Orientation de la commissaire à l’information

Processus : Demande initiale en vue d’obtenir des documents de la part d’une institution

Mise à jour le 6 novembre 2018

Lorsque le Commissariat à l’information ouvre une enquête sur une plainte, il en avise l’institution (article 32) qui fait l’objet de la plainte et lui demande les documents associés à la demande dont il a besoin pour commencer son enquête.

1. Documents à présenter

Plaintes administratives : délais (présomptions de refus), prorogations de délai, frais

Une fois la plainte assignée, l’enquêteur communiquera avec l’institution.

Si la réponse à la demande a déjà été envoyée, l’enquêteur aura besoin d’une copie de la lettre de réponse pour clore la plainte comme étant  « Réglée ».

Si la réponse à la demande n’a pas été envoyée, l’enquêteur exigera une copie de ce qui suit :

  • la demande;
  • la lettre d’avis de prorogation du délai (s’il y a lieu);
  • copie complète de l’écran des activités effectuées au dossier.

Lorsqu’il s’agit d’une plainte relative à une prorogation de délai, l’institution doit fournir un formulaire A (Observations en vertu de l’alinéa 35(2)b) justifiant la validité juridique d’une prorogation).

Lorsque l’institution n’a pas demandé de prorogation de délai ou si la prorogation est expirée, l’institution doit fournir un formulaire B (Observations en vertu de l’alinéa 35(2)(b) en vue de fixer une date de divulgation). 

Plaintes de refus

Une fois la plainte enregistrée, l’Unité de réception des plaintes du Commissariat communique avec l’institution pour demander des copies de divers documents.

Pour les plaintes relatives à des exceptions ou des exclusions (sauf pour les documents confidentiels du Cabinet; voir plus bas)

  • copie complète de votre dossier administratif de traitement de la demande (incluant un imprimé à jour de l’écran des activités effectuées au dossier);
  • les documents répondant à la demande (copie de travail);
  • les motifs justifiant les exceptions;
  • le nom des personnes ressources (bureau de première responsabilité, etc), si applicable.

Pour les plaintes relatives aux recherches incomplètes/aux documents manquants, à l’inexistence de documents et pour les plaintes diverses

  • copie complète de votre dossier administratif de traitement de la demande (incluant un imprimé à jour de l’écran des activités effectuées au dossier); 
  • les noms des personnes ressources (bureau de première responsabilité, etc), si applicable.

Pour les plaintes relatives à l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet

  • la copie complète du dossier administratif de traitement de la demande, incluant la lettre de consultation initiale auprès de l’Unité des Services juridiques du ministère lors du traitement de la demande et leur réponse (veuillez prélever les renseignements exclus);
  • les documents répondant à la demande (copie de travail) (veuillez prélever les renseignements exclus);
  • lettre de confirmation signée par le (la) coordonnateur (trice) de l’AIPRP (voir section 13.4.7 du Manuel de l’accès à l’information du SCT);
  • liste décrivant les documents exclus et conclusions (voir section 13.4.8 du Manuel de l’accès à l’information du SCT);
  • preuve (incluant la date) à l’effet que le (la) coordonnateur (trice) de l’AIPRP a reconsulté l’Unité des Services juridiques du ministère, et ce, après l’octroi du sommaire de plainte de la part du Commissariat (veuillez prélever les renseignements exclus);
  • un imprimé à jour de l’écran des activités effectuées au dossier.

2. Délai de présentation des documents

Dans tous les cas, les institutions doivent fournir la documentation demandée au Commissariat dans un délai de 10 jours ouvrables.

3. Mesures que le Commissariat peut prendre lorsque les institutions ne respectent pas le délai de 10 jours

Tout défaut de fournir les documents demandés dans le délai de 10 jours sera considéré par le Commissariat un « refus de fournir les documents ». Le Commissariat portera tout retard injustifié à l’attention d’un cadre supérieur de l’institution, ce qui peut amener la commissaire à l’information à utiliser ses pouvoirs officiels (p. ex., recueillir des documents dans les locaux de l’institution ou rendre une ordonnance obligeant l’institution à les produire). Le fait d’entraver une enquête du Commissariat constitue une infraction (article 67).