Documents relevant d’une institution

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un droit d’accès aux documents relevant des institutions fédérales. Il s’agit d’un concept fondamental de la Loi, puisque le droit d’accès n’existe pas sans cela.

Les institutions qui reçoivent des demandes d’accès doivent faire une recherche raisonnable parmi les documents qui relèvent d’elles pour trouver les documents répondant à la demande. S’il y a un doute à savoir si les documents relèvent effectivement de l’institution, les représentants de l’institution délégués en vertu de la Loi doivent examiner les documents afin de déterminer de qui ils relèvent. Il n’incombe pas au bureau de première responsabilité de l’institution ni à personne d’autre que les représentants délégués de l’institution de prendre cette décision, et les documents doivent être fournis à ces représentants délégués.

La Loi ne définissant pas le terme « relever de », il faut se tourner vers la jurisprudence, notamment la décision de la Cour suprême du Canada dans l’affaire de « l’agenda du premier ministre » en 2011 (Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25. Voir également : Ontario (Children’s Lawyer) v. Ontario (Information and Privacy Commissioner), 2018 ONCA 559). 

Selon la jurisprudence, il faut interpréter l’expression « relever de » de manière large et libérale pour assurer un droit d’accès efficace aux documents de l’administration fédérale.

Les facteurs permettant de déterminer si les documents relèvent d’une institution varient selon les circonstances. En outre, tous les facteurs pertinents doivent être pris en considération lorsqu’on détermine si des documents relèvent d’une institution. La portée de ce qui constitue un facteur pertinent et le poids des différents facteurs varient selon les circonstances.

Ce n’est pas la possession physique des documents qui détermine de qui ils relèvent :

  • les documents qui sont en la possession d’une institution ne relèvent pas nécessairement d’elle (p. ex. les dossiers d’employés de nature entièrement personnelle);
  • des documents qui ne sont pas en la possession d’une institution peuvent relever d’elle (p. ex.  documents qu’une institution a le droit d’obtenir d’une source externe).

Voici une liste non exhaustive de facteurs pertinents que le Commissariat à l’information peut prendre en considération pour déterminer si des documents relèvent d’une institution :

  • quelle personne ou entité a le document en sa possession (emplacement du document);
  • qui a créé le document;
  • si le contenu du document concerne l’institution (mandat, obligations, opérations ou fonctions de celle-ci);
  • si le document a été créé ou obtenu lors de l’exécution d’un travail ou si on prévoit l’utiliser à des fins liées au travail;
  • si le document a été créé dans le but de remplir une exigence imposée par la loi à une institution fédérale;
  • si l’institution fédérale s’est servie du document pour préparer des documents gouvernementaux;
  • si le gouvernement a le droit en vertu de la loi d’accéder au document;
  • si l’institution a l’autorité de régir ou de contrôler l’utilisation ou la disposition du document;
  • si la communication du contenu du document nécessite l’autorisation d’un agent ou d’un employé d’une institution fédérale;
  • si le document est intégré à d’autres documents qui relèvent de l’institution et, si c’est le cas, dans quelle mesure il a été intégré.
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