Prorogations de délai et avis en vertu de l'alinéa 9(1)a) et du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information

La présente note d'information indique aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information les facteurs que le Commissariat à l'information du Canada (CI) peut prendre en considération pour interpréter les dispositions relatives aux prorogations de délai et pour examiner les avis en vertu de l'alinéa 9(1)a) et du paragraphe 9(2) de la Loi, respectivement. Cette note a également pour but d'aider les fonctionnaires des institutions comme ceux du Commissariat à examiner et à rédiger les motifs justifiant les prorogations de délai et les documents connexes dans le cadre d'une enquête sur une plainte. Il s'agit à la limite d'utiliser des critères pertinents et d'obtenir de meilleurs documents pour faciliter et accélérer toute enquête entreprise à la suite d'une plainte d'un demandeur ou de la commissaire.

Contexte

Dans ses enquêtes comme dans ses rapports annuels au Parlement et ses fiches de rendement des institutions, le Commissariat voit invariablement dans l'abus des prorogations de délai une cause majeure des retards qui empêchent de donner suite aux demandes d'accès à l'information. L'alinéa 9(1)a) - qui prévoit une prorogation quand une demande exige de trouver de nombreux dossiers ou de faire des recherches dans ces dossiers, ce qui entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution - est appliqué de façon inégale, à cause des diverses interprétations données à la notion de « volume important » et, souvent, des efforts de l'institution pour gérer sa charge de travail.

Selon le paragraphe 9(2), quand la prorogation de délai dépasse 30 jours, le responsable de l'institution doit en aviser le Commissariat en même temps que la personne qui a fait la demande. Le Commissariat a constaté que le non-respect de cette disposition est un problème chronique.

Dans les Fiches de rendement 2008-2009 : Hors délais, la commissaire s'est engagée à préciser la manière dont le Commissariat interprète l'alinéa 9(1)a), à élaborer un modèle ou formulaire Web pour aider les institutions à respecter les exigences du paragraphe 9(2) et à désigner un fonctionnaire chargé d'examiner les avis de prorogation de délai. La présente note d'information explique la manière dont le Commissariat interprète et applique l'alinéa 9(1)a)et propose un modèle ou formulaire Web à utiliser dans le processus de notification en vertu du paragraphe 9(2).

Prorogations de délai en vertu de l'alinéa 9(1)a)

Selon l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information, une institution fédérale peut proroger le délai de 30 jours pour répondre à une demande quand l'observation de ce délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande. Au cours de ses enquêtes, le Commissariat a relevé plusieurs problèmes concernant l'interprétation des termes « grand nombre de documents demandés », « ampleur des recherches à effectuer » et « entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution ».

Déterminer le sens des termes « grand nombre de documents demandés » et « ampleur des recherches à effectuer »

Pour le Commissariat, 1 000 pages de documents ou plus constituent un grand nombre de documents. Lorsqu'il y a moins de pages, il demande à l'institution de justifier sa notion de ce qu'est un grand volume de documents. Cependant, le nombre de pages est un critère inspiré des normes archivistiques en vigueur avant l'implantation des systèmes de gestion des documents électroniques dans l'ensemble du gouvernement. Donc même si le nombre de pages demeure un facteur important, le Commissariat peut évaluer les prorogations de délai sur une base plus large, au cas par cas, en accordant plus d'importance aux facteurs contextuels dans son évaluation.

Les facteurs que le Commissariat considère dans ses enquêtes sur les prorogations de délai peuvent entre autres comprendre les suivants :

(Veuillez suggérer tout autre facteur possible.)

  • la période nécessaire pour déterminer la portée de la demande et les secteurs de programme susceptibles de détenir les documents recherchés;
  • l'estimation du nombre de pages et/ou de documents pertinents à la demande, par rapport au nombre de jours nécessaires pour traiter ces documents;
  • le format plus ou moins standard et à jour des documents;
  • la facilité plus ou moins grande avec laquelle on peut examiner les documents [p. ex. dans le cas de volumineux imprimés d'ordinateur, l'examen d'une ou de deux pages peut permettre de trouver une méthode uniforme pour toutes les pages];
  • l'existence de demandes antérieures pour obtenir les mêmes documents ou des documents analogues;
  • le nombre de systèmes de gestion de documents à consulter;
  • le nombre de fonctionnaires participant à la recherche;
  • l'accessibilité des documents [p. ex. documents dispersés un peu partout].

