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Annexe A : Mise à jour du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur les enjeux systémiques

Le Commissariat à l'information a émis cinq recommandations au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) au sujet des problèmes systémiques exposés dans le rapport spécial de 2008-2009. Depuis lors, le SCT a mis à jour sa réponse à ces recommandations, d'abord pour faire état du travail qu'il a accompli en 2009-2010 et maintenant pour résumer les faits nouveaux survenus en 2010-2011 et depuis. Ces mises à jour sont présentées ici.

Recommandation 1 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada évalue la mesure dans laquelle les institutions mettent en œuvre les pratiques exemplaires concernant la délégation de certaines attributions aux termes de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, l'objectif étant d'obtenir des ordonnances de délégation qui sont pertinentes, efficaces et transparentes.

Contexte

Dans son rapport spécial au Parlement d'avril 2010, la commissaire a souligné que le Commissariat avait recueilli des preuves orales selon lesquelles les ordonnances de délégation de pouvoirs ont une incidence directe et appréciable sur la capacité des institutions de respecter les échéances prévues par la Loi pour répondre aux demandes d'information. Le rapport cite également les pratiques exemplaires élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Parmi ces 18 pratiques, l'une recommande que le responsable d'une institution accorde aux coordonnateurs de l'AIPRP les pleins pouvoirs quant à l'administration de la Loi.

Réponse du SCT pour 2009-2010

Au printemps 2010, le SCT a émis des pratiques exemplaires qui comprennent les recommandations suivantes à l'égard de la délégation :

  • que le coordonnateur de l'accès à l'information détienne les pleins pouvoirs pour l'administration de la Loi qui lui ont été délégués par le responsable de l'institution;
  • que le responsable de l'institution délègue les fonctions au niveau le plus bas possible dans la hiérarchie du bureau d'accès à l'information. Par exemple, les avis de prorogation et les avis aux tiers peuvent être délégués aux analystes de l'accès à l'information ainsi qu'au coordonnateur. En réponse à la recommandation de la commissaire, le SCT a examiné les ordonnances de délégation de pouvoirs de 24 institutions évaluées par le Commissariat à l'information pour 2008-2009 dans le cadre de son initiative sur les fiches de rendement. Il a également analysé les données statistiques fournies par ces mêmes institutions. L'examen a permis de conclure que, dans la plupart des institutions, les coordonnateurs de l'AIPRP avaient la pleine délégation de pouvoirs et que la délégation en soi ne constitue pas un facteur déterminant du respect des échéances prévues par la Loi. Il s'agit toutefois d'un élément important qui peut éliminer les niveaux inutiles d'approbation. En vue de veiller au traitement adéquat de la question de la délégation, la Politique sur l'accès à l'information exige des responsables des institutions qu'ils déterminent si l'un ou l'autre de leurs pouvoirs, tâches ou fonctions en vertu de la Loi devrait être délégué. De plus, la Directive concernant l'administrationde la Loi sur l'accès à l'information les oblige à respecter certains principes au moment de la délégation de pouvoirs, par exemple :
    • le responsable ne peut déléguer ses attributions qu'aux cadres et employés de son institution fédérale;
    • les pouvoirs, les tâches et les fonctions sont délégués à des postes désignés par leur titre et non à des personnes désignées par leur nom;
    • les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités;
    • les pouvoirs, les tâches et les fonctions ayant été délégués ne peuvent pas être sous délégués;
    • l'arrêté de délégation est revu lorsque les circonstances entourant la délégation ont changé.

Réponse du SCT pour 2010-2011

Le 20 juillet 2011, la secrétaire du Conseil du Trésor a adressé un courriel à tous les sous-ministres et dirigeants d'organismes pour les inciter à consulter le site Web du SCT, où ils trouveraient de nouvelles fiches d'information et pratiques exemplaires pour les ordonnances de délégation.

Recommandation 2 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada examine les critères actuels du Cadre de responsabilisation de gestion pour s'assurer qu'ils mesurent l'efficacité globale avec laquelle les institutions fédérales respectent leurs obligations aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.

Réponse du SCT pour 2009-2010

Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) énonce les attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor auxquelles doivent répondre les cadres supérieurs de l'administration fédérale dans un certain nombre de domaines pour promouvoir la saine gestion au sein de la fonction publique incluant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

Les activités liées à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information sont évaluées selon le CRG depuis l'exercice 2005-2006. Les évaluations comprennent un examen et une analyse des rapports annuels que les institutions soumettent au Parlement, leurs chapitres d'Info Source et d'autres rapports afin de déterminer si ces institutions fournissent des descriptions complètes, exhaustives et à jour de leurs fonctions, programmes, activités et fonds de renseignements connexes. Cette année, le Secrétariat a ajouté de nouvelles exigences axées sur la gouvernance et la capacité pour évaluer la compétence d'une institution à administrer le programme d'AIPRP. Ces exigences comprennent la façon dont l'institution est organisée pour répondre aux demandes d'accès à l'information, les procédures mises en place pour les experts dans les domaines de l'accès à l'information et des programmes, ainsi que la formation offerte et suivie. Les méthodes d'évaluation de la conformité utilisées relativement au CRG sont examinées chaque année. Ce processus continu de mise au point permettra de garantir l'efficacité et l'harmonisation de toutes les procédures d'évaluation.

