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Annexe B: Méthode utilisée par le Commissariat pour déterminer le classement des institutions

Une note globale est attribuée à chaque institution fédérale comme mesure de son rendement. Cette note, applicable à la période visée par le rapport, repose sur plusieurs facteurs. Comme point de départ, nous évaluons le respect des dispositions législatives, si les demandes d'accès ont été traitées selon les délais prévus par la Loi d'accès à l'information (pourcentage de présomptions de refus) et si les avis en vertu du paragraphe 9(2) ont bien été envoyés au Commissariat à l'information.

En outre, nous tenons compte des pratiques et processus mis en œuvre par l'institution qui ont eu un effet, positif ou négatif, sur la capacité de celle-ci à s'acquitter de ses obligations en vertu de la Loi. Parmi les pratiques et processus en question, nous avons examiné les délais de traitement moyen et les pratiques exemplaires. Les facteurs contextuels comme les fluctuations du volume de travail, ont également été pris en compte.

Note globale

Facteurs

 A (Exceptionnel)
  • 5 % ou moins de présomptions de refus.
  • Dans le cas des présomptions de refus, nous examinerons le temps pris pour répondre aux demandeurs : en moins de 30 jours dans la plupart des cas.
  • Respect du paragraphe 9(2) (avis au Commissariat pour au moins 85 % des prorogations de plus de 30 jours).
  • Appréciation de l'utilisation globale des prorogations et du temps de traitement moyen : appropriée.
  • Ensemble exhaustif de bonnes pratiques en vigueur pour assurer le traitement des demandes d'accès dans les délais (communication proactive, informelle ou partielle, ententes de collaboration, absence de classement des demandes ou de retards causés par le classement des demandes, accent sur le service aux demandeurs, etc.).
  • Autres éléments susceptibles d'avoir un effet sur la capacité de l'institution à se conformer à la Loi et mesures prises pour y remédier (par exemple, augmentation du volume de travail et volume élevé de demandes de consultation reçues).
B (Supérieur à la moyenne)
  • 10 % ou moins de présomptions de refus.
  • Dans le cas des présomptions de refus, nous examinerons le temps pris pour répondre aux demandeurs : en moins de 30 jours dans la plupart des cas.
  • Respect du paragraphe 9(2) (avis au Commissariat pour au moins 85 % des prorogations de plus de 30 jours).
  • Appréciation de l'utilisation globale des prorogations et du temps de traitement moyen : appropriée dans la plupart des cas.
  • Ensemble exhaustif de bonnes pratiques en vigueur pour assurer le traitement des demandes d'accès dans les délais.
  • Autres éléments susceptibles d'avoir un effet sur la capacité de l'institution à se conformer à la Loi et mesures prises pour y remédier.
C (Dans la moyenne)
  • 20% ou moins de présomptions de refus.
  • Dans le cas des présomptions de refus, nous examinerons le temps pris pour répondre aux demandeurs : en moins de 30 jours dans la plupart des cas.
  • Respect du paragraphe 9(2) (avis au Commissariat pour au moins 85 % des prorogations de plus de 30 jours).
  • Appréciation de l'utilisation globale des prorogations et du temps de traitement moyen : appropriée dans une certaine mesure.
  • Un certain nombre de bonnes pratiques en vigueur pour assurer le traitement des demandes d'accès dans les délais.
  • Autres éléments susceptibles d'avoir un effet sur la capacité de l'institution à se conformer à la Loi et mesures prises pour y remédier.
 D (Sous la moyenne)
  • 20 % ou plus de présomptions de refus.
  • Dans le cas des présomptions de refus, nous examinerons le temps pris pour répondre aux demandeurs : plus de 30 jours dans la plupart des cas.
  • Respect du paragraphe 9(2) (moins de 85 %).
  • Préoccupations quant à l'utilisation globale des prorogations et du temps de traitement moyen.
  • Nombre limité de bonnes pratiques en vigueur pour assurer le traitement des demandes d'accès dans les délais.
  • Autres éléments susceptibles d'avoir un effet sur la capacité de l'institution à se conformer à la Loi et mesures prises pour y remédier.
F (Insatisfaisant)
  • 20 % ou plus de présomptions de refus.
  • Dans le cas des présomptions de refus, nous examinerons le temps pris pour répondre aux demandeurs : plus de 30 jours dans la plupart des cas.
  • Respect du paragraphe 9(2) (moins de 85 %).
  • Préoccupations quant à l'utilisation globale des prorogations et du temps de traitement moyen.
  • Pratiques insuffisantes pour assurer le traitement des demandes d'accès dans les délais.
  • Autres éléments susceptibles d'avoir un effet sur la capacité de l'institution à se conformer à la Loi et mesures prises pour y remédier.

Méthode utilisée par le Commissariat pour calculer le taux de présomption de refus des institutions

Le taux de présomption de refus représente le pourcentage de demandes qu'une institution n'a pas réglée dans les délais prescrits (30 jours et prorogés) par la Loi sur l'accès à l'information. Il y quatre catégories de demandes en retard : les demandes en retard reportées de l'exercice précédent, les demandes réglées après 30 jours sans le recours à une prorogation, les demandes réglées après l'échéance de la prorogation et les demandes non réglées à la fin de l'exercice ayant dépassé leur date d'échéance. Le taux de présomption de refus est calculé en divisant le nombre total de demandes en retard par le nombre total de demandes en cours de l'exercice. Voici un exemple :

Demandes en retard reportées à l'exercice 2010-2011 47
Demandes réglées après 30 jours sans prorogation 18
Demandes réglées après l'expiration de la prorogation 24
Demandes en retard reportées à l'exercice 2011-2012 52
Total des demandes en retard 141
Demandes reportées à l'exercice 2010-2011 256
Nouvelles demandes en 2010-2011 1 259
Total des demandes en cours 1 515

Taux de présomption de refus : 141 ÷ 1 515 = 0,093 x 100 = 9,3 %