IMPORTANT - Le Commissariat n'accepte pas qu'une institution invoque l'insuffisance de son système de gestion des documents pour justifier une prorogation de délai. En outre, même s'il a déjà considéré le nombre moyen de documents qu'une institution traite normalement en 30 jours comme une indication de ce qui constitue un nombre important de documents, ce facteur aura peu de poids dans une enquête si le Commissariat estime que l'institution a un rendement inférieur à la norme.

Définir ce qu'est une entrave sérieuse au fonctionnement de l'institution

L'autre critère énoncé à l'alinéa 9(1)a)concerne la possibilité que l'observation du délai de 30 jours entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution. Les facteurs que le Commissariat considère dans ses enquêtes sur les prorogations de délai peuvent entre autres comprendre les suivants :

(Veuillez suggérer tout autre facteur possible.)

  • la nature et l'ampleur de l'entrave;
  • la mesure dans laquelle l'expertise pertinente que possède le bureau de première responsabilité (BPR) sera détournée au détriment des fonctions essentielles de ce bureau;
  • la mesure selon laquelle, pour répondre à la demande, il faudrait y consacrer tant de ressources de l'AIPRP que le traitement des autres demandes en souffrirait.

D'ordinaire le Commissariat ne considère pas le manque temporaire de ressources (dû par exemple à des congés, à des pannes d'électricité ou à des événements spéciaux) comme une raison valable de demander une prorogation de délai. Cependant, le manque de ressources pourra être pris en compte dans certaines circonstances exceptionnelles, à juger au cas par cas. Dans de telles circonstances, on pourra demander à l'institution de démontrer qu'elle s'efforce de régler son problème de ressources.

Avis du droit de se plaindre

Aux termes du paragraphe 9(1), l'institution doit envoyer à la personne qui a fait la demande un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissariat à l'information. La plainte doit être déposée dans les 60 jours suivant la date où la personne a reçu l'avis. Les directives sur les délais de présentation d'une plainte figurent à l'adresse suivante : http://www.oic-ci.gc.ca/fra/inv-inv_pd-dp_timeframe-complaint-atia-temps-plaintes-atia.aspx

Enquêtes

Les listes de facteurs précitées ne sont aucunement exhaustives. Elles donnent des exemples de la manière dont le Commissariat peut aborder les enquêtes sur les prorogations de délai. En fin de compte, il incombe à l'institution de démontrer que tous les éléments des critères sont respectés et que la prorogation de délai est justifiée.

Lors des enquêtes, le Commissariat pourra mieux établir la validité des prorogations s'il dispose de documents détaillés. Dans les cas où il s'interroge sur la durée d'une prorogation, il peut demander à l'institution de lui fournir des plans de travail détaillés pour justifier la demande. Au besoin il peut même collaborer avec elle pour établir une nouvelle date de réponse.

Si l'institution respecte tous les critères énoncés à l'alinéa 9(1)a)et si elle a avisé la personne qui a fait la demande de prorogation dans les 30 jours requis suivant la réception de la demande, le Commissariat conclut que la prorogation de délai est légitime.

Avis de prorogation en vertu du paragraphe 9(2)

En vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information, lorsque la prorogation de délai visée au paragraphe (1) dépasse 30 jours, le responsable de l'institution fédérale en avise en même temps le Commissaire à l'information et la personne qui a fait la demande.

Les institutions ont l’option d’envoyer les avis par la poste, par télécopieur ou par courriel (un formulaire Web n’est pas encore disponible).

Il est proposé d’inclure l’information suivante dans vos avis :

  • la date de la demande;
  • la date à laquelle la demande remplie est parvenue à l'institution;
  • le numéro de dossier de l'institution;
  • le texte de la demande;
  • la date à laquelle l'avis de prorogation est envoyé à la personne qui a fait la demande;
  • la raison invoquée en vertu de l'article 9 (préciser le paragraphe) pour demander la prorogation;
  • la durée de la prorogation;
  • l'avis du droit de se plaindre au Commissariat (inclus).

La Commissaire désignera un fonctionnaire chargé d'examiner les avis de prorogation de délai et de compiler des statistiques mensuelles, semestrielles et annuelles sur la manière dont l'ensemble des systèmes et des institutions se conforment au paragraphe 9(2). Ces statistiques seront affichées sur le site Web du Commissariat.