spécial de la commissaire « est un outil essentiel qui permet aux parlementaires de tenir le gouvernement responsable ». Également en mars 2011, le Comité consultatif sur la fonction publique nommé par le Premier ministre publiait son cinquième rapport, Une fonction publique à la hauteur des défis, dans lequel il recommandait au gouvernement et au Parlement d'examiner le régime de surveillance actuel et de chercher des moyens de réduire les obligations multiples de rendre compte sans sacrifier la responsabilisation. Le Commissariat a la possibilité de simplifier son processus de la fiche de rendement tout en continuant à veiller à ce que sa méthodologie soit cohérente, complète et convaincante.

Dans le but de concentrer son attention et ses ressources là où elles sont les plus nécessaires, le Commissariat se pencera sur les 13 institutions à faible rendement ainsi qu'aux cinq institutions à risque de la cohorte de 2008-2009 (voir la liste à l'appendice E). Cette nouvelle évaluation inclura un examen des données qualitatives et quantitatives, une analyse comparative des statistiques de plaintes du Commissariat et une analyse des réponses aux recommandations du Commissariat.

Dans un rapport d'étape qu'il publiera en mai 2012, le Commissariat fera un suivi de la mise en œuvre de ses recommandations à Radio-Canada et Postes Canada formulées dans le Rapport spécial 2009-2010.

Finalement, compte tenu du fait que le Conseil du Trésor n'a commencé à recueillir des statistiques supplémentaires qu'à compter de la période de référence 2011-2012, celles‑ci ne seront pas disponibles pour analyse durant l'actuelle période de référence. Le Commissariat se penchera sur cette question dans les périodes de référence subséquentes.

Appendice A

Institutions qui ont été évaluées dans le cadre du Rapport spécial au Parlement 2007‑2008

  • Affaires étrangères et Commerce international Canada
  • Agence des services frontaliers du Canada
  • Bibliothèque et Archives Canada
  • Bureau du Conseil privé
  • Défense nationale
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Ministère de la Justice Canada
  • Ressources naturelles Canada
  • Santé Canada
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Appendice B

Institutions qui ont été évaluées dans le cadre du Rapport spécial au Parlement 2008‑2009

  • Affaires étrangères et Commerce international Canada
  • Affaires indiennes et du Nord Canada
  • Agence canadienne de développement international
  • Agence canadienne d'inspection des aliments
  • Agence des services frontaliers du Canada
  • Agence du revenu du Canada
  • Bureau du Conseil privé
  • Citoyenneté et Immigration Canada
  • Défense nationale
  • Environnement Canada
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Industrie Canada
  • Ministère de la Justice Canada
  • Patrimoine canadien
  • Pêches et Océans Canada
  • Ressources humaines et Développement des compétences Canada
  • Ressources naturelles Canada
  • Santé Canada
  • Sécurité publique Canada
  • Service canadien du renseignement de sécurité
  • Service correctionnel du Canada
  • Téléfilm Canada
  • Transports Canada
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Appendice C

Institutions qui seront évaluées dans le cadre du Rapport spécial au Parlement 2009‑2010

  • Bureau du vérificateur général du Canada
  • Centre national des arts
  • Commissariat à l'information du Canada
  • Commissariat à la protection de la vie privée
  • Énergie atomique du Canada limitée
  • Société canadienne des postes
  • Société Radio-Canada
  • VIA Rail Canada Inc.

Appendice D

Institutions inclus dans l'enquête systémique

Consultations obligatoires

  • Affaires étrangères et Commerce international Canada
  • Agence des services frontaliers du Canada
  • Bureau du Conseil privé (CJRCC)
  • Défense nationale
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Ministère de la Justice Canada
  • Sécurité publique Canada
  • Service canadien du renseignement de sécurité
  • Service correctionnel du Canada

Obstruction du processus de la Loi

  • Agence canadienne de développement international
  • Agence du revenu du Canada
  • Bureau du Conseil privé (AIPRP)
  • Défense nationale
  • Patrimoine canadien
  • Ressources naturelles Canada
  • Sécurité publique Canada
  • Santé Canada

Appendice E

Institutions du Rapport spécial 2008‑2009 qui seront réévaluées dans le Rapport spécial 2010-2011

  • Affaires autochtones et du développement du Nord canadien
  • Affaires étrangères et Commerce international Canada
  • Agence canadienne de développement international
  • Agence canadienne d'inspection des aliments
  • Agence du revenu du Canada
  • Bureau du Conseil privé
  • Défense nationale
  • Environnement Canada
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Patrimoine canadien
  • Pêches et Océans Canada
  • Ressources humaines et Développement des compétences Canada
  • Ressources naturelles Canada
  • Santé Canada
  • Sécurité publique Canada
  • Service canadien du renseignement de sécurité
  • Service correctionnel du Canada
  • Transports Canada