Processus : Enquêtes impliquant l’exception relative aux renseignements de tiers

(En effet le 1er avril 2019)

Certains types d’information de tiers décrits à l’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information doivent être protégés de toute divulgation. Un tiers est définit comme suit : « personne, groupe de personnes ou organisation autres que l’auteur de la demande ou qu’une institution fédérale » (article 3). Afin d’invoquer adéquatement cette exception et de soustraire de communication l’information en question, les institutions doivent démontrer que l’information est du genre prévu à l’article 20. Ceci comprend de l’information contenant des secrets de tiers, des renseignements confidentiels financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, et dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer l’un des préjudices énumérés à l’article 20. De plus, l’institution doit déterminer si l'une des exceptions, permettant la divulgation d'informations de tiers, énoncées aux paragraphes 20 (2), (5) ou (6) s'applique. Lorsque les institutions répondent à des demandes contenant de l’information de tiers, elles doivent suivre le processus de consultation prévu aux articles 27 et 28 de la Loi et décider si l’article 20 s’applique à l’information en cause (tel que décidé dans Merck Frosst Canada Ltée. c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, [2012] 1 R.C.S. 23 paras. 75-84). Si après consultation, l’institution décide de relâcher de l’information et que le tiers s’objecte, le tiers peut porter cette décision devant la Cour fédérale. Cette dernière décidera donc si l’exception s’applique; l’affaire n’est pas enquêtée par le Commissariat.

Lorsqu’un demandeur se plaint auprès du Commissariat de l’application par une institution de l’article 20 pour ne pas communiquer des renseignements, le Commissariat mène une enquête et suit les étapes suivantes afin de déterminer si l’exception fut appliquée conformément à la Loi sur l’accès à l’information (la Loi).

1. Enquête

Le Commissariat à l'information avise l'institution de la plainte (article 32) et demande la documentation associée à la demande requise par le Commissariat pour ouvrir son enquête. (Voir Document d’orientation de la commissaire à l’information,  Processus: Demande initiale en vue d’obtenir des documents de la part d’une institution). L’institution doit fournir au Commissariat une liste de tous les tiers associés à la demande, qu’ils aient été consultés ou non lors du traitement de la demande (article 33).

L’enquêteur entamera ensuite des discussions avec le plaignant, l’institution et les tiers s’il y a lieu, et fera une analyse préliminaire des documents.

Parfois, au cours d’une enquête au Commissariat relative à une plainte, l’institution change sa position et est prête à communiquer les renseignements relatifs à un tiers qu’elle avait d’abord refusé de fournir. Cependant, l’institution ne peut pas procéder à la communication des renseignements pendant l’enquête. L’institution ne peut décider de communiquer les renseignements qu’après avoir reçu la recommandation formelle du Commissariat de le faire (article 37). Ceci est afin de respecter les droits des tiers et de s’assurer qu’ils puissent contester en Cour la décision de l’institution en vertu de l’article 44 de la Loi. Voir Porter Airlines inc. c. Canada (Procureur général), 2013 CF 780.

2. Observations

Si le Commissariat juge que l’article 20 n’a pas correctement été appliqué, il donnera une occasion raisonnable au tiers et à l’institution de lui fournir leurs opinions sur l’application de l’exception. En général, le Commissariat demande d'abord les observations de la part du tiers, puis les observations de la part de l'institution, sous réserve des circonstances particulières de l'enquête.

3. Communications avec les tiers

La Loi ne prévoit pas de mécanisme juridique permettant aux institutions de communiquer indépendamment avec des tiers au sujet de la demande faisant l'objet de la plainte pendant  l'enquête du Commissariat. Les articles 27 et 28 de la Loi prévoient seulement que l’institution consulte les tiers lors du traitement de la demande, et ce,  avant que l’institution fédérale ne décide d’invoquer l’article 20 de la Loi.

En général, quand le Commissariat demande les observations de la part du tiers, le tiers disposera d'une copie des documents qu’il aura reçus de l'institution dans le cadre de la consultation en vers de l'article 27. Il pourra d’abord se référer à cette copie des documents lors de la préparation de ses observations auprès du Commissariat.

Toutefois, il peut arriver dans de rares cas que le tiers n’ait pas été consulté en vertu de l’article 27 ou ne puisse pas localiser les documents qui lui ont été fournis dans le cadre de la consultation. Dans ces circonstances, le Commissariat déterminera avec l’institution les documents spécifiques qui sont en cause en ce qui concerne exception relative aux renseignements de tiers. Le Commissariat demandera à l’institution de préparer une copie des documents spécifiés, avec les prélèvements applicables, qu’il joindra à sa demande pour obtenir les observations du tiers. Le Commissariat ne divulguera pas les documents à des tiers sans l'autorisation écrite de l'institution. 

4. Formulation de recommandations formelles

Si, après considération de toutes les observations et  éléments de preuve reçus, le Commissariat juge  que l’article 20 n’a pas été correctement appliqué, il fera parvenir ses conclusions et recommandations officielles à l’institution (paragraphe 37(1)). Aucune divulgation de renseignements de tiers ne peut être faite pendant l’enquête, tant que le Commissariat n’a pas envoyé ses recommandations à l’institution. 

Si l’institution décide de suivre la recommandation du Commissariat de communiquer les renseignements auxquels l’article 20 a été appliqué, elle doit en aviser les tiers et le demandeur (article 29) et en informer le Commissariat (paragraphe 37(4)). L’institution peut alors communiquer les renseignements, à moins qu’une demande de contrôle judiciaire ait été présentée par le tiers (article 44). Dans ce cas, la Cour fédérale tranche sur l’application des exceptions soulevées par le tiers.   

Après réception de la réponse de l’institution concernant la recommandation, le Commissariat envoie ensuite son rapport de constatations au plaignant et au tiers (paragraphe 37(2)).

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