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Défense nationale

La Défense nationale, qui complète le rôle des Forces canadiennes, est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense. Les Forces canadiennes assument la responsabilité du commandement, du contrôle et de l'administration de la stratégie, des plans et des exigences militaires.

Évaluation : B

(D en 2008-2009)

  • La Défense nationale a connu un rendement supérieur à la moyenne en 2010-2011. Son taux de présomption de refus a été de 9,2 %, son délai moyen de traitement d'une demande a diminué de près d'un quart, et elle a éliminé presque tous ses arriérés. La Défense nationale a aussi amélioré son processus d'accès - en rationalisant les demandes et veillant à ce que les prorogations de délai soient raisonnables et justifiées. Le nombre de plaintes contre la Défense nationale est ainsi tombé de 226 en 2008-2009 à 68 en 2010-2011.
  • Les responsables de l'accès à la Défense nationale ont dit que l'élimination des arriérés a libéré des analystes, qui ont pu travailler aux demandes courantes et éviter la répétition des demandes de longue date. Les efforts pour communiquer plus étroitement avec les demandeurs se sont révélés un bon moyen de répondre efficacement aux demandes d'accès.
  • La Défense nationale a donné une suite satisfaisante à quatre des cinq recommandations de 2008-2009 du Commissariat et reste en désaccord sur la cinquième. Le Commissariat a émis trois recommandations pour l'inciter à s'améliorer davantage (voir).
En bref
2008-2009 2010-2011
Nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent 674 306*
Nombre de nouvelles demandes 1 669 1 483
Nombre de demandes traitées 1 761 1 479
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes 188 272 253 002
Taux de présomption de refus 15,8 %** 9,2 %**
Délai moyen de traitement des demandes (en jours) 125 95
Délai moyen de traitement des demandes reçues en 2010-2011 (en jours) s.o. 49
Nombre de demandes de consultation reçues 440 485
Pourcentage des avis de prorogation requis envoyés au Commissariat >85 % >85 %
Nombre de plaintes déposées au Commissariat 226 68
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat 111+ 17+
Nombre d'équivalents temps plein affectés aux opérations d'accès à l'information, à la fin de l'exercice financier 61 (36,99)++ 43,94
Suivi des recommandations de 2008-2009

Prorogations de délai : fréquence.................... A répondu aux attentes

Prorogations de délai : bonne application A répondu aux attentes

Ressources pour la récupération des documents....... Pas d'accord

Équipe de soutien à l'information.................... A répondu aux attentes

Arriérés................................................................................... A répondu aux attentes

Voir les détails dans le texte de la fiche de rendement. Pour le texte complet des recommandations, ainsi que la réponse initiale de l'institution et le rapport d'octobre 2010 sur les progrès accomplis, voir .

* Sur ces demandes, 233 sont arrivées à la toute fin de 2009-2010, mais 73 étaient déjà en retard de traitement au début du nouvel exercice.

* * Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information. (Voir l'annexe B pour la formule utilisée par le Commissariat à l'information pour calculer ce taux.)

+     Une plainte est résolue lorsque le Commissariat estime qu'elle est fondée et que l'institution la règle à la satisfaction de la commissaire. Le nombre de plaintes indiqué ici est en date du mois de novembre 2011. Par conséquent, le chiffre pour 2008-2009 peut différer de celui publié dans la fiche de rendement de 2008-2009.

++Pour 2010-2011, la Défense nationale a modifié la façon dont elle répartit son personnel entre la protection des renseignements personnels, l'accès à l'information et les fonctions partagées. Le nombre indiqué entre parenthèses indique comment cette méthodologie s'appliquera rétroactivement à 2008-2009, aux fins de comparaison.

Fiche de rendement

La Défense nationale a connu un rendement supérieur à la moyenne en 2010-2011. Son taux de présomption de refus a été de 9,2 %, son délai moyen de traitement d'une demande a diminué de près d'un quart, et elle a éliminé presque tous ses arriérés. La Défense nationale a aussi amélioré son processus d'accès – en rationalisant les demandes et en veillant à ce que les prorogations de délai soient raisonnables et justifiées. Grâce à ce processus, le nombre de plaintes contre la Défense nationale est tombé de 226 en 2008-2009 à 68 en 2010-2011.

Les responsables de l'accès à la Défense nationale ont dit que l'élimination des arriérés a libéré des analystes, qui ont pu travailler aux demandes courantes et éviter la répétition des vieilles demandes. La Défense nationale a aussi fait des efforts pour communiquer de manière plus étroite avec ses demandeurs afin de rationaliser et de clarifier le processus et de les informer des prochaines étapes du processus d'accès ou des questions pouvant s'avérer problématiques.

