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1. Il incombe aux employés du Centre des dossiers de sauvegarder tous les documents officiels.
Vrai
Faux
Mauvaise réponse – Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure d’offrir des preuves documentaires de ses activités, tous les fonctionnaires fédéraux doivent s’assurer de sauvegarder et de gérer les documents officiels.
Bonne réponse!
2. Les documents officiels sont les documents traités dans l’exercice des fonctions par les fonctionnaires fédéraux.
Vrai
Faux
Mauvaise réponse – Un document officiel sert de preuve documentaire des activités d’un ministère. De nombreux renseignements traités dans l’exercice des fonctions n’ont pas le statut de document officiel étant donné qu’ils sont requis pendant une courte période seulement, pour exécuter une tâche courante (documents éphémères).
Bonne réponse!
3. Si un document est considéré comme un document éphémère, il peut être supprimé sans aucune autre considération.
Vrai
Faux
Mauvaise réponse – Il est illégal de supprimer un document ou un message électronique lorsque le Ministère a reçu ou prévoit recevoir une demande officielle d’AIPRP.
Bonne réponse!
4. Ne serait il pas logique de tout sauvegarder pour éviter de détruire accidentellement un document officiel?
Vrai
Faux
Mauvaise réponse – Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure d’appuyer ses systèmes d’information et de produire aisément des données pertinentes sur demande, tous les fonctionnaires fédéraux devraient supprimer rapidement les documents éphémères et les renseignements personnels. Cependant, en cas de doute quant à la nature d’un document, il est préférable de le garder.
Bonne réponse!
5. Les documents officiels peuvent prendre une forme autre qu’un document sur support papier.
Vrai
Faux
Bonne réponse!
Mauvaise réponse– Les documents peuvent prendre diverses formes, notamment le papier, les fichiers électroniques, les microfiches, le vinyle, les bandes magnétiques, le tissu, etc..
6. Les commentaires et les articles de correspondance personnels ne sont pas visés par les demandes d’AIPRP.
Vrai
Faux
Mauvaise réponse – Tous les documents, quel que soit le support utilisé et peu importe s’ils renferment des commentaires personnels, sont visés par les demandes d’AIPRP. Par ailleurs, il est illégal de supprimer des commentaires personnels contenus dans des documents visés par une demande d’AIPRP.
Bonne réponse!
7. Il n’est pas nécessaire d’envoyer tous les documents sur papier au Centre des documents.
Vrai
Faux
Bonne réponse!
Mauvaise réponse – Tant que les documents sont classés et mis à jour, ils peuvent être conservés à l’endroit où ils ont été créés et où ils sont nécessaires. Les documents sur support papier qui ne sont plus utilisés peuvent être transférés au Centre des documents.
8. Je peux sauvegarder des documents officiels sur support papier renfermant des signatures dans mon propre bureau, à condition qu’ils soient dûment classés.
Vrai
Faux
Mauvaise réponse – Les originaux d’ententes financières et juridiques et les autres documents exigeant une signature doivent être conservés par le Centre des documents du Ministère.
Bonne réponse!
9. Les documents sur support électronique devraient, idéalement, être conservés dans un dépôt central.
Vrai
Faux
Bonne réponse!
Mauvaise réponse – Les documents électroniques devraient idéalement être conservés dans un dépôt central comme un système de gestion des documents électroniques et des dossiers (SGEDD, SGDDI). En l’absence d’un tel dépôt, on peut utiliser les unités partagées en réseau pour sauvegarder et partager des documents.