Par contre, il convient de prendre note que le CRG n'est pas le seul outil d'évaluation. Le Parlement a en effet mis en place un mécanisme afin d'assurer la responsabilité pour l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. L'article 72 exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose annuellement un rapport d'application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le SCT recueille également, en vertu de la Loi, des données statistiques pour évaluer la conformité des institutions. Cette collecte prendra beaucoup d'ampleur au cours de la prochaine année. Des détails supplémentaires à ce sujet se trouvent dans la réponse du SCT aux recommandations 3 et 4. Le SCT s'engage à poursuivre sa collaboration avec le Commissariat à l'information et les institutions dans le but d'assurer l'efficacité des activités en matière d'établissement de rapports et de conformité.

Réponse du SCT pour 2010-2011

De nouvelles questions sur la gouvernance et la capacité ont été ajoutées au CRG de 2010-2011, afin d'évaluer la capacité des institutions d'administrer le programme d'AIPRP. Pour le CRG de 2011-2012, le Secrétariat a ajouté de nouvelles questions pour évaluer la conformité avec les instruments de politiques afin d'élargir l'évaluation au-delà des exigences en matière de rapport imposées par la Loi. Ainsi, le SCT a évalué les réponses des institutions aux demandes d'accès à l'information, les procédures mises en place pour les spécialistes de l'accès à l'information et les responsables de programme, ainsi que la formation offerte et suivie.

Le Secrétariat continue de revoir annuellement la méthodologie pour les évaluations, afin de veiller à ce que le CRG conserve son efficacité.

Recommandation 3 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recueille des statistiques annuelles conformément aux recommandations 3, 4 et 5 du rapport spécial de 2007-2008.

Recommandation 4 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, de concert avec les institutions concernées, évalue l'ampleur des consultations entre les institutions fédérales et leurs répercussions sur la charge de travail des institutions en vue d'affecter les ressources nécessaires à cette fonction.

Réponse du SCT pour 2009-2010

Le SCT recueille auprès des institutions des données statistiques concernant leur application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis l'entrée en vigueur de ces lois en 1983. Les données sont consolidées et publiées tous les ans dans le bulletin Info Source. À partir du mois d'avril 2011, le SCT étendra ses exigences relatives à la collecte des données statistiques annuelles sur l'accès à l'information. Les institutions devront désormais compiler de nouveaux éléments de données et présenter annuellement des rapports à ce sujet, comme le nombre de pages traitées, les échéanciers, les prorogations, les consultations et les retards. Les nouvelles données permettront de mieux comprendre la charge de travail des institutions, la complexité des demandes et les causes des retards. En outre, grâce à elles, le SCT sera en mesure de mieux évaluer la conformité des institutions par rapport à la Loi sur l'accès à l'information. Les résultats des nouveaux éléments de données seront publiés dans l'édition de l'automne 2012 du bulletin Info Source. Le SCT continuera de travailler en étroite collaboration avec les institutions en vue de les aider à faire la transition vers les nouvelles exigences relatives à la collecte de données.

Réponse du SCT pour 2010-2011

À compter du mois de mai 2012, le SCT recueillera les résultats des nouveaux éléments de données sur des points comme les consultations, les frais, les prorogations de délai et les présomptions de refus, qu'il publiera dans l'édition d'automne 2012 du bulletin Info Source.

Le SCT continuera de travailler de près avec les institutions pour les aider à faire la transition vers les nouvelles exigences relatives à la collecte des données.

Pour ce qui est des charges de travail associées aux consultations, le SCT a modifié la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information (directive) pour limiter les consultations interinstitutionnelles, dans un souci constant de réduction des retards. Auparavant obligatoires et conformément à l'ancienne Directive, les consultations relatives aux articles 15 (exceptions pour les affaires internationales et la défense) et 16 (exceptions pour l'application de la Loi et les enquêtes) sont maintenant limitées à deux cas :

  • lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus d'information pour exercer correctement son devoir de réserve;
  • lorsque l'institution qui traite la demande a l'intention de divulguer des renseignements délicats.

