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Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (anciennement Affaires indiennes et du Nord Canada)

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) est responsable d'aider le gouvernement à respecter ses obligations et ses engagements envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis ainsi qu'à remplir ses responsabilités constitutionnelles dans le Nord. AADNC soutient les Autochtones et les résidents du Nord dans leurs efforts pour améliorer leur bien-être social et leur prospérité économique, pour établir des collectivités saines et plus durables, et pour participer plus pleinement au développement politique, social et économique du Canada.

Évaluation : F

(C en 2008-2009)

  • AADNC a connu un piètre rendement en 2010-2011, malgré une diminution globale de sa charge de travail. Il a traité près de la moitié des nouvelles demandes qu'il a reçues après le délai qu'il avait fixé, et le délai moyen de traitement d'une demande était de 128 jours. En 2010-2011, le Commissariat à l'information (Commissariat) a reçu plus de trois fois plus de plaintes contre AADNC qu'en 2008-2009. Plus de la moitié de ces plaintes étaient reliées à un retard.
  • La coordonnatrice de l'accès à l'information actuellement en place a expliqué ce faible rendement par plusieurs facteurs, tels le roulement et l'inexpérience du personnel et le fait que les analystes de l'accès se voyaient confier du travail autre que le leur, comme répondre aux demandes de renseignements personnels et aux questions au sujet du statut d'Indien.
  • Comme AADNC n'a pas répondu de façon satisfaisante à quatre des cinq recommandations émises par le Commissariat en 2008-2009, le Commissariat réitère ses recommandations et en ajoute de nouvelles pour obtenir les améliorations nécessaires (voir ).
En bref
2008-2009 2010-2011
Nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent 80 100
Nombre de nouvelles demandes 378 312
Nombre de demandes traitées 373 278
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées 115 999 73 348
Taux de présomption de refus 11,6 %* 51 %*
Délai moyen de traitement des demandes (en jours) 102 128
Nombre de demandes de consultation reçues 139 135
Pourcentage des avis de prorogation requis envoyés au Commissariat <85 % <85 %
Nombre de plaintes déposées au Commissariat 13 47
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat 6** 18**
Nombre d'équivalents temps plein affectés aux opérations d'accès à l'information, à la fin de l'exercice financier 13 10,95
Suivi des recommandations de 2008-2009

Leadership............................................................... N'a pas répondu aux attentes

Taux de présomption de refus............... N'a pas répondu aux attentes

Gestion des documents................................. A répondu aux attentes

Avis de prorogation de délai..................... N'a pas répondu aux attentes

Délai moyen de traitement........................ N'a pas répondu aux attentes

Voir les détails dans le texte de la fiche de rendement. Pour le texte complet des recommandations et la réponse de l'institution, voir.

* Pourcentage des demandes reportées et des nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information. (Voir l'annexe B pour la formule utilisée par le Commissariat pour calculer ce taux.)

* * Une plainte est résolue lorsque le Commissariat estime qu'elle est fondée et que l'institution la règle à la satisfaction de la commissaire. Le nombre de plaintes indiqué ici est en date du mois de novembre 2011. Par conséquent, le chiffre pour 2008-2009 peut différer de celui publié dans la fiche de rendement de 2008-2009.

Fiche de rendement

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a commencé à participer au processus des fiches de rendement en 2008-2009, et il avait alors reçu la note « C ». Depuis lors, son rendement au chapitre de l'accès à l'information s'est nettement dégradé, malgré une réduction de sa charge de travail. L'institution a traité près de la moitié des nouvelles demandes qu'elle a reçues en 2010-2011 après le délai (30 jours ou prolongé) qu'elle avait fixé, et le délai moyen de traitement d'une demande était de 128 jours. En 2010-2011, le Commissariat à l'information a reçu trois fois plus de plaintes contre AADNC qu'en 2008-2009. Plus de la moitié de ces plaintes portaient sur un retard (18 plaintes concernaient une présomption de refus et 10 autres concernant une prorogation de délai).