L'établissement des attentes dès le début et le contact soutenu se sont révélé la clé, selon les responsables de l'accès, pour traiter les demandes de façon efficiente, particulièrement celles présentées en grand nombre. La Défense nationale reçoit un grand nombre de ces demandes, où les demandeurs réclament tout simplement tous les documents sur un sujet donné. La coordonnatrice a dit que, lorsque le demandeur est d'accord pour le fractionnement d'une demande en parties plus faciles à gérer, cela peut entraîner une augmentation des frais de demande, mais permet probablement de communiquer l'information plus vite. Le personnel de l'accès a dit que, même si les demandeurs n'aimaient pas toujours entendre ce qu'on leur disait, le processus était plus clair et mieux compris de part et d'autre.

Suivi des recommandations de 2008-2009

Le Commissariat a émis cinq recommandations à la Défense nationale dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument la suite que l'institution y a donnée. (Pour le texte complet des recommandations, ainsi que la réponse initiale de l'institution et le rapport d'octobre 2010 sur les progrès accomplis, voir.)

1. En 2010-2011, la Défense nationale a pris seulement la moitié des prorogations (584) qu'elle avait prises en 2008-2009 (1 192), ce qui signifie quand même des prorogations de plus de 30 jours pour environ la moitié de sa charge de travail.

2. Le Commissariat déplore que près d'un tiers des plaintes qu'il a reçues contre la Défense nationale en 2010-2011 aient eu trait à des prorogations. La Défense nationale a appliqué des prorogations à 38 % de ses nouvelles demandes, mais a dit avoir resserré les contrôles sur la prise de prorogations, en obligeant les secteurs des institutions d'où doit venir la réponse à justifier leurs recommandations à leur égard. Le Commissariat est satisfait des améliorations reliées à ses recommandations 1 et 2; cependant, la Défense nationale devrait continuer de s'améliorer sur ces points.

Pour ce qui est des prorogations de délai pour rechercher à travers un grand nombre de documents, la coordonnatrice de l'accès a exprimé le besoin d'une directive claire du Secrétariat du Conseil du Trésor sur ce qui définit une demande exigeant de rechercher à travers un grand nombre de documents, plaidant que l'accroissement de la complexité des demandes a rendu désuets les précédents seuils à la Défense nationale. La Défense nationale considère que 250 pages représentent un grand nombre pour les demandes nécessitant des consultations multiples et des discussions internes. La coordonnatrice a noté que la Défense nationale examine les résolutions de plaintes venant du Commissariat, lui servant de guide pour l'administration des seuils.

3. Le Commissariat et la Défense nationale restent en désaccord sur l'affectation d'un plus grand nombre de personnel aux endroits où elle accuse du retard dans la récupération des documents comme moyen d'améliorer sa conformité. En 2008-2009, la Défense nationale a fait valoir, par exemple, qu'en Afghanistan la guerre est sa première priorité. La position du Commissariat est que, lorsque le Canada a confirmé sa présence dans ce coin du monde, la Défense nationale devait trouver un moyen d'accélérer la récupération des documents dans le cadre normal de ses activités, par exemple en consacrant des ressources à ce rôle. Le Commissariat maintient cette position, signalant que d'autres institutions du domaine de la sécurité ont intégré une ressource d'accès dans leurs opérations de sécurité pour gérer le cheminement des demandes en temps réel.

4. L'équipe de soutien à l'information offre leur expertise au bureau d'accès sur les questions de sécurité des opérations afin d'équilibrer la sécurité et la vitesse de l'examen. Le Commissariat a recommandé que ce niveau supplémentaire d'examen n'entraîne pas de nouveaux retards. La Défense nationale a dit que des membres de l'équipe se rendent sur place pour examiner les documents, et qu'ils ont reçu une formation de la part des gestionnaires de l'accès afin de formuler leur justification des exceptions d'une façon compatible avec la Loi sur l'accès à l'information.

5. La Défense nationale avait des arriérés de 674 cas à la fin de 2008-2009, ce qui a amené le Commissariat à recommander de les réduire. En date du mois de novembre 2011, les arriérés étaient de 24 dossiers, n'incluant pas de dossier remontant plus loin qu'en 2010. Depuis l'élimination des arriérés, la Défense nationale a dit que son inventaire actuel est beaucoup plus facile à gérer. Seulement 73 des 306 demandes que la Défense nationale a reportées en 2011-2012 étaient en retard de traitement.

