Bilan de l’exercice

institutions de demander l’autorisation à la commissaire de ne pas traiter des demandes valides qui, à leur avis, sont vexatoires ou entachées de mauvaise foi, ou constituant autrement un abus du droit de faire une demande d’accès.

Le Commissariat a établi un processus pour le dépôt de ce type de demandes par les institutions. Celui-ci s’appuie sur des communications électroniques et une plateforme d’échange de documents permettant au Commissariat de recueillir de l’information auprès des institutions et des demandeurs. Cela permet d'assurer un processus efficace qui aide la commissaire à rendre des décisions en temps opportun, à savoir dans un délai de 20 jours ouvrables dans la mesure du possible.

La commissaire a reçu six demandes de ce type en 2019‑2020 et elle en a autorisé une seule. Dans ce cas, la commissaire a conclu que la demande d’accès était vexatoire parce que le demandeur avait fait de nombreuses demandes auparavant qui étaient pareilles ou presque pareilles à la demande d’accès en cause. La commissaire a également conclu que la demande d’accès était un abus du droit de faire une demande d’accès en raison du grand volume de demandes d’accès présentées par le demandeur dans le passé de même que de la nature répétitive des demandes.

Pour ce qui est des demandes rejetées, la commissaire a d’abord évalué si l’institution s’était acquittée de son obligation de prêter assistance au

demandeur avant de demander l’autorisation de ne pas donner suite à la demande d’accès. La commissaire a ensuite vérifié si l’institution avait établi que la demande d’accès qui lui avait été présentée était effectivement vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou constituait un abus de faire une demande d’accès. Le Commissariat publie les sommaires des décisions importantes relativement aux demandes d’autorisation des institutions de ne pas donner suite à des demandes d’accès dans sa base de données des décisions en ligne, également dans le but de bâtir un ensemble de documents de référence pour guider les institutions et les demandeurs.

Divulgation proactive

Tout comme les autres institutions assujetties à la Loi, le Commissariat a commencé en 2019‑2020 à divulguer de façon proactive davantage d’information à la suite des modifications législatives. Cette information donne aux Canadiens un aperçu des activités du Commissariat et des documents préparés pour la commissaire en vue de ses comparutions devant les comités parlementaires.

Priorités de la commissaire pour 2019‑2020

Outre la mise en œuvre des modifications à la Loi, le Commissariat s’est concentré sur trois priorités.

Réduction du nombre de plaintes dans l’inventaire

En 2019‑2020, le Commissariat a continué d’améliorer son processus d’enquête afin qu’il soit plus efficace et afin d’accroître le nombre de dossiers de plaintes fermés chaque année. Les équipes ont été organisées pour enquêter sur des types de plaintes précis et travailler avec un portefeuille d’institutions. Les responsabilités du Greffe, établi par la commissaire l’année précédente pour recevoir, enregistrer et gérer les plaintes, ont été précisées en fonction de l’expérience acquise lors de sa première année d’existence.

Le Commissariat a mis à jour un certain nombre d’outils pour aider les enquêteurs, qui en ont fait l’essai au cours de l’année. Les outils seront mis en œuvre en 2020‑2021.

Afin d’augmenter sa capacité d’enquête et de continuer à réduire l’inventaire, le Commissariat a embauché pour l’année des enquêteurs supplémentaires et des consultants pour une durée déterminée avec le financement temporaire prévu dans le budget de 2019.

Grâce à ce personnel supplémentaire et à différentes autres mesures, le Commissariat était mieux placé pour répondre à une augmentation marquée des nouvelles plaintes et a conclu un nombre record d’enquêtes. Voir la section « Enquêtes » pour des statistiques complètes et les points saillants du travail d’enquête et des décisions judiciaires connexes en 2019‑2020.

Assurer la transparence

Le Commissariat a lancé un site Web complètement renouvelé en 2019‑2020. Ce site moderne permet aux parties plaignantes et aux institutions de trouver plus facilement de l’information utile concernant les interprétations de la Loi que fait la commissaire (y compris des rapports sur les enquêtes systémiques et une base de données des sommaires d’enquêtes importantes conclues au cours des dix dernières années), des documents d’orientation sur les procédures suivies par le Commissariat durant les enquêtes et d’autres questions liées au rôle de surveillance de la commissaire.

En 2019-2020, le Commissariat a publié de nouveaux documents d’orientation portant sur la gestion des courriels et les demandes d’autorisation à la commissaire de ne pas donner suite à des demandes d’accès.

Durant l’hiver 2020, le Commissariat a consulté les institutions au sujet du document d’orientation ayant trait aux enquêtes sur lesquelles un changement de circonstances ou le temps écoulé ont une incidence. Il a publié un nouveau document d’orientation à ce sujet en juin 2020. Le Commissariat a également tenu des consultations au sujet des facteurs dont il tient compte dans les enquêtes liées à la question de savoir si des documents relèvent d’une institution ou non, un concept fondamental de la Loi, puisque le droit à l’information n’existe pas si les documents ne relèvent pas d’une institution fédérale. Les résultats de ces consultations ont guidé la rédaction d’un nouveau document d’orientation qui a été publié en août 2020.

