2018: 23 mai - Procès-verbaux

Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

23 mai 2018
8 h 30 à 12 h
30, rue Victoria
Gatineau, Québec

Présidente de la réunion : Dyane Adam
Secrétaire du Comité : Richard Rizok

Participants

Membres : Dyane Adam, présidente ; Caroline Maynard, commissaire à l’information ; David Rattray, membre externe.

Participants habituels : Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance et dirigeante principale des finances ; Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques ; Richard Rizok, dirigeant principal de la vérification.

Invités : Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général (téléphone) ; Stephen Campbell, directeur, Services financiers, sécurité et administration et adjoint à la dirigeante principale des finances; Aditya Ramachandran, avocat ; Jacqueline Strandberg, avocate (téléphone) ; Tania Ladouceur, directrice associée, Ressources humaines, sécurité et administration.

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

De l’information est transmise par les Affaires parlementaires, les Services juridiques, les Finances et les Enquêtes

Examen du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques

Examen des résultats de la vérification de l’Évaluation de la menace et des risques (EMR) et de la vérification de la sécurité

Présentation du plan de vérification axé sur les risques du BVG et du plan ministériel du Commissariat à l'information.

Mot de bienvenue et observations préliminaires

La présidente souhaite la bienvenue à tous les participants et plus particulièrement à la commissaire à l’occasion de sa première rencontre du DPV.

Procès-verbal et mesures de suivi de la réunion du 11 janvier 2018

Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 11 janvier 2018. La nouvelle version sera publiée sur le site web du Commissariat à l'information.

Il n’y a pas de questions ni de commentaires concernant les mesures de suivi en cours.

Mises à jour de la vérification — Présentation par T. Ladouceur et R. Rizok

Examen du plan d’action et des recommandations de l’évaluation des risques des TI. D’autres mises à jour de la part du nouveau directeur des TI à venir lors de la prochaine rencontre.

Examen du plan d’action et des recommandations de l’évaluation de sécurité. Le nouveau plan de sécurité du Commissariat à l'information est rédigé. Une simulation théorique aura lieu lorsque le poste d’AS-04 sera pourvu.

Plan de vérification et d’évaluation axé sur le risque (PVEAR) — Présentation par R. Rizok

Examen des vérifications et des évaluations à venir dans le PVEAR. Il a été décidé que l’évaluation du programme serait effectuée cette année alors que les vérifications pour les RH et Approvisionnement auraient lieu en 2019-2020.

Mesure de suivi : Le DPV doit revoir le programme de vérification et le présenter à la prochaine rencontre. 

Le DPV et les membres externes devront considérer des options pour les évaluateurs.

Plan de v&eeacute;rification triennal axé sur le risque du Bureau du contrôleur général (BCG) — Présentation par R. Rizok

Examen des risques importants pour les petits ministères listés dans le PVAR du BCG et de la façon dont ils s’appliquent au Commissariat à l'information.

Recommandations du Bureau du vérificateur général (BVG) concernant Phénix — Présentation par R. Rizok

Le DPV a présenté une lettre du BVG au BCG contenant huit (8) recommandations et la façon dont elles s’appliquent au Commissariat à l'information.

Discussion sur la possibilité que le BVG sélectionne la paie d’un employé du Commissariat à l'information pour révision (très faible).

Examen interne des paiements rétroactifs — Présentation par R. Rizok

Examen de la méthodologie et des résultats d’une révision interne des paiements rétroactifs réalisée par le DPV.

Le BVG a demandé un accès aux conclusions pour la vérification de fin d’exercice.

Mesure de suivi : Le DPV doit fournir au BVG, sur demande, les conclusions de l’examen des paiements rétroactifs.

Plan ministériel — Présentation par R. Rizok

Le DPV a présenté les points saillants du plan ministériel.

Mise à jour des finances — Présentation par S. Campbell

Le directeur des Services financiers, sécurité et administration et adjoint à la dirigeante principale des finances a présenté les résultats financiers de fin d’exercice pour 2017-2018 et il a présenté l’allocation budgétaire et les prévisions pour 2018-2019.

Rapport sur les enquêtes — Présentation par L. Michaud

La commissaire a discuté de ses priorités et de ses stratégies en vue de réduire l’inventaire de plaintes et les délais.

La commissaire a aussi discuté de sa stratégie pour mettre en œuvre les changements législatifs contenus dans le projet de loi C-58.

La commissaire a mentionné son intention d’entamer la planification stratégique pour se concentrer sur les objectifs et les priorités de son mandat. Ceux-ci se refléteront dans le plan de vérification axé sur les risques et également dans la gestion globale des risques.

La commissaire a indiqué que les employés au Commissariat à l'information sont enthousiastes et motivés.

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques a parlé des récentes améliorations apportées aux stratégies d’enquête ainsi que de l’approche collaborative avec les institutions.

Les membres externes ont discuté des statistiques de fin d’exercice et des tendances pour 2017-2018.

Mise à jour juridique — Présentation par A. Ramachandran

L'avocat a fait une mise à jour sur les affaires en instance et a déclaré que sept (7) affaires avaient été conclues depuis la dernière rencontre.

Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques a discuté des nouvelles priorités pour les affaires juridiques en accordant une attention particulière aux affaires d’intérêt public, en utilisant davantage de ressources internes pour les litiges et en augmentant la supervision des requêtes d’accès à l’information devant les tribunaux.

Activités parlementaires — Présentation par J. Strandberg

L'avocate a fait une mise à jour concernant le projet de loi C-58 et les apparitions et consultations récentes du comité.

Discussion concernant une nouvelle approche et un nouveau format pour le rapport annuel.

Séance à huis clos

Une brève discussion à huis clos s’est poursuivie avec la commissaire, la présidente et les membres externes.

Prochaine rencontre

La prochaine rencontre est prévue pour le 16 août 2018 au Commissariat à l'information.

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