Recommandation 5 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en collaboration avec les institutions et organismes concernés, élabore et mette en œuvre, dans les plus brefs délais, un plan d'action intégré en matière de ressources humaines pour résorber la pénurie actuelle de personnel des unités d'accès à l'information.

Réponse du SCT pour 2009-2010

La collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est composée de professionnels dévoués qui s'efforcent de fournir un bon service aux Canadiens. Le SCT appuie activement la collectivité de l'AIPRP de diverses manières. Il rencontre régulièrement ses membres, élabore des outils et directives et offre un large éventail de séances de sensibilisation sur des sujets liés à l'AIPRP. Depuis le 1er avril 2008, 134 séances ont eu lieu et 1 617 personnes y ont pris part. Vingt-six autres sont prévues pour la prochaine année.

De plus, le Secrétariat a lancé au printemps dernier une initiative visant à relever les défis associés au recrutement et au maintien en poste auxquels est confrontée la collectivité afin d'assurer qu'elle a la capacité de fournir les services d'AIPRP, maintenant et à l'avenir. Les principaux intervenants et plusieurs représentants des bureaux d'AIPRP dans l'ensemble de la fonction publique fédérale élaborent des modèles organisationnels génériques, des descriptions de poste et des compétences en vue de normaliser le travail au sein de la fonction publique. Ces outils constitueront le fondement du lancement d'un processus de dotation collective de même que de la conception et de la mise en œuvre d'une stratégie élargie d'apprentissage et de perfectionnement de la collectivité.

Réponse du SCT pour 2010-2011

Le SCT demeure fermement engagé envers la formation. Depuis plusieurs années, il offre un programme de formation pour répondre aux besoins particuliers de la collectivité de l'AIPRP, en donnant, de façon continue, gratuitement et dans les deux langues officielles, des séances de formation sur divers sujets liés à l'AIPRP. Depuis le 1er avril 2008, il y a eu 159 séances, qui ont attiré plus de 1 960 participants. Seize autres séances sont prévues d'ici la fin de l'exercice financier 2011-2012.

À l'automne 2011, le Secrétariat du Conseil du Trésor a consulté la collectivité de l'AIPRP pour mieux comprendre les défis qu'elle doit relever, évaluer ses forces et déterminer ses besoins. Les conclusions ont contribué à l'élaboration du plan de formation pour 2012-2013. Le SCT affichera ce plan avant la fin de l'exercice financier de 2011-2012, afin d'éclairer les plans d'apprentissage individuels du personnel de l'AIPRP.

Le Secrétariat s'intéresse aussi aux questions plus vastes en lien avec le développement de la collectivité. Par exemple, l'Initiative de développement de la collectivité (IDC) lancée en 2010 traite des difficultés de recrutement et de la rétention de membres de la collectivité pour lui donner la capacité de fournir les services d'AIPRP, maintenant et à l'avenir. Les principaux intervenants et plusieurs représentants des bureaux d'AIPRP dans l'ensemble de la fonction publique fédérale ont élaboré des modèles organisationnels et des descriptions de poste génériques, qui seront soumis au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) pour validation. Un appel d'offres pour la production d'un dictionnaire des compétences afin de normaliser le travail à l'échelle de la fonction publique est en cours. Ces outils constitueront le fondement du lancement d'un processus de dotation collective de même que de l'élaboration et de la mise en œuvre d'une stratégie élargie d'apprentissage et de développement de la collectivité. Le Secrétariat tiendra la collectivité au courant des développements subséquents.

De plus, l'École de la fonction publique du Canada (École) et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont lancé des travaux pour répondre aux besoins d'apprentissage des fonctionnaires fédéraux en matière d'accès à l'information. Une pierre angulaire est le cours d'introduction générale à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels, que l'École offre actuellement. Le cours, qui a fait l'objet d'un projet pilote à l'été 2010, est offert à travers le Canada dans les deux langues officielles. L'École est responsable de revoir et de mettre à jour tous ses cours ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, pour qu'ils reflètent les changements apportés à la législation de l'AIPRP, la jurisprudence récente de même que les nouveaux instruments de politiques. Plus particulièrement, l'École cible la formation pour assurer un continuum d'apprentissage commençant avec l'orientation de tous les nouveaux fonctionnaires, et les quatre cours obligatoires sur la délégation de pouvoirs pour les gestionnaires de la fonction publique. L'École détient les listes de présence à tous ses cours sur la délégation de pouvoirs et est en mesure de fournir des renseignements statistiques sur la maîtrise des outils obligatoires d'évaluation en ligne pour confirmer les connaissances acquises lors de cette formation.

Finalement, le Secrétariat offre périodiquement des séances d'information sur l'AIPRP à l'intention des hauts fonctionnaires. Le Secrétariat offre aussi des séances d'information individuelles sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels aux personnes nommées par le gouverneur en conseil.