Décision en vertu de l’article 6.1, 2021 CI 21

Date : juillet 2021

Sommaire

Une institution a demandé à la Commissaire à l’information l’autorisation de refuser de donner suite à une demande d’accès en vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information. Le responsable de l’institution était d’avis que la demande d’accès, qui visait les courriels et les autres documents de communication de tout employé qui contenaient une locution particulière, durant une période donnée, constituait un abus du droit de faire une demande de communication.

La Commissaire a conclu que, non seulement l’institution n’avait pas respecté son obligation de prêter assistance en vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi, mais elle n’avait pas non plus établi que la demande constitue un abus du droit de faire une demande de communication. En outre, il n’était pas clair que la demande d’autorisation de ne pas donner suite à la demande d’accès avait été présentée dans les délais prévus.

La Commissaire a rejeté la demande d’autorisation.

L’institution a-t-elle respecté son obligation de prêter assistance?

Comme expliqué dans le document d’orientation Demande d’autorisation à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès, les institutions devraient seulement demander l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès après avoir fait tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à la personne qui a fait la demande, conformément au paragraphe 4(2.1).

L’institution a demandé à la personne qui a fait la demande d’accès d’en réduire la portée à une direction ou un groupe en particulier, parce qu’elle estimait que le traitement de la demande telle que rédigée serait trop exigeant en main‑d’œuvre. La personne qui a fait la demande soutenait que, même si le traitement de la demande nécessitait du temps et des efforts et même si l’institution devait décider de prendre une prorogation de délai en vertu du paragraphe 9(1) pour la traiter, la demande est claire et précise et elle devrait être traitée en conséquence. La personne a cependant accepté de réduire la portée de la demande à un endroit en particulier.

Il semble que l’institution n’a pas tenu compte de cette réduction de la portée. Elle n’a pas non plus eu d’autres communications avec la personne qui a fait la demande d’accès afin de lui prêter assistance. Elle a plutôt présenté une demande d’autorisation de ne pas donner suite à la demande d’accès en vertu de l’article 6.1.

Comme l’institution n’a pas fait tous les efforts raisonnables pour prêter toute l’assistance indiquée, elle n’était pas en mesure de demander l’autorisation de la Commissaire pour ne pas donner suite à la demande en vertu de l’article 6.1.

La demande constitue-t-elle un abus du droit de faire une demande de communication?

Bien que le non-respect par l’institution de son obligation de prêter assistance soit un motif suffisant pour que la Commissaire rejette la demande d’autorisation, dans le cas qui nous occupe, l’institution n’a aucunement établi que la demande d’accès constitue un abus du droit de faire une demande de communication.

Par « abus », on entend généralement un usage excessif ou inapproprié. Bien qu’une demande d’accès qui a une incidence sur la capacité d’une institution de s’acquitter de ses autres tâches et responsabilités puisse, dans certains cas, constituer un abus du droit de faire une demande de communication, les preuves présentées à l’appui d’une telle affirmation doivent être claires et convaincantes.

L’institution n’a fourni aucune preuve, encore moins des preuves claires et convaincantes, de l’incidence qu’aurait la demande d’accès sur sa capacité de s’acquitter de ses autres tâches et responsabilités. L’institution a plutôt affirmé que la demande constituerait pour elle un fardeau excessif et entraverait ses activités, parce que des tâches devraient être attribuées à des employés.

Les observations de l’institution ne tenaient pas compte de la portée réduite de la demande d’accès et/ou n’expliquaient, encore moins n’établissaient, pas en quoi l’attribution des tâches constituerait un fardeau excessif et/ou entraverait ses activités, particulièrement compte tenu de la précision de la locution recherchée.

Respect du délai pour présenter une demande d’autorisation

De plus, il n’est pas clair que la demande d’autorisation de l’institution en vertu du paragraphe 6.1(1) a été présentée « dans le délai prévu ».

Tel qu’expliqué dans le document du Commissariat intitulé Processus : Demande d’autorisation à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès, les institutions doivent présenter leur demande d’autorisation durant le délai de 30 jours dont elles disposent pour répondre à la demande d’accès initiale ou durant une prorogation de délai valide. Par conséquent, les demandes d’autorisation soumises après cette période ne sont généralement pas acceptées.

Dans le cas qui nous occupe, à première vue, l’institution a soumis sa demande d’autorisation en vertu de l’article 6.1 plus de 30 jours après avoir reçu la demande d’accès initiale et rien n’indique qu’elle ait pris une prorogation de délai. Bien que l’institution affirme avoir suspendu le traitement de la demande à deux reprises, il semble que ce ne soit pas afin de demander des précisions nécessaires (c.-à-d. conformément à l’article 6), mais simplement pour tenter de réduire la portée de la demande. Il n’est donc pas clair que l’institution était autorisée à suspendre son traitement de la demande et, par conséquent, qu’elle a présenté sa demande en vertu du paragraphe 6.1 dans les délais prévus.

Résultat

La Commissaire a rejeté la demande d’autorisation.

Date de modification :
Soumettre une plainte