Plusieurs facteurs ont pu contribuer à ce piètre rendement en 2010-2011. Il y a eu un roulement de personnel considérable au sein de la division responsable de l'accès à l'information, qui comptait déjà plusieurs postes vacants en 2008-2009. Cependant, AADNC comptait 10,95 équivalents temps plein qui se consacraient aux questions d'accès en 2010-2011, ce qui donne environ 30 nouvelles demandes par an pour chaque membre du personnel. Le Commissariat estime que ce ratio est raisonnable.

AADNC a aussi indiqué que les analystes de l'accès ont consacré une partie de leur temps à des dossiers de renseignements personnels et autres pendant la période de référence, puisqu'il n'y avait pas d'analystes désignés à la protection des renseignements personnels. C'est important, car on a rapporté que les avocats des requérants dans le dossier des pensionnats indiens conseillaient à leurs clients de demander leur dossier par le processus d'accès aux renseignements personnels, ce qui a alourdi la charge de travail de la division. Les membres du personnel de l'accès à l'information se chargeaient aussi d'autres tâches comme répondre aux demandes de vérification du statut d'Indien.

Les analystes d'AADNC, a-t-on aussi expliqué, manquaient d'expérience en matière d'accès à l'information. Ils avaient été recrutés dans des postes d'analystes à partir de répertoires collectifs de candidats ayant les compétences requises, mais pas nécessairement l'expérience adéquate pour mettre en application la Loi sur l'accès à l'information.

Suite aux recommandations de 2008-2009, AADNC a commencé à rapporter hebdomadairement les activités en matière d'accès à l'information à la haute direction. AADNC a aussi dit que les ententes de gestion du rendement de la coordonnatrice et de certains cadres supérieurs comprennent désormais le respect de la Loi sur l'accès à l'information.

Malgré le rendement insatisfaisant d'AADNC en 2010-2011, l'institution a réduit ses arriérés de demandes de longue date de 150 à 55, à la fin de la période de référence. Pour ce faire, elle a eu recours à des consultants, qu'elle remplacera toutefois en embauchant du personnel permanent pour pourvoir environ 16 postes. AADNC s'est aussi doté d'un plan d'amélioration de ses opérations en accès à l'information. Par ailleurs, l'institution a commencé à mettre en ligne des résumés des demandes d'accès traitées, bien avant que le Secrétariat du Conseil du Trésor ne l'exige.

En juillet 2011, AADNC a embauché une nouvelle coordonnatrice de l'accès à l'information au niveau de la haute direction en vue de revitaliser le programme et d'en rehausser la visibilité au sein de l'institution. Les responsables font état de progrès considérables, dont l'élimination des arriérés, un taux de conformité nettement amélioré, un accroissement de la formation et l'appui de la haute direction.

Suivi des recommandations de 2008-2009

Le Commissariat a fait cinq recommandations à AADNC dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument les développements qui s'en sont suivi au sein de l'institution. (Pour le texte complet des recommandations et la réponse de l'institution, voir.)