La commissaire a comparu devant des comités parlementaires trois fois en 2019‑2020. En avril 2019, elle a présenté son point de vue sur certaines modifications proposées à la Loi dans le cadre de l’examen article par article du projet de loi C‑58 par le Comité sénatorial permanent des affaires juridiques et constitutionnelles. Le mois suivant, la commissaire a comparu devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes pour répondre à des questions sur les ressources dont elle disposait pour remplir son mandat. En mars 2020, la commissaire s’est présentée et a fait part de ses priorités aux nouveaux membres de ce comité, qui a été reconstitué à la suite des élections fédérales de 2019.

Au cours de l’année, la commissaire et les hauts dirigeants du Commissariat se sont adressés à des groupes de spécialistes de l’accès à l’information de l’ensemble du Canada, notamment au sujet de la mise en œuvre des modifications apportées à la Loi en 2019. Les rencontres avec les commissaires des provinces et territoires ainsi qu’avec les homologues de la commissaire aux commissariats à l’information du Royaume-Uni et de l’Écosse ont été pour la commissaire et le personnel du Commissariat des occasions d’apprendre des autres administrations et d’échanger des pratiques exemplaires. Les employés des deux commissariats attribuent leur excellent rendement (aucun n’a d’inventaire de plaintes) à leur capacité de publier leurs décisions et à la mise en œuvre d’environnements numériques.

En mai 2019, lors du Sommet mondial du Partenariat pour un gouvernement ouvert qui s’est tenu dans la région de la capitale nationale, la commissaire a animé un groupe d’experts sur les façons dont la suppression des restrictions sur les documents historiques gouvernementaux pourrait améliorer l’accès aux documents, réduire le besoin de faire des demandes d’accès et simplifier le traitement des documents historiques liés à la sécurité nationale. Ce groupe d’experts a mené à la rencontre de la commissaire avec le Groupe consultatif sur la transparence de la sécurité nationale, en février 2020, pour discuter d’accès à l’information et de sécurité nationale. En février 2020, le Commissariat a publié une stratégie de déclassification pour les documents relatifs à la sécurité nationale et au renseignement rédigée par Wesley Wark, professeur à l’Université d’Ottawa et expert en sécurité nationale, qui a agi comme rapporteur du groupe d’experts de la commissaire. (Voir également « Les documents classifiés posent un défi aux institutions et au Commissariat ».)

Enfin, le Commissariat a continué à répondre aux demandes d’accès dans les délais prescrits par la Loi, soit en 21 jours en moyenne en 2019‑2020. Le Commissariat s’est joint au portail en ligne de demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels du gouvernement du Canada en juillet 2019 et a reçu 42 demandes d’accès durant l’année. Parmi les 43 demandes d'accès auxquelles il a répondu, il y en avait qui portaient sur les enquêtes, les processus d'embauche au Commissariat et les nouveaux pouvoirs de la commissaire. L’annexe A contient le rapport annuel 2019‑2020 de la commissaire à l’information ad hoc. Celle-ci enquête sur les plaintes relatives au traitement des demandes d’accès par le Commissariat.

Favoriser la collaboration

La commissaire a rencontré les sous-ministres et hauts dirigeants de cinq institutions au cours de l’année (soit Transports Canada, le ministère de la Justice Canada, la Défense nationale, Bibliothèque et Archives Canada, et le Bureau du Conseil privé). L’objectif de ces rencontres était d’échanger des pratiques exemplaires, d’en apprendre davantage sur l’état des opérations d’accès dans chaque institution et de communiquer les préoccupations de la commissaire eu égard à la question de savoir dans quelle mesure et de quelle manière les institutions respectent leurs obligations en vertu de la Loi.

Les interactions avec certaines institutions en 2019‑2020 ont montré que la collaboration préconisée avait porté ses fruits :

• Société Radio‑Canada (SRC). Les responsables de l’accès de cette institution gèrent rigoureusement leur inventaire de plaintes. Depuis plusieurs années, la SRC et le Commissariat tiennent des réunions toutes les deux semaines pour discuter des enquêtes sur des plaintes en cours. Ces rencontres permettent de régler rapidement les plaintes et d’établir des lignes de communication claires. En 2019‑2020, le Commissariat a conclu 31 enquêtes sur des plaintes contre la SRC.
• Corporation commerciale canadienne. Cette institution a reçu 18 demandes en 2018‑2019 et a fait l’objet de seulement 14 plaintes durant son existence. Le Commissariat a fermé le dossier de quatre de celles-ci en 2019‑2020, et elles portaient toutes sur un contrat de plusieurs millions de dollars signé en 2014 par le Canada pour fournir des véhicules blindés légers à l’Arabie saoudite. Les représentants de l’institution ont collaboré avec les enquêteurs du Commissariat afin de communiquer des renseignements à la partie plaignante qui ont permis de faire la lumière sur les procédures de la Corporation et sur la façon dont elle a pris sa décision d’approuver le marché avec l’Arabie saoudite.

