16 août 2018
Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)
16 août 2018
8 h 30 à 12 h
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
Présidente de la réunion : Dyane Adam
Secrétaire du Comité : Richard Rizok
Participants
Membres : Dyane Adam, présidente; Caroline Maynard, commissaire à l’information; David Rattray, membre externe
Participants habituels : Layla Michaud, sous-commissaire, Enquêtes et Gouvernance et dirigeante principale des finances; Gino Grondin, sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques; Richard Rizok, dirigeant principal de la vérification
Invités : Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général; Chantal Laberge, directrice par intérim, Services financiers, sécurité et administration et adjointe à la dirigeante principale des finances; Aditya Ramachandran, avocat; James Ellard, directeur, Communications et Affaires parlementaires; Manon Durand, agente des services financiers; et Carole Audette, registraire.
Compte rendu des décisions
Résumé de la réunion
États financiers approuvés par le CVE et signés par la commissaire
Présentation du rapport du Bureau du vérificateur général (BVG) au CVE
De l’information est transmise par les Affaires parlementaires, les Services juridiques, les Finances et les Enquêtes
Révision du plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques
Révision des résultats de la vérification de l’Évaluation de la menace et des risques (EMR) et de la vérification de la sécurité
Présentation du Rapport sur les résultats ministériels du Commissariat à l'information et du rapport sur les valeurs et l’&eaceacute;thique
Mot de bienvenue et observations préliminaires
La présidente souhaite la bienvenue à tous les participants.
Procès-verbal et mesures de suivi de la réunion du 23 mai 2018
Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 23 mai 2018. La nouvelle version sera publiée sur le site Web du Commissariat à l'information.
Il a été décidé par le CVE que les serrures à combinaisons des classeurs seront changées une fois par année ou lorsqu’un employé quitte le Commissariat à l'information, conformément à la politique du Conseil du Trésor.
Révision du prochain calendrier
Le calendrier des rencontres pour 2019-20 a été révisé.
Présentation des états financiers – Présenté par C. Laberge
La directrice par intérim, Services financiers, sécurité et administration et adjointe à la dirigeante principale des finances remercie l’équipe du Bureau du vérificateur général (BVG) pour leur collaboration et présente une revue détaillée des états financiers pour l’année 2017-18.
Rapport au comité CVE du Bureau du vérificateur général (BVG) – Présenté par R. Abgrall
Le directeur du BVG a remercié l’équipe des finances pour leurs efforts et a présenté le rapport du BVG contenant les résultats annuels de l’audit, les risques et les mesures d’atténuation.
La présidente a soulevé une discordance entre la version française et anglaise.
Le membre externe a demandé une assurance supplémentaire qu’il n’y avait pas eu de fraude au Commissariat à l'information. Cette assurance lui a été fournie par le BVG.
Actions à prendre: les dépenses du CVE seront divulguées de manière proactive sur le site Web du Commissariat à l'information.
Le rapport de vérification du BVG doit être modifié afin que les versions anglaises et françaises soient les mêmes.
Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR) – Présenté par R. Rizok
Examen des audits et évaluations à venir inclus dans le PVEAR. Il a été décidé que l'évaluation du programme serait réalisée l'année prochaine, tandis que l'audit des achats aurait lieu cette année.
Mesure de suivi: DPV doit réviser le calendrier d'audit.
Recommandations du Bureau du vérificateur général (BVG) concernant Phénix – Présenté par R. Rizok
DPV a présenté au BCG une mise à jour du plan d'action visant à adresser la lettre du BVG contenant huit (8) recommandations concernant le système de paye Phénix.
Rapport ministériel sur les résultats – Présenté par R. Rizok
Le DPV a présenté les faits saillants inclus dans le rapport ministériel sur les résultats qui doit être déposé le 5 octobre 2018.
Le point sur les finances – Présenté par C. Laberge
La directrice par intérim de la gestion financière, des achats et de la vérification et directrice générale adjointe des finances a présenté une mise à jour de l'allocation budgétaire et des prévisions pour l'exercice en cours.
Le membre externe a demandé plus de détails avant la prochaine réunion.
Action: Les finances du Commissariat à l'information fourniront plus de détails financiers pour la prochaine réunion du CVE le 8 novembre 2018.
Rapport sur les enquêtes – Présenté par L. Michaud and C. Audette
La sous-commissaire, Enquêtes et gouvernance et dirigeante principale des finances a présenté en direct le système de gestion des cas, incluant notamment des tableaux de bord et les résultats des plaintes en direct.
Il y a eu discussion sur les nouvelles approches en matière d'enquêtes, y compris la réduction de la taille des équipes; les efforts de collaboration avec les services et institutions juridiques; ainsi que la refonte du site Web afin d'accroître les communications avec la communauté de l'accès à l'information et les Canadiens.
Affaires parlementaires – Présenté par J. Ellard
Le directeur des communications et des affaires parlementaires a présenté les mises à jour sur le projet de loi C-58, les récentes comparutions devant les comités, les consultations, les renouvellements de politiques, le rapport annuel du Commissariat à l'information et le site Web du Commissariat.
Mise à jour juridique – Présenté par A. Ramachandran
L'avocat a fait le point sur les affaires en instance et a déclaré que deux affaires avaient été classées depuis la dernière réunion.
Le sous-commissaire, Services juridiques et Affaires publiques, a discuté de nouvelles procédures pour les affaires juridiques, notamment l'intégration de deux avocats dans chaque équipe d'enquête.
Valeurs et éthique – Présenté par C. Maynard
La commissaire a présenté un résumé des résultats du sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. Le prochain sondage aura lieu l’année prochaine et le Commissariat à l'information espère augmenter le niveau de participation.
La commissaire a également discuté du cours de formation en ligne sur les valeurs et l'éthique, ainsi que du plan de révision du code de valeurs et d'éthique au cours de la prochaine année. Il sera publié en ligne.
Le point sur l'audit informatique – Présenté par S. Galipeau
Le directeur des TI a présenté sa vision pour accroître la sensibilisation à la sécurité sur la base des dix mesures de sécurité du Centre de la sécurité des télécommunications Canada (CSTC).
Mot de clôture du DPV
Le DPV a remercié le CVE pour son professionnalisme et ses conseils au cours des deux dernières années.
Séance à huis clos
Une brève discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, la présidente, le membre externe et le directeur principal du BVG.
Prochaine réunion
La prochaine réunion est prévue pour le 8 novembre 2018 au Commissariat à l'information.