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Enquêtes systémiques

Le Système de coordination des demandes d’accès à l’information (SCDAI)

Le Système de coordination des demandes d’accès à l’information (SCDAI) a été créé en 1989 en vue de faciliter l’identification et la coordination des demandes d’accès à l’information soulevant des enjeux interministériels ou des questions d’importance sur le plan juridique ou politique. Le SCDAI était un registre central renfermant le texte des demandes reçues par les institutions fédérales aux termes de la Loi sur l'accès à l’information (la Loi). Ce système n’était pas accessible publiquement. Cependant, au fil des ans, des utilisateurs externes ont commencé à voir l’utilité de l’information contenue dans la base de données et à faire des demandes d’accès pour obtenir la liste des demandes qu’elle renfermait.

Au cours de l’année 2007, le Commissariat a été consulté au sujet de l’avenir du système dans le cadre de l’exercice du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) sur le renouvellement des politiques en matière d’accès à l’information. En octobre 2007, nous avons recommandé au SCT de conserver le SCDAI jusqu’à ce qu’une solution de remplacement soit trouvée.

En avril 2008, le (SCT) annonçait que l’exigence de mettre à jour l’information dans le SCDAI n’était plus en vigueur rendant la base de données désuète. Nous avons reçu deux plaintes portant sur cette décision.  Au moment de procéder à l’enquête, le SCT n’avait proposé aucune solution de rechange au SCDAI.

Au cours de l’enquête, le Commissariat a consulté un nombre d’intervenants et a obtenu les observations des parties. L’information recueillie auprès des intervenants a démontré la valeur indéniable de l’information contenue au SCDAI pour les demandeurs d’accès et le public en général.  L’absence d’une source d’information centralisée rend le processus à suivre pour obtenir de l’information similaire fastidieux, inefficace et coûteux. Il a été recommandé que tout nouveau système devrait permettre de faire des recherches rapidement, facilement et à peu de frais sur les demandes en cours ou passées. Les représentations du Conseil du Trésor ont mis en évidence plusieurs facteurs qui ont été considérés avant de prendre la décision d’éliminer l’exigence de mettre à jour le SCDAI.  Au cœur des considérations du SCT est le fait que le système avait une valeur limitée pour les institutions fédérales et que l’information demeurait disponible directement des institutions fédérales.

Bien que le SCDAI n’ait pas été conçu à l’origine pour usage public, l’information contenue dans cette base de données suscite un intérêt public important et soutenu, comme en atteste la création des sites web non-gouvernementaux Online Democracy et CAIRS.info. Nous sommes d’avis que les progrès technologiques permettent aux institutions fédérales d’aller beaucoup plus loin pour donner accès à l’information qu’elles détiennent.

L’élimination de l’exigence de mettre à jour l’information présentée dans le SCDAI a eu pour effet pratique d’éliminer une source centrale d’information sur les demandes reçues par les institutions fédérales. Cependant, cette information reste toujours disponible auprès des institutions fédérales. Par conséquent, le Commissariat n’a pu conclure que le changement de politique constituait un refus d’accès aux termes de la Loi.

Néanmoins, afin de régler la question et faciliter la diffusion de l’information gouvernementale, nous avons recommandé au président du Conseil du Trésor d’élaborer et mettre en place une pratique visant à exiger des institutions qu’elles affichent sur leurs sites Web une liste des demandes d’accès reçues. Nous avons également recommandé au SCT de mettre au point une fonction de recherche centrale pour permettre au public d’interroger ces listes. Par ailleurs, le Commissariat a recommandé au président de consulter les demandeurs et le public en général pour obtenir leurs commentaires compte tenu de leurs points de vue sur l’utilité d’un tel outil.

Nous notons que quelques institutions fédérales affichent déjà sur leurs sites Web les listes de demandes d’accès complétées, à savoir la Défense nationale, l’Agence de promotion économique du Canada Atlantique et le Commissariat à l’information.

En réponse aux recommandations, le président du Conseil du Trésor a indiqué que le SCT allait consulter les institutions fédérales et entreprendre une analyse des besoins en ressources associés aux recommandations. Ces consultations ont déjà débuté.

Compte tenu des discussions avec le SCT, le Commissariat constate une ouverture quant au bien-fondé de mettre en place une pratique visant à la publication des demandes d’accès. Par ailleurs, le SCT a pris un rôle de leadership auprès des institutions fédérales en affichant une liste mensuelle des sommaires des demandes d’accès complétées par le Secrétariat. Le Commissariat a bon espoir que le SCT donnera suite aux recommandations à l’échelle pangouvernementale. Le Commissariat a conclu son enquête et va continuer à suivre les progrès du SCT en vue de trouver une solution de remplacement convenable au SCDAI.