  1. Lors du dépôt des recommandations, AADNC avait convenu avec le Commissariat que le sous-ministre et le ministre devaient exercer leur leadership pour établir une culture de conformité à AADNC, et s'est engagé à chercher plus activement à améliorer ses mesures de responsabilisation. Malgré certains progrès à cet égard, le rendement d'AADNC a considérablement régressé en 2010-2011. S'appuyant sur les observations qu'il a faites depuis qu'il prépare ses fiches de rendement, le Commissariat est d'avis que des résultats tangibles, comme une réduction des taux de présomption de refus, sont un indice éloquent de l'engagement de la direction envers la fonction d'accès à l'information.
  2. AADNC s'est engagé à réduire son taux de présomption de refus, et à n'appliquer des prorogations de délai que pour des raisons légitimes, plutôt que pour être en mesure de répondre dans les délais impartis. AADNC n'a pas réussi à réduire son taux de présomption de refus – qui, de fait, a augmenté de près de 40 points depuis 2008-2009. En outre, le nombre et la proportion des nouvelles demandes pour lesquelles AADNC a demandé des prorogations ont augmenté dans les deux cas.
  3. Pour ce qui est de la gestion des documents, la coordonnatrice de l'accès, actuellement en poste, a expliqué que le système de gestion des demandes d'accès à l'information, le dépôt des documents électroniques et les politiques de gestion de l'information d'AADNC sont en place depuis 2005. Ensemble, ils ont considérablement facilité la récupération d'information. Par conséquent, AADNC indique que la gestion des documents n'est plus un obstacle de taille au succès du programme d'accès à l'information.
  4. En 2008-2009, AADNC avait envoyé moins de 85 % des avis de prorogation qu'il avait prises pour plus de 30 jours. En 2010-2011, le nombre d'avis informant le Commissariat des prorogations prises a augmenté, sans atteindre la norme de 85 % fixée par le Commissariat pour obtenir un rendement acceptable sur ce point.
  5. Suite à la recommandation engageant AADNC à réduire son délai moyen de traitement des demandes, AADNC a dit qu'il effectuerait une analyse de sa charge de travail pour voir comment les demandes sont traitées et comment il pourrait accroître son efficacité. Il a dit que cela s'inscrivait dans le cadre d'efforts continus de surveillance. Ces efforts n'ont pas porté fruit, puisque le délai moyen de traitement est passé de 102 jours en 2008-2009 à 128 jours en 2010-2011.

Charge de travail liée à l'accès à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce graphique montre la distribution de la charge de travail d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada pour les trois exercices financiers commençant en 2008-2009. De 2008-2009 à 2010-2011, l'institution a vu sa charge de travail diminuer de 8 %. Elle a reçu 17 % de moins de demandes d'accès et 3 % de moins de demandes de consultation, tandis que le nombre de demandes que l'institution a reportées de l'exercice financier précédent a augmenté d'un quart. Le nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées a chuté de 37 %.

Access to information workload, 2008–2009 to 2010–2011

Version texte de ce graphique

Délai de traitement des nouvelles demandes en 2008-2009 et 2010-2011

Entre 2008-2009 et 2010-2011, la proportion de nouvelles demandes d'accès à l'information qu'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a traitées dans les délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information est passée de 92 % à 54 %. Les autres demandes ont été traitées en retard : 21 demandes en 2008-2009 et 94 en 2010-2011. Le Commissariat à l'information déplore, d'abord, que l'inventaire des demandes traitées en retard ait plus que quadruplé et, ensuite, qu'AADNC ait mis plus de temps à les traiter – en particulier que le nombre de demandes dont le traitement a pris plus de 90 jours après la date d'échéance soit passé de 4 à 32.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Ce graphique montre le nombre et la durée des prorogations de délai qu'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a dit avoir prises en 2008-2009 et en 2010-2011. L'institution a fourni ces renseignements dans les avis qu'elle a envoyés au Commissariat à l'information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information. AADNC a envoyé moins de 85 % de ces avis en 2008-2009, le Commissariat avait alors recommandé qu'AADNC améliore son rendement sur ce point. Bien que l'institution ait envoyé plus d'avis en 2010-2011, elle ne s'est pas conformée à la norme de 85 % du Commissariat pour obtenir un rendement acceptable sur ce point. Le Commissariat note l'augmentation du nombre de longues prorogations qu'AADNC a prises en 2010-2011.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Ces graphiques montrent le nombre et l'issue de deux types de plaintes déposées contre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009 : plaintes concernant la présomption de refus (demandes d'accès à l'information dont AADNC a retardé le traitement au-delà des délais – 30 jours et prorogés – prescrits par la Loi sur l'accès à l'information) et plaintes concernant l'utilisation par AADNC des prorogations autorisées par la Loi. Le nombre des deux types de plaintes contre AADNC a augmenté depuis 2008-2009.

