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Introduction : Porter une attention particulière aux retards

Ce rapport est le troisième d'une série que le Commissariat à l'information consacre à l'examen des délais de réponse aux demandes d'accès à l'information dans les institutions fédérales et à l'évaluation de leur conformité globale en regard de la Loi sur l'accès à l'information. (Pour des renseignements contextuels sur ce projet, voir le Plan triennal pour les fiches de rendement et les enquêtes systémiques).

L'objectif que nous poursuivions avec le lancement de ce projet triennal était de cerner les sources de retards et d'accroître la conformité des institutions, en particulier pour ce qui est de l'obligation de prêter assistance, qui avait été codifiée dans la Loi fédérale sur la responsabilité de 2006. Un des éléments clés de l'obligation de prêter assistance est que les institutions doivent tout mettre en œuvre pour répondre rapidement et complètement aux demandes d'information.

En 2008-2009, les institutions ont répondu à moins de 60 % des demandes dans le délai de 30 jours qu'avaient envisagé les rédacteurs de la Loi sur l'accès à l'information. Nos enquêtes sur les plaintes ont bien établi que certains demandeurs attendaient beaucoup plus longtemps que cela pour obtenir leur réponse.

Rapport spécial: Hors Délai

Afin d'offrir des solutions pour améliorer la situation, nous devions en savoir plus sur les circonstances – à la fois dans les diverses institutions et à l'échelle du système – qui étaient à l'origine des retards. À notre avis, une surveillance efficace nécessite une analyse détaillée de données quantitatives et qualitatives, et des recommandations reposant sur des éléments de preuve.

Dans cette optique, nous avons mis au point un certain nombre d'indicateurs de retards, puis recueilli, auprès d'un échantillon d'institutions, des renseignements statistiques et contextuels pour brosser un tableau complet de leurs opérations, y compris de leur charge de travail, de leurs procédures, de leurs ressources et des autres facteurs influençant leurs délais de réponse aux demandeurs. Nous avons ensuite évalué le rendement des institutions et formulé des recommandations fondées sur ce que nous avaient appris les renseignements recueillis, les résultats de nos enquêtes et notre expérience de ce qui fait le succès du processus d'accès à l'information.

Notre cohorte de 2008-2009 était constituée de 24 institutions représentant 88 % de toutes les demandes d'accès à l'échelle du gouvernement fédéral cette année-là. Nous avions choisi de nous concentrer sur ces institutions, puisque nous avions reçu au moins cinq plaintes de retard à leur sujet en 2008-2009. Le groupe comprenait certains des grands intervenants dans le système d'accès, comme Citoyenneté et Immigration Canada (qui avait reçu 41 % de toutes les demandes d'accès cette année-là) Ce niveau de représentativité a permis de dégager des données de départ fiables au sujet des délais de réponse.

Pour 2009-2010, nous avions ciblé huit organisations assujetties à la législation sur l'accès en 2007, suite à l'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité, afin d'évaluer l'expérience des institutions nouvellement assujetties à la Loi. Nous avions choisi les cinq sociétés d'État et trois agents du Parlement en nous appuyant sur le nombre de plaintes que nous avions reçues à leur sujet depuis leur assujettissement à la Loi en 2007.

Rapport spécial: Libre accès question d'ouverture

En octobre 2010, nous avions demandé aux 12 institutions, qui avaient obtenu les plus basses notes dans les fiches de rendement de 2008-2009, de nous faire rapport des progrès qu'elles avaient accomplis dans la mise en œuvre nos recommandations.

L'échantillon de 2010-2011 est formé des 18 institutions dont le rendement était à risque ou inférieur à la moyenne en 2008-2009. Bien que ce groupe ne représente que 34 % des demandes reçues en 2010-2011, il comprend six des 10 institutions recevant le plus de demandes. En particulier, des institutions clés comme le ministère des Affaires étrangères et Commerce international Canada (MAECI), le Bureau du Conseil privé (BCP) et l'Agence du revenu du Canada (ARC) y sont présents. Il nous a semblé particulièrement important de réévaluer ces institutions, non seulement à cause de leur piètre rendement de 2008-2009, mais parce que, bien souvent, d'autres institutions doivent obligatoirement consulter le MAECI et le BCP. L'ARC, pour sa part, fait l'objet des plaintes les plus nombreuses – et de loin – que nous recevons chaque année.

Dans le présent rapport, nous revenons sur ces institutions pour mesurer les progrès qu'elles ont faits au niveau de la mise en œuvre de nos recommandations, de la réduction de leurs délais de réponse aux demandes d'accès et de l'amélioration générale de leur conformité à la Loi. Les fiches de rendement individuelles de ces institutions commencent ici.

Nous profitons également de l'occasion pour examiner les résultats de notre plan triennal, que nous terminerons cette année avec une évaluation de suivi de deux institutions de la cohorte de 2009-2010, soit la Société Radio-Canada et la Société canadienne des postes. Le chapitre 1 décrit en détails les preuves statistiques de retards, les problèmes plus vastes, qui à l'échelle du système, contribuent aux retards ainsi que la conformité des institutions. Le chapitre 2 examine comment nous, ainsi que d'autres intervenants, pouvons et devrions maintenir cette surveillance si indispensable, comme ce projet l'a fait constater, en particulier pour répondre aux préoccupations que nous avons cernées et pour surveiller la santé fragile du système d'accès à l'information.