2017 aoû 17 - Procès-verbaux

Réunion du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat à l’information du Canada

17 août 2017
9 h à 13 h 30
Commissariat à l’information

Présidente de la réunion : Dyane Adam
Secrétaire du Comité : Richard Rizok

Participants
Membres : Dyane Adam, présidente; David Rattray, membre externe; et Suzanne Legault, commissaire à l’information.
Participants réguliers : Layla Michaud, dirigeante principale des finances et directrice générale, Services organisationnels, et commissaire adjointe par intérim; et Richard Rizok, agent principal des services financiers.

Invités : Riowen Abgrall, directeur principal, Bureau du vérificateur général; Patricia Garand, directrice par intérim, Services financiers; Christian Picard, directeur, Équipe de gestion stratégique des dossiers; Allison Knight, directrice principale; Nadine Gendron, avocate; Chantal Laberge, gestionnaire des services financiers.

Compte rendu des décisions

Résumé de la réunion

De l’information est transmise par les Services juridiques, les Finances et les Enquêtes.

Les participants discutent du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques, du cadre ministériel des résultats, de la vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) et des états financiers.

Mot de bienvenue et observations préliminaires

La présidente souhaite la bienvenue à tous les participants et aucun point n’est ajouté à l’ordre du jour.

Procès-verbal et mesures de suivi de la réunion du 18 mai 2017

Les membres approuvent le procès-verbal de la réunion du 18 mai 2017 à la suite de l’apport d’une petite correction dans le libellé au sujet de Phénix et de la vérification du BVG. La nouvelle version sera publiée sur le site Web du Commissariat.

Il n’y a pas de questions ni de commentaires concernant les mesures de suivi en cours.

Examen du calendrier 2018

Le calendrier 2018 a été présenté sans objections. Il sera examiné de nouveau à la réunion de janvier.

Mesure de suivi : Le secrétaire s’informera sur la date du symposium du comité ministériel de vérification et la communiquera aux membres externes.

États financiers 2016-2017 – Présentation par C. Laberge

 La gestionnaire des services financiers :

  • félicite le BVG pour son professionnalisme pendant la vérification de fin d’exercice du Commissariat
  • présente la version définitive des états financiers de 2016-2017 et souligne les écarts en ce qui a trait aux comptes fournisseurs, aux salaires à payer et aux comptes débiteurs
  • présente les fonds inutilisés de 2016-2017 et la demande de report de fonds pour 2017-2018

Rapport de vérification annuel du BVG – Présentation par R. Abgrall

Le directeur principal du BVG présente un rapport de vérification sans réserve des états financiers 2016-2017 du Commissariat et parle de la méthode d’extrapolation des erreurs d’échantillonnage relativement à la rémunération et au système de paye Phénix.

Le membre externe s’enquiert du seuil d’importance relative.

Le directeur principal du BVG indique que l’importance relative est établie à 195 000 dollars et que l’erreur de Phénix extrapolée est bien en deçà (30 000 dollars).

Le directeur principal du BVG parle également des montants d’erreur rajustés et non rajustés que le BVG est tenu de déclarer.

La commissaire adjointe par intérim remercie l’équipe des finances et le BVG pour leur travail acharné, particulièrement en ce qui concerne le contrôle des irrégularités du système de paye Phénix.

Le membre externe demande une explication concernant l’augmentation des coûts des services professionnels en 2016-2017 comparativement à 2015-2016.

La gestionnaire des services financiers explique que cela est causé par le financement supplémentaire reçu du fonds de la réserve de gestion du Conseil du Trésor pour embaucher des enquêteurs temporaires pour faire baisser le nombre de plaintes en inventaire.

Le membre externe propose que la présidente accepte le rapport de vérification du BVG. La présidente accepte.

Budget 2017-2018 – Présentation par C. Laberge

La gestionnaire des services financiers présente le budget 2017-2018, y compris différents scénarios fondés sur la possibilité de recevoir des fonds reportés de 2016-2017 et des stratégies d’atténuation des risques au cas où les fonds supplémentaires ne sont pas reçus.

La commissaire, la présidente et le membre externe considèrent que la stratégie d’atténuation des risques est acceptable.

Mesure de suivi : Le secrétaire s’informera au sujet des processus d’approbation du budget des autres CVE.

Séance à huis clos

Une discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, la présidente et le membre externe.

La commissaire et la dirigeante principale des finances approuvent et signent les états financiers.

Le secrétaire est confirmé en tant que dirigeant principal de la vérification pour le Commissariat.

Mise à jour sur les enquêtes – Présentation par L. Michaud

La commissaire adjointe par intérim parle du nombre de plaintes reçues jusqu’à présent en 2017-2018 (plus de 800), du nombre de plaintes résolues (623) et du nombre de plaintes qui devraient être résolues d’ici la fin août (665).

La commissaire et la commissaire adjointe par intérim discutent de la stratégie pour maintenir la motivation des enquêteurs malgré l’augmentation du nombre de plaintes en inventaire.

Cadre ministériel des résultats (CMR) – Présentation par R. Rizok

Le secrétaire discute du CMR préliminaire et des indicateurs à soumettre au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

La commissaire et la présidente ont des préoccupations au sujet des indicateurs proposés et l’approbation est retardée jusqu’à ce qu’une autre réunion puisse être planifiée au cours de la semaine suivante.

Mesure de suivi : Le secrétaire enverra un courriel au membre externe et à la présidente pour obtenir d’autres commentaires sur les indicateurs de résultats.

Activités parlementaires – Présentation par N. Gendron

L’avocate discute de plusieurs projets de loi ayant des conséquences sur la Loi sur l’accès à l’information.

Une séance d’information sur les modifications proposées à la Loi sur l’accès à l’information (projet de loi C-58) est tenue et fait l’objet d’une discussion.

Valeurs et éthique – Présentation par A. Knight

Le directeur principal et co-champion des valeurs et de l’éthique présente les résultats encourageants du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux.

Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVER) – Présentation par R. Rizok

Le secrétaire présente une ébauche du PVER au Comité.

La commissaire formule des recommandations pour apporter des modifications au Plan et le soumettre à nouveau au Comité aux fins d’approbation.

Autres points

Les mesures de suivi à l’ordre du jour suivantes n’ont pas été traitées en raison des contraintes de temps :

  • Un examen de la vérification de la gestion de l’information sera effectué de manière indépendante par le membre externe et les commentaires seront communiqués au secrétaire.
  • Le rapport sur les résultats ministériels (RRM) sera envoyé aux membres externes après avoir été examiné à l’interne par la commissaire adjointe par intérim et la commissaire.

Séance à huis clos

Une discussion à huis clos se poursuit avec la commissaire, la présidente et le membre externe.

Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 2 novembre 2017.

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