• Commission du droit d’auteur du Canada. La Commission a reçu seulement une demande en 2018‑2019. Alors qu’elle tentait de régler une plainte datant de 2016, l’institution a suivi la suggestion du Commissariat et embauché un consultant pour traiter à nouveau les documents demandés, dans lesquels il était question d’un rapport du Comité permanent du patrimoine canadien de la Chambre des communes au sujet de l’industrie musicale canadienne. La Commission a ensuite consulté deux institutions fédérales au sujet des documents et suivi leurs recommandations en ce qui a trait aux renseignements qui pouvaient être divulgués, ce qui a permis de communiquer davantage d’information à la partie plaignante.

La commissaire a également pris la parole lors de la rencontre annuelle des praticiens fédéraux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, qui s’est tenue durant la Semaine du droit à l’information, en septembre 2019. De plus, elle a discuté de l’importance de l’accès à l’information dans le cadre d’une présentation au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, en janvier 2020. À elle seule, cette institution reçoit près des deux tiers de toutes les demandes d’accès présentées au gouvernement chaque année.

Appuyer les enquêtes au moyen de services internes

Les équipes des services internes du Commissariat ont appuyé les enquêtes tout au long de l’exercice, notamment en obtenant 1,7 M$ de financement annuel permanent pour mettre en œuvre les nouveaux pouvoirs et les nouvelles responsabilités de la commissaire, et 3 M$ de financement temporaire pour réduire l’inventaire. Vers la fin de 2019‑2020, le Commissariat a entrepris de demander un financement permanent pour ses activités continues de réduction de l’inventaire. Ces ressources permettraient au Commissariat d’accroître sa capacité d’enquête de façon permanente et, par conséquent, d’augmenter son efficacité.

L’embauche d’enquêteurs avec le nouveau financement a requis un soutien considérable de la part de l’équipe des Ressources humaines, notamment en ce qui a trait aux mesures de dotation et à d’autres processus, en 2019‑2020. L’équipe a également réglé de nombreux problèmes de paye liés au système Phénix.

Comme le Commissariat est passé aux enquêtes électroniques au cours de la dernière année, les équipes de la Gestion de l’information et de la Technologie de l’information ont établi des politiques et des procédures ainsi qu’obtenu de l’équipement pour convertir les documents papier en documents électroniques. Afin de faciliter encore davantage les enquêtes électroniques, le Commissariat a commencé à intégrer les nouveaux gabarits et le nouveau libellé standard pour les comptes rendus d’enquête à son système de gestion des cas. De nouvelles politiques sur l’utilisation des signatures électroniques pour les documents liés aux enquêtes et aux affaires internes entreront en vigueur en 2020‑2021.

L’élaboration d’un plan pluriannuel concernant l’innovation au Commissariat était une priorité importante connexe. Dans ce plan, le Commissariat a établi des priorités pour les investissements en gestion de l’information ainsi que dans les applications et l’infrastructure informatiques pour transformer les opérations conformément à l’orientation du gouvernement et pour renforcer la sécurité du réseau et de l’information. Afin que les mesures de sécurité qu’il prend soient rigoureuses et en lien avec les menaces émergentes, le Commissariat a procédé à des évaluations de la menace, des risques et des vulnérabilités en 2019-2020 et y donnera suite en 2020-2021. Le Commissariat a aussi finalisé son nouveau Plan de sécurité ministérielle et mis à jour son Plan de continuité des activités, deux piliers importants du travail visant à réduire les risques opérationnels.

Le travail du Commissariat au cours du prochain exercice financier et des quatre exercices suivants sera orienté par un nouveau plan stratégique élaboré en 2019-2020, auquel les employés ont grandement contribué. De nouvelles structures de gouvernance et de comités appuient également tous les aspects des activités du Commissariat, et le nouvel intranet qui sera lancé en 2020-2021 les appuieront également.

Version texte

PLAN STRATÉGIQUE DE 2020-2021 À 2024-2025

Vision : Les institutions fédérales appliquent correctement la Loi sur l’accès à l’information et respectent le droit des Canadiens en matière d’accès.

Mission : Mener des enquêtes efficientes et justes, faire preuve d’ouverture et de transparence lors des interactions avec les institutions et les plaignants, et donner des conseils éclairés au Parlement et aux autres intervenants concernant l’accès à l’information.

Valeurs : Respect, collaboration, transparence, responsabilisation et crédibilité

Stratégies

• Investir dans nos ressources et les appuyer
• Innover et transformer nos opérations
• Maintenir et renforcer notre crédibilité