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2. Maintenir une surveillance nécessaire

En lançant le plan triennal pour les fiches de rendement en 2009, nous cherchions à porter une attention détaillée aux causes de retards au sein du système d'accès à l'information et à recommander des améliorations, en nous appuyant sur des éléments de preuve. Nous visions aussi à promouvoir un plus grand respect de la Loi sur l'accès à l'information, et à inciter les institutions à ne rien ménager pour améliorer le service qu'elles offrent aux demandeurs et aux Canadiens. L'amélioration globale du rendement des institutions en rapport aux mesures de respect des délais que nous surveillons depuis trois ans révèle que la situation s'améliore et que les fiches de rendement ainsi que le suivi effectué par le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique (ETHI) de la Chambre des communes ont eu un effet positif. De plus, en 2010-2011, nous avons reçu 16 % de moins de plaintes d'ordre administratives contre les 18 institutions visées qu'en 2008-2009, qui comprennent les plaintes pour présomption de refus et pour prorogation de délai.

Néanmoins, la santé fragile du système d'information nous préoccupe toujours, surtout à la lumière des compressions budgétaires qui frappent les institutions à l'échelle du gouvernement. Ces réductions pourraient compromettre les gains réalisés récemment par les institutions surtout si le nombre de demandes continue d'augmenter.

De plus, l'exercice des fiches de rendement et nos enquêtes sur les plaintes nous ont permis de dévoiler des pratiques qui sont contraires à l'esprit et à la lettre de la Loi. Par exemple, nous avons vu des institutions, qui souhaitent éviter que leurs demandes deviennent en retard, fermer leurs dossiers avant de recevoir des réponses à leurs consultations. Dans certains cas, les institutions ont pris des exceptions pour tous les renseignements se trouvant dans des documents demandés sans vérifier si elles pouvaient prélever des renseignements pouvant être communiqués. Dans d'autres cas, des institutions ont tout simplement fermé le dossier sans appliquer d'exception. Aucune de ces pratiques ne satisfait à l'obligation de l'institution de répondre complètement et exactement à la demande. Par ailleurs, la fermeture d'un dossier élimine toute incitation de la part de chaque institution de terminer rapidement la consultation. Cette pratique risque aussi de porter atteinte au droit des demandeurs de porter plainte au sujet de la réponse d'une institution. L'enquête systémique du Commissariat sur les retards détaillera davantage cette question; elle sera terminée en 2012-2013.

Nous avons aussi eu connaissance de cas où des institutions ont décidé de ne pas récupérer les documents lorsque – à leur avis, sans pourtant examiner les documents – les renseignements auraient fait l'objet d'une exception totale. Cela est contraire à la jurisprudence claire de la Cour d'appel fédérale, qui a confirmé qu'une institution doit récupérer et examiner tous les renseignements pertinents (voir le paragraphe 53 dans Société Radio-Canada c. Canada (Commissaire à l'information) 2011 CAF 326). De plus, le processus de plainte peut être compromis, puisque des dossiers non identifiés peuvent être éliminés malgré l'existence d'une plainte non réglée ou l'absence de contrôle judiciaire.

Ces pratiques semblent avoir pour objectif d'accélérer le traitement des demandes et d'éviter que des dossiers soient en retard, et ce au détriment des droits des demandeurs.

Compte tenu des améliorations du rendement des institutions que nous avons observées et de nos préoccupations continues, nous profitons de l'occasion pour souligner l'importance de la surveillance pour le système d'accès à l'information.

Le processus des fiches de rendement et les initiatives parallèles que nous avons menées, y compris les enquêtes systémiques et les réunions que nos cadres supérieurs ont tenues avec leurs homologues des institutions, leur ont bien fait comprendre l'importance de respecter leurs obligations en matière d'accès à l'information et ont débouché sur une meilleure conformité. Les audiences de l'ETHI, suite à la diffusion des fiches de rendement, ont remis au goût du jour l'importance de la surveillance de la fonction d'accès. Pour aider à concrétiser ces gains, nous avons recommandé à chacune des 18 institutions de faire rapport des progrès qu'elle a faits dans la mise en œuvre de nos recommandations et des plans d'amélioration qu'elle a en place dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information. Nous examinerons ces rapports et demanderons au SCT ainsi qu'à l'ETHI de faire de même et, si nécessaire, de donner suite aux aspects préoccupants.

Nous exerçons également une surveillance efficace par nos enquêtes sur les plaintes en examinant plus à fond, de façon systématique et proactive, les pratiques administratives douteuses et les cas de non-respect de la Loi sur l'accès à l'information. Nous avons fait des recommandations formelles sur les questions systémiques et porterons en Cour fédérale les cas flagrants de non-conformité. Nous ferons également un suivi auprès des institutions dont le rendement a été moyen ou inférieur cette année (celles qui ont obtenu une note « C » ou inférieure), grâce à nos enquêtes et aux réunions que nous tiendrons avec leurs hauts fonctionnaires.

Ce rapport marque presque la fin de ce projet triennal. La dernière étape consistera, en 2012, à la préparation des évaluations de rendement de la Société Radio-Canada et de Postes Canada, deux institutions ayant affiché un piètre rendement lors de l'exercice des fiches de rendement de 2009-2010. En 2012-2013, nous ferons également rapport des résultats de nos enquêtes systémiques sur les causes précises des retards, y compris des prorogations de délai.

Cependant, nous ne publierons pas de fiches de rendement pour les deux prochaines années. Nous étant concentrés sur la question des retards au sein du système d'accès à l'information depuis 2008, nous consacrerons plutôt toutes nos ressources d'enquête à l'examen des plaintes individuelles contre les institutions, afin de maximiser la divulgation de renseignements. Nous traiterons les problèmes récurrents au moyen d'enquêtes systémiques, s'il y a lieu. Ensuite, si nécessaire, nous lancerons une nouvelle série de fiches de rendement au printemps 2014, pour examiner le rendement en matière d'accès à l'information durant l'exercice financier de 2013-2014. Nous choisirions les institutions en fonction de notre analyse de leur rendement, selon les statistiques plus détaillées du SCT ainsi que le nombre et le type de plaintes que nous recevons à leur sujet.