Collaboration pour assurer la conformité

Durant la première année de son mandat, la commissaire à l’information a souligné l’importance de collaborer avec les institutions. Cette collaboration a pris diverses formes et avait un seul objectif clair : accroître la conformité des institutions à la Loi sur l’accès à l’information, afin que les plaignants reçoivent l’information à laquelle ils ont droit en temps utile.

Lors de rencontres avec les sous-ministres et comités de direction de la vingtaine d’institutions au sujet desquelles nous recevons le plus de plaintes, la commissaire a exhorté les hauts dirigeants à faire en sorte que leurs institutions honorent leurs obligations en vertu de la Loi. Elle a également tenté de comprendre les difficultés auxquelles les institutions font face et les pratiques exemplaires qu’elles ont mises au point pour offrir un meilleur service aux Canadiens. 

Dans chaque cas, la commissaire a encouragé les hauts dirigeants à continuer de prendre, ou d’initier, des mesures précises pour accroître la conformité. Et pour bien faire comprendre qu’elle s’attend à ce que les institutions redoublent d’efforts, elle a envoyé des courriels à ces personnes pour faire le suivi des mesures concrètes prises par leurs institutions et de leurs résultats pour les demandeurs et les plaignants. 

En complément à ces rencontres, la commissaire a rencontré deux fois les coordonnateurs de l’accès à l’information. Ces rencontres étaient non seulement l’occasion pour la commissaire de se présenter aux coordonnateurs et de leur présenter ses priorités, mais c’était aussi l’occasion pour les professionnels de l’accès de lui faire part de leurs préoccupations. La commissaire leur a également parlé des pratiques exemplaires apprises des institutions et leur a fait le compte rendu de ses rencontres avec les sous-ministres et autres hauts dirigeants. 
 

Nous avons envoyé un sondage par courriel à tous les coordonnateurs avant la première rencontre et effectué un sondage en direct auprès des participants à la seconde rencontre. La commissaire a ainsi recueilli leurs observations sur les difficultés auxquelles se heurtent les institutions et sur les moyens d’améliorer nos interactions avec elles durant les enquêtes. 

Les coordonnateurs ont validé nos nouvelles approches, dont l’élaboration de documents d’orientation clairs et concis à leur intention sur les procédures que nous suivons durant les enquêtes et l’interprétation que fait la commissaire des dispositions de la Loi. Ils nous ont clairement fait comprendre durant ces rencontres qu’ils avaient besoin de davantage d’orientation sur la façon dont nous considérons chaque article de la Loi durant les enquêtes. 

Les coordonnateurs ont accueilli favorablement notre décision d’organiser les dossiers par portefeuille pour tous les types de plaintes, vu que cette méthode a très bien fonctionné pour certains types de dossiers. Les institutions travailleront avec une équipe spécialisée pour toutes les plaintes les visant. 

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en tant qu’administrateur de la Loi, est un autre intervenant clé du système fédéral d’accès à l’information. C’est pourquoi nous tenons des réunions trimestrielles avec les hauts dirigeants de cet organisme afin de discuter d’enjeux communs. L’un des principaux sujets discutés lors de ces réunions est la façon d’offrir de la formation régulière et à jour au personnel chargé de l’accès à l’information et aux employés en général sur le respect de leurs obligations en vertu de la Loi.