L’obligation de prêter assistance – une étape importante avant de demander l’autorisation de ne pas donner suite à la demande (6.1-0004)

Mars 2020

Sommaire

Une institution a demandé à la commissaire à l’information l’autorisation de refuser de donner suite à une demande d’accès en vertu du paragraphe 6.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information. Le responsable de l’institution était d’avis que l’institution s’était acquittée de son obligation de prêter assistance et que la demande d’accès constituait un abus du droit de faire une demande de communication. Le demandeur était d’avis que l’institution devrait traiter la demande d’accès et s’est montré disposé à collaborer avec elle pour trouver une solution.

La commissaire a conclu que la demande d’autorisation était prématurée. L’institution ne l’a pas convaincue que, en s’acquittant de son obligation de prêter assistance, elle n’a pas été en mesure de trouver des façons raisonnables de continuer à travailler avec le demandeur afin de traiter la demande d’accès. Par conséquent, la commissaire n’a pas déterminé si la demande constitue un abus du droit de faire une demande de communication à ce stade.

La commissaire à l’information a refusé la demande d’autorisation. L’institution est tenue de traiter la demande d’accès.

La demande d’autorisation est-elle prématurée?

Le paragraphe 6.1(1) autorise le responsable d’une institution fédérale à demander l’autorisation écrite de la commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande d’accès si, à son avis, la demande est vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication. C’est à l’institution qu’incombe le fardeau de prouver que la demande satisfait aux critères du paragraphe 6.1(1) de la Loi.

Le droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale est reconnu comme étant de nature quasi constitutionnelle (Blood Tribe Department of Health c. Canada [Commissaire à la protection de la vie privée du Canada], 2006 CAF 334, au par. 24; voir aussi : Canada [Commissaire à l’information] c. Canada [Ministre de la Défense nationale], 2011 CSC 25, au par. 40). Dans cette optique, l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès ne peut être accordée que si la demande d’autorisation est étayée par des preuves claires et convaincantes (voir, par exemple : Saskatchewan [Advanced Education] [Re], 2010 CanLII 28547 [SK IPC]. aux par. 43-47; Northwest Territories [Public Body] [Re], 2017 CanLII 73304).

En plus des points ci-dessus, dans l’esprit de la Loi, les institutions ont l’obligation d’aider les demandeurs en ce qui concerne leur demande, conformément au paragraphe 4(2.1). Tel qu’expliqué dans les documents d’orientation sur l’interprétation et la procédure publiés par le Commissariat à l’information concernant les demandes en vertu de l’article 6.1, les institutions devraient seulement demander à la commissaire l’autorisation de ne pas donner suite à une demande d’accès après avoir fait tous les efforts raisonnables pour aider le demandeur. Cela comprend aider le demandeur à préciser sa demande et, s’il y a lieu, à en réduire la portée. Lorsque la commissaire n’est pas convaincue que l’institution s’est acquittée de son obligation, elle peut conclure que la demande d’autorisation en vertu de l’article 6.1 est prématurée.

Dans le cas qui nous occupe, l’institution soutient que la demande d’accès constituait un abus du droit de faire une demande de communication en raison de sa taille et de sa complexité. Selon les recherches et analyses préliminaires de l’institution, le traitement de la demande d’accès comprendrait plus de 2,3 millions de courriels, entre autres documents. L’institution a affirmé qu’il faudrait un nombre incalculable d’heures pour traiter la demande et que cela paralyserait son bureau d’accès à l’information. L’institution a expliqué qu’elle a par conséquent communiqué avec le demandeur pour discuter de la possibilité de réduire la portée de sa demande.

L’institution affirme qu’elle s’est acquittée de son obligation de prêter assistance au demandeur, car elle a tenté d’obtenir des précisions sur la demande d’accès et a offert au demandeur d’autres ressources pour obtenir certains des renseignements demandés. L’institution a déclaré qu’elle avait également communiqué avec le demandeur par téléphone trois jours avant de soumettre sa demande d’autorisation pour ne pas donner suite à la demande d’accès, afin de lui expliquer le temps requis pour traiter la demande d’accès, compte tenu de sa vaste portée.

Le demandeur a répondu qu’il voulait que la demande soit traitée, a proposé de faire des divulgations provisoires et a indiqué qu’il était disposé à continuer de collaborer avec l’institution.

La commissaire a constaté que certains aspects des interactions entre le demandeur et l’institution, ainsi que le dépôt subséquent de la présente demande d’autorisation, n’étaient pas clairs. L’institution et le demandeur ont échangé des courriels. Il semblerait que le demandeur aurait été prêt à réduire la portée de sa demande.  

La commissaire a expliqué que l’institution n’avait pas expliqué clairement pourquoi elle n’avait pas tenté de confirmer ou de préciser davantage la portée de la demande d’accès après avoir reçu la réponse du demandeur, surtout que le demandeur avait expliqué avoir des problèmes informatiques faisant en sorte qu’il n’avait pas accès aux courriels./p>

ement souligné que les observations fournies n’établissaient pas clairement ce que l’institution voulait dire lorsqu’elle a mentionné avoir communiqué avec le demandeur par téléphone et l’avoir « aidé » à déterminer la portée de sa demande d’accès. Il n’était pas non plus établi clairement que le demandeur n’était pas disposé à réduire la portée de la demande d’accès, ni si des options pour ce faire ont été présentées et ont fait l’objet d’une discussion.

La commissaire a conclu que le demandeur semblait disposé à modifier la portée d’une partie de la demande d’accès et qu’il aurait pu accepter d’en exclure une partie. Outre le retard de la dernière réponse du demandeur, qui était attribuable à des problèmes informatiques, il n’y avait rien dans le dossier qui indiquait que le demandeur n’était pas disposé à collaborer avec l’institution et l’institution n’a pas affirmé qu’elle avait été capable de discuter davantage avec le demandeur.

Donc, dans l’esprit de la Loi et de l’obligation de prêter assistance, la commissaire a conclu que l’institution devrait poursuivre ses démarches à cet effet et que la demande d’autorisation était prématurée. Par conséquent, la commissaire n’a pas déterminé si la demande constitue un abus du droit de faire une demande de communication à ce stade.

La commissaire a aussi fortement encouragé l’institution et le demandeur à continuer de collaborer pour trouver une solution raisonnable quant au traitement de la demande d’accès, qui semble très vaste. La commissaire a également souligné que le demandeur pourrait grandement profiter de l’expertise de l’institution pour ce qui est de trouver une formulation plus précise afin de trouver l’information recherchée.

Résultat

La commissaire a conclu que la demande d’autorisation de l’institution est prématurée. L’institution est tenue de traiter la demande d’accès.

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