Orientation de la Commissaire à l'information

Demande initiale en vue d’obtenir des documents de la part d’une institution

Mise à jour le 24 septembre 2018

Lorsque le Commissariat à l’information ouvre une enquête sur une plainte, il en avise l’institution (article 32) qui fait l’objet de la plainte et lui demande les documents associés à la demande dont il a besoin pour commencer son enquête.

1. Documents à présenter

A) Plaintes administratives (délais/présomptions de refus, prorogations de délai, frais) :

Une fois la plainte assignée, l’enquêteur communiquera avec l’institution.

Si la réponse à la demande a déjà été envoyée, l’enquêteur aura besoin d’une copie de la lettre de réponse pour clore la plainte comme étant  « Réglée ».

Si la réponse à la demande n’a pas été envoyée, l’enquêteur exigera d’abord une copie de ce qui suit :

  • La demande;
  • La lettre d’avis de prorogation du délai (s’il y a lieu);
  • Copie complète de l’écran des activités effectuées au dossier.

S’il s’agit d’une plainte relative à une prorogation de délai, il faut remplir le formulaire A (Observations en vertu de l’alinéa 35(2)b) justifiant la validité juridique d’une prorogation).

Si l’institution n’a pas demandé de prorogation de délai ou si la prorogation est expirée, il faut un formulaire B dûment rempli pour établir un plan de travail et obtenir une date de communication raisonnable. 

B) Plaintes de refus :

Une fois la plainte enregistrée, l’Unité de réception des plaintes du Commissariat communiquera avec l’institution.
Pour les plaintes d’exception  ou d’exclusion (sauf pour les documents confidentiels du Cabinet; voir plus bas) :

  • Copie complète de votre dossier administratif de traitement de la demande (incluant un imprimé à jour de l’écran des activités effectuées au dossier).
  • Les documents répondant à la demande (copie de travail).
  • Les motifs justifiant les exceptions.
  • Le nom des personnes ressources (BPR, etc), si applicable.
  • Pour les plaintes relatives aux recherches incomplètes, aux documents  manquants, à l’inexistence de documents et pour les plaintes diverses :
  • Copie complète de votre dossier administratif de traitement de la demande (incluant un imprimé à jour de l’écran des activités effectuées au dossier).
  • Les noms des personnes ressources (BPR, etc), si applicable.

Pour les plaintes relatives à l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet :

  • Copie complète de votre dossier de traitement de la demande incluant votre lettre de consultation initiale auprès de vos Services juridiques lors du traitement de la demande et leur réponse (veuillez prélever les renseignements exclus)
  • Copie des documents répondant à la demande (copie de travail) (veuillez prélever les renseignements exclus)
  • Lettre de confirmation signée par le (la) coordonnateur (trice) de l’AIPRP (voir section 13.4.7 du Manuel de l’accès à l’information du SCT
  • Liste décrivant les documents exclus et conclusions (voir section 13.4.8 du Manuel de l’accès à l’information du SCT
  • Preuve (incluant la date) à l’effet que le (la) coordonnateur (trice) de l’AIPRP a reconsulté l’USJM, et ce, après la signification du présent sommaire de plainte (veuillez prélever les renseignements exclus)
  • Un imprimé à jour de l’écran des activités effectuées au dossier.

2. Délai de présentation des documents

Dans tous les cas, les institutions doivent fournir les documents demandés au Commissariat dans un délai de 10 jours ouvrables.

3. Mesures que le commissariat peut prendre lorsque les institutions ne respectent pas le délai de 10 jours

Tout défaut de fournir les documents demandés dans le délai de 10 jours sera considéré comme un « refus de fournir les documents ». Tout retard injustifié sera porté à l’attention d’un cadre supérieur de l’institution et peut amener la commissaire à l’information à utiliser  ses pouvoirs officiels (p. ex., recueillir des documents dans les locaux de l’institution ou rendre une ordonnance obligeant l’institution à les produire). Le fait d’entraver une enquête du Commissariat constitue une infraction (article 67).