Prorogations de délai en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information

Note d'information

La présente note d'information a pour objet d'informer les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information des facteurs que le Commissariat à l'information du Canada prend généralement en considération lorsqu'il interprète l'alinéa 9(1)a) de la Loi dans le cadre d'une enquête faisant suite à une plainte. Cette disposition permet aux institutions de proroger le délai prévu pour répondre à une demande « d'une période que justifient les circonstances » dans les cas où l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer.

Cette note a également pour but d'aider les fonctionnaires des institutions et du Commissariat à examiner et à rédiger les motifs justifiant les prorogations de délai et les documents connexes au cours des enquêtes. L'utilisation de critères pertinents et de meilleurs documents facilitera et accélérera toute enquête entreprise à la suite d'une plainte d'un demandeur ou émanant de la commissaire.

Contexte

Au cours de ses enquêtes tout comme dans ses rapports annuels au Parlement et ses fiches de rendement des institutions, le Commissariat a observé que l'utilisation inappropriée des prorogations de délai est une cause majeure des retards dans le traitement des demandes d'accès à l'information. L'alinéa 9(1)a) - qui permet une prorogation quand une demande exige de trouver un grand nombre de documents ou de faire beaucoup de recherches et entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution - est appliqué de façon inégale, à cause des diverses interprétations données à l'expression « un grand nombre » et, souvent, des efforts des institutions pour gérer leur charge de travail.

Dans le rapport intitulé Fiches de rendement 2008-2009 : Hors délais, la commissaire s'est engagée à préciser la manière dont le Commissariat interprète l'alinéa 9(1)a). La présente note d'information explique donc comment le Commissariat interprète et applique cette disposition.

Prorogations de délai en vertu de l'alinéa 9(1)a)

En vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information, une institution fédérale peut proroger le délai de 30 jours pour répondre à une demande quand l'observation de ce délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande. Au cours de ses enquêtes, le Commissariat a relevé plusieurs problèmes concernant l'interprétation des expressions « grand nombre de documents », « ampleur des recherches à effectuer » et « entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution ».

Déterminer le sens de l'expression « grand nombre de documents »

Pour le Commissariat, 1 000 pages de documents ou plus constituent un grand nombre de documents. Lorsqu'il y a moins de pages, le Commissariat demande à l'institution de justifier pourquoi elle soutient qu'il y a un grand nombre de documents. Même si le nombre de pages demeure un indicateur important du volume, le Commissariat peut évaluer les prorogations de délai de manière plus large, au cas par cas, en accordant plus d'importance aux facteurs contextuels.

Dans le Rapport de mise en œuvre no 67 (17 septembre 1999), le Secrétariat du Conseil du Trésor indique que le nombre moyen de documents qu'une institution traite normalement en 30 jours pourrait servir d'indication de ce qui constitue un grand nombre de documents. Bien qu'il puisse être pris en considération dans certains cas, ce facteur aura peu de poids dans une enquête si le Commissariat estime que l'institution a un rendement inférieur à la norme.

Déterminer le sens de l'expression « ampleur des recherches à effectuer »

Par le passé, pour déterminer l'ampleur des recherches à effectuer, on calculait d'abord le nombre de pages des documents papier. Aujourd'hui, bien qu'une recherche électronique puisse permettre de trouver rapidement des documents sur un sujet, il faut tout de même les examiner manuellement pour en évaluer la pertinence.

Les facteurs que le Commissariat peut prendre en considération dans ses enquêtes sur les prorogations de délai pour évaluer l'ampleur des recherches à effectuer sont notamment les suivants :

  • le format plus ou moins standard et à jour des documents [p. ex. la production du document exige l'utilisation d'un logiciel inusité ou d'un matériel désuet];
  • la facilité plus ou moins grande avec laquelle on peut examiner et évaluer la pertinence des documents [p. ex. dans le cas de volumineux imprimés d'ordinateur, l'examen d'une ou de deux pages peut permettre de trouver une méthode uniforme pour toutes les pages];
  • l'existence de demandes antérieures pour obtenir les mêmes documents ou des documents analogues;
  • le nombre de systèmes de gestion de documents à consulter;
  • le nombre de personnes participant à la recherche;
  • l'accessibilité des documents [p. ex. documents dispersés un peu partout].

Il importe de noter que, par le passé, le Commissariat n'a pas accepté qu'une institution invoque le manque chronique de ressources ou les lacunes de son système de gestion des documents pour justifier une prorogation de délai.

Déterminer le sens de l'expression « entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution »

L'autre critère énoncé à l'alinéa 9(1)a)concerne la possibilité que l'observation du délai de 30 jours entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution. Les facteurs que le Commissariat peut considérer dans ses enquêtes sur les prorogations de délai sont notamment les suivants :

  • la nature et l'ampleur de l'entrave;
  • la mesure dans laquelle l'expertise pertinente que possède le bureau de première responsabilité (BPR) sera détournée au détriment des fonctions essentielles de ce bureau;
  • la mesure selon laquelle, pour répondre à la demande, il faudrait y consacrer tellement de ressources institutionnelles que le traitement des autres demandes en souffrirait.