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Version texte de ce graphique

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l'information juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce tableau présente le nombre et l'issue des plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009. Les 13 plaintes de 2008-2009 étaient moins nombreuses que celles de l'année précédente; par contre, le nombre de plaintes a plus que triplé en 2010-2011, atteignant 47 plaintes. Les plaintes d'ordre administratives, qui comprennent les plaintes au sujet des présomptions de refus, des frais à payer et des prorogations, sont de plus en plus nombreuses.   

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011
Résolues* Non fondées Abandonnées En suspens TOTAL
2008–2009
Administratives 4 2 1 0 7
Refus 2 0 4 0 6
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 6 2 5 0 13
2009-2010
Administratives 17 1 2 1 21
Refus 2 0 1 4 7
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 1 0 1
Total 19 1 4 5 29
2010–2011
Administratives 17 2 9** 9 37
Refus 1 0 1 8 10
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 18 2 10 17 47

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

* * En 2010-2011, le Commissariat a commencé à classer différemment l'issue des plaintes. Cette année-là, il y a eu deux plaintes diverses classées dans la nouvelle catégorie Réglées, qui comprend les plaintes concernant des erreurs mineures, réglées à la satisfaction de la commissaire sans qu'elle émette de recommandation. Pour les besoins du rapport, ces plaintes ont été classées dans la catégorie Abandonnées.

Recommandations de 2010-2011

Compte tenu du piètre rendement d'AADNC en 2010-2011 et du fait qu'il n'a pas répondu de façon satisfaisante à quatre des cinq recommandations émises par le Commissariat en 2008-2009, le Commissariat réitère les mêmes recommandations sur ces points, et en ajoute de nouvelles pour obtenir les améliorations nécessaires.

1.  Le Commissariat à l'information recommande que le ministre et le sous-ministre d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada assument un fort leadership pour établir une culture de conformité dans l'ensemble de l'institution.

RÉPONSE : Bien qu'AADNC soit conscient des inquiétudes du Commissariat quant aux chiffres du Ministère pour la période en question (2010-2011), il importe de noter que les huit recommandations formulées ne sont plus pertinentes, puisqu'elles visent cette période seulement. Par conséquent, les réponses d'AADNC détaillent à la fois le rendement actuel du Ministère et les mesures qu'il a prises en 2010-2011 et 2011-2012 pour arriver là où il en est.

Dès janvier 2010, le Ministère a commencé à mettre en œuvre des mesures correctives, qui lui ont permis d'atteindre le taux de conformité actuel de 100 %. Dès qu'il a reçu les recommandations que le Commissariat avait faites dans sa fiche de rendement de 2008-2009, le sous-ministre y a donné suite en développant et mettant en œuvre un plan d'action pour éliminer les irritants et les problèmes systémiques empêchant la conformité. Comme en faisait état sa réponse du 19 janvier 2010 au Commissariat, cela comprenait la responsabilisation vis-à-vis de la haute direction et de la haute direction, l'application plus fréquente de prorogations pour éviter les présomptions de refus, l'analyse de la charge de travail, l'envoi des copies de tous les avis de prorogation au Commissariat, et l'intensification de notre formation. Les mesures proposées dans le plan d'action ont été mises en œuvre en 2010-2011.

En outre, la haute direction a pris des mesures énergiques pour appliquer le plan tout en effectuant l'analyse de la charge de travail pour mars 2010. La haute direction a aussi pris la responsabilité directe de l'examen, de l'évaluation et de la détermination d'une ligne de conduite pour tous les dossiers arriérés, ce qui a permis d'éponger tous les arriérés pour le troisième trimestre de 2011-2012. Malheureusement, l'élimination complète des arriérés de vieilles demandes a eu pour conséquence prévisible de gonfler le taux de présomption de refus et le délai moyen de traitement du Ministère. L'analyse des écarts et la configuration des processus ont été complétées en juin 2011.

