Les institutions doivent faire preuve de vigilance afin que les réponses aux demandes soient données à temps

Plainte : L’Agence canadienne de développement international (ACDI) a tardé à répondre à une demande visant les communications électroniques entre le chef de cabinet du premier ministre et les fonctionnaires de l’ACDI.

Enquête : Le Commissariat a appris que le retard était dû à un manque d’attention de la part de l’ACDI et des fonctionnaires du Bureau du Conseil privé (BCP), qui avaient été consultés à propos des dossiers. Par exemple, l’ACDI a pris 22 mois pour établir quels dossiers correspondaient à la demande. À son tour, pendant 14 mois, le BCP n’a porté aucune attention à la demande de consultation. Personne à l’ACDI n’a fait de suivi, malgré la politique de cette dernière qui lui dicte de le faire quand les consultations prennent du retard.

Résultat : Un nouvel analyste de l’ACDI a communiqué avec le BCP pour s’enquérir du statut de la consultation. À la suite de cette démarche, le BCP a commencé à travailler sur le dossier et a répondu à l’ACDI deux mois plus tard.

Position de la commissaire à l’information

  • L’institution qui reçoit une demande d’accès est ultimement responsable de répondre à temps, même si elle a besoin de consulter une autre institution. L’ACDI a manqué à ses responsabilités dans ce cas.
  • Les pratiques exemplaires dans le cas des consultations comprennent la nécessité de négocier avec l’institution consultée ou de lui demander une échéance; la surveillance du temps de réponse et le suivi à faire si nécessaire; enfin, la prise d’une décision concernant la divulgation lorsqu’on prévoit que la réponse à la consultation prendra du temps.
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