Dans ses enquêtes, le Commissariat n'a pas considéré le manque temporaire de ressources (dû par exemple à des congés, des congés personnels prolongés, des pannes d'électricité ou des événements spéciaux) comme une raison valable de demander une prorogation de délai. Cependant, le manque de ressources pourrait être pris en compte dans certaines circonstances exceptionnelles, à évaluer au cas par cas. Dans ces situations, on pourrait demander à l'institution de démontrer qu'elle s'efforce de régler son problème de ressources.

Avis du droit de se plaindre

Aux termes du paragraphe 9(1), l'institution doit envoyer à la personne qui a fait la demande un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissariat à l'information. La plainte doit être déposée dans les 60 jours suivant la date où la personne a reçu l'avis. Les directives sur les délais de présentation d'une plainte figurent à l'adresse suivante : http://www.oic-ci.gc.ca/fra/inv-inv_pd-dp_timeframe-complaint-atia-temps-plaintes-atia.aspx .

Enquêtes

Les listes de facteurs précitées ne sont aucunement exhaustives. Elles donnent des exemples de la manière dont le Commissariat peut aborder les enquêtes sur les prorogations de délai. En fin de compte, il incombe à l'institution de démontrer que tous les éléments des critères sont respectés et que la prorogation de délai est justifiée.

Le paragraphe 9(1) de la Loi prescrit que les institutions peuvent proroger le délai d'une « période que justifient les circonstances ». Dans les cas où le Commissariat considère que le délai n'est pas justifié, il peut demander à l'institution de lui fournir des plans de travail détaillés pour appuyer sa justification. Au besoin, il pourra également collaborer avec l'institution pour fixer des dates de réponses plus rapprochées compte tenu du travail à accomplir.

Si l'institution respecte tous les critères énoncés à l'alinéa 9(1)a)et si elle a avisé la personne qui a fait la demande de la prorogation dans les 30 jours suivant la réception de la demande, le Commissariat conclura, en l'absence d'autres faits défavorables, que la prorogation de délai est légitime.

Note d'information

Prorogations de délai en vertu du paragraphe 9(2)
de la Loi sur l'accès à l'information

La présente note d'information vise à proposer aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information l'utilisation d'un modèle en vue d'informer le commissaire à l'information des prorogations de délais pour répondre à une demande d'accès. En vertu du paragraphe 9(2) de la Loi, lorsque la prorogation de délai visée au paragraphe (1) dépasse 30 jours, le responsable de l'institution fédérale en avise en même temps le commissaire à l'information et la personne qui a fait la demande.

Contexte

Au cours de ses enquêtes, tout comme dans ses rapports annuels au Parlement et ses fiches de rendement des institutions, le Commissariat a relevé des cas où des institutions ne se sont pas conformées aux exigences en matière d'avis prévues au paragraphe 9(2). Pour tenir compte de cette question et favoriser une réduction du nombre de plaintes relatives aux prorogations, la commissaire s'est engagée dans le rapport intitulé Fiches de rendement 2008‑2009 : Hors délais à élaborer et à mettre en œuvre un modèle électronique visant à faciliter le processus d'avis pour les institutions. De plus, elle s'est engagée à affecter un membre du personnel du Commissariat à l'examen des avis et à la rédaction de rapports sur la durée des prorogations dans l'ensemble du système.

À l'heure actuelle, il est fréquent que les institutions fassent parvenir à la commissaire, en guise d'avis, une copie de la lettre de prorogation envoyée à la personne qui a fait la demande. Cette pratique a le désavantage de divulguer inutilement des renseignements personnels à propos de cette dernière. Même s'il demeure possible d'envoyer un avis sur support papier, certaines institutions ont demandé qu'on élabore une façon de transmettre cette information au Commissariat sur support électronique.

Modèle

Le modèle électronique que propose le Commissariat vise à aider les institutions à respecter les exigences en matière d'avis de prorogation des délais. Il sera affiché sur le site Web du Commissariat. Tout sera mis en œuvre pour assurer l'interopérabilité entre la fonction envoi des avis et les systèmes de diffusion Web et de gestion électronique des cas des institutions, afin que celles-ci puissent communiquer de l'information de manière sûre et uniforme au Commissariat.

Les catégories d'information dont on dresse la liste dans le modèle sont conformes à celles qui sont généralement remises à la personne qui a fait la demande et au Commissariat. Plus important encore, l'information est conforme à l'intention de « l'obligation de prêter assistance » prévue au paragraphe 4(2.1) de la Loi et au principe 3 portant sur l'assistance aux auteurs de demandes qu'on trouve à l'annexe C de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, publiée par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce principe exige que les institutions puissent « fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada ».

Le modèle Web servant à transmettre les avis de prorogation comprend les renseignements suivants :

  • la date de la demande d'accès;
  • la date à laquelle la demande dûment remplie est parvenue à l'institution;
  • le numéro de dossier de l'institution;
  • le texte de la demande;
  • la date à laquelle l'avis de prorogation est envoyé à la personne qui a fait la demande;
  • la raison invoquée en vertu de l'article 9 (préciser le paragraphe) pour demander la prorogation;
  • la durée de la prorogation;
  • l'avis du droit de se plaindre au Commissariat.

La commissaire à l'information a désigné un membre du personnel chargé d'examiner les avis de prorogation de délai et de compiler des statistiques trimestrielles et annuelles sur la conformité des systèmes et des institutions au paragraphe 9(2). Ces données seront publiées sur le site Web du Commissariat.