Il faut noter que le leadership du sous-ministre et de la sous-ministre déléguée ont été des facteurs critiques pour lancer et maintenir le programme d'AIPRP sur la bonne voie.

2.  Le Commissariat à l'information recommande que le sous-ministre d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada exerce une étroite supervision de la gestion des opérations en matière d'accès à l'information, en vue de les améliorer.

RÉPONSE : Peu après qu'AADNC eût reçu les recommandations du Commissariat pour la fiche de rendement de 2008-2009, en décembre 2009, le sous-ministre a commencé à suivre et à surveiller de près les opérations en matière d'accès à l'information. La haute direction était mise au courant chaque semaine de l'administration des demandes d'accès par le biais de rapports hebdomadaires sur les demandes reçues et traitées. En outre, on a mis au point un rapport sur le rendement en matière de récupération des documents par secteur de programme pour le déposer chaque mois au Comité de la haute direction. Ces pratiques ont été appliquées uniformément depuis leur début et sont un élément permanent du régime actuel de rapports sur l'AIPRP.

3.  Le Commissariat à l'information recommande que le sous-ministre d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada veille à affecter suffisamment de ressources pour gérer la charge de travail de la division de l'accès à l'information et à ce que ces ressources soient consacrées principalement au traitement des demandes d'accès à l'information.

RÉPONSE : Depuis le deuxième trimestre de 2011-2012, AADNC respecte la LAI à 100 %; nous sommes donc d'avis que le nombre actuel d'effectifs est suffisant pour répondre à notre demande.

4.  Le Commissariat à l'information recommande que les cadres supérieurs de l'accès à l'information d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada veillent à ce que leur personnel reçoive toute la formation requise pour mettre en application la Loi sur l'accès à l'information.

RÉPONSE : En 2011-2012, plusieurs membres du personnel ont assisté au cours de l'École de la fonction publique du Canada sur les notions fondamentales en matière d'AIPRP. Pendant la même période, AADNC a doté deux postes permanents au niveau PM-05, des professionnels ayant de l'expérience en AIPRP ont été nommés comme chefs d'équipe, afin d'assurer un encadrement individuel et de fournir un mentorat permanent aux analystes qui en ont besoin. Dans le cadre de son plan annuel de formation, la Division de l'AIPRP a aussi prévu des séances bihebdomadaires de formation à l'interne sur certains articles de la LAI à l'intention des analystes intéressés. En outre, on soulève les cas d'intérêt aux réunions de division pour favoriser le partage du savoir entre analystes.

5.  Le Commissariat à l'information recommande qu'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada ramène son taux de présomption de refus à zéro.

RÉPONSE : AADNC a atteint et maintenu un taux de conformité de l'ordre des 100 % avec la législation depuis le deuxième trimestre de 2011.

6.  Le Commissariat à l'information recommande qu'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada se conforme à la loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

RÉPONSE : AADNC continuera d'envoyer au Commissariat des copies de tous ses avis de prorogation de plus de 30 jours.

7.  Le Commissariat à l'information recommande qu'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada réduise son délai de traitement moyen des demandes d'accès.

RÉPONSE : Depuis le deuxième trimestre de 2011-2012, AADNC met environ 22 à 27 jours pour traiter les demandes qui ne nécessitent pas de consultation, ce qui est bien en deçà des 30 jours permis par la loi.

8.  Le Commissariat à l'information recommande qu'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada fasse rapport des progrès qu'il fait dans la mise en œuvre de son plan d'amélioration et de ces recommandations dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.

RÉPONSE : AADNC continuera de se conformer au format requis dans son rapport sur tous les aspects de ses opérations dans le Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information qu'il présente au Parlement.