Charge de travail liée à l'accès à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce graphique montre la distribution de la charge de travail de la Défense nationale pour les trois exercices financiers commençant en 2008-2009. De 2008-2009 à 2010-2011, l'institution a vu sa charge de travail diminuer de 18 %. En particulier, le nombre de demandes reportées de l'exercice précédent a baissé de 55 %. En même temps, le nombre de nouvelles demandes et le nombre de demandes de consultation ont baissé, de 11 % et 10 %, respectivement. Le nombre de pages examinées dans le cadre des demandes a augmenté de 34 %.

Access to information workload, 2008–2009 to 2010–2011

Version texte de ce graphique

Délai de traitement des nouvelles demandes en 2008-2009 et 2010-2011

Entre 2008-2009 et 2010-2011, la proportion de nouvelles demandes d'accès à l'information que la Défense nationale a traitées dans les délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information a reculé de 96 % à 94 %, grâce à une plus faible proportion de prorogations de délai (38 % en 2010-2011 comparativement à 52 % en 2008-2009). Les autres demandes ont été traitées en retard : 51 demandes en 2008-2009 et 75 en 2010-2011. Malgré une croissance de près d'un tiers de l'inventaire des demandes en retard, la Défense nationale a traité 53 % de ces demandes dans les 30 jours après l'échéance en 2010-2011, comparativement à 38 % en 2008-2009.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Ce graphique montre le nombre et la durée des prorogations de délai que la Défense nationale a dit avoir prises en 2008-2009 et en 2010-2011. L'institution a fourni ces renseignements dans les avis qu'elle a envoyés au Commissariat à l'information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information. La Défense nationale s'est conformée à la norme de 85 % du Commissariat pour un rendement acceptable sur ce point, en 2008-2009 comme en 2010-2011.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Ces graphiques montrent le nombre et l'issue de deux types de plaintes déposées contre la Défense nationale dans les trois exercices financiers commençant en 2008-2009 : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d'accès à l'information dont la Défense nationale a retardé le traitement au-delà des délais – 30 jours et prorogés – prescrits par la Loi sur l'accès à l'information) et plaintes concernant l'utilisation par la Défense nationale des prorogations autorisées par la Loi. Le nombre de plaintes pour présomption de refus et de plaintes pour prorogation de délai a baissé entre 2008-2009 et 2010-2011, dans le sens d'une diminution globale du nombre de plaintes contre la Défense nationale sur la même période.

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Version texte de ce graphique

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l'information juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce tableau présente le nombre et l'issue des plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre la Défense nationale lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009. Au total, le nombre de plaintes contre la Défense nationale a chuté de 70 % depuis 2008-2009. Cette diminution est la plus frappante dans la catégorie des questions administratives (diminution de 82 %), qui comprend les plaintes concernant la présomption de refus, les frais exigés et les prorogations de délai.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011
Résolues* Non fondées Abandonnées En suspens TOTAL
2008–2009
Administratives 105 34 42 0 181
Refus 6 21 12 3 42
Documents confidentiels du Cabinet 0 3 0 0 3
Total 111 58 54 3 226
2009-2010
Administratives 41 13 15 1 70
Refus 4 8 5** 13 30
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 45 21 20 14 100
2010–2011
Administratives 13 6 8 5 32
Refus 4 7 8 16 35
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 1 0 1
Total 17 13 17 21 68

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

* * En 2010-2011, le Commissariat a commencé à classer différemment les suites données aux plaintes. En 2009-2010, il y a eu une seule plainte pour refus, dont le dossier a été fermé en 2010-2011, dans la nouvelle catégorie Réglées, qui comprend les plaintes au sujet des erreurs mineures, réglées à la satisfaction de la commissaire sans qu'elle rende de conclusion. Pour les besoins des statistiques, cette plainte a été classée dans la catégorie Abandonnées.

Recommandations de 2010-2011

L'amélioration du rendement de la Défense nationale en 2010-2011 amène le Commissariat à recommander que la Défense nationale prenne des mesures qui, de l'avis du Commissariat, permettront de l'améliorer encore davantage.

1. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale étudie de nouvelles méthodes de récupération des documents de manière à ne pas compromettre ses opérations, tout en respectant les droits des demandeurs.

RÉPONSE : La Défense nationale utilise diverses méthodes de récupération des documents en tenant compte de considérations d'opportunisme et de sécurité. Les méthodes actuelles ne compromettent pas les opérations. Le MDN est conscient des droits des demandeurs et s'efforce dans toute la mesure du possible de les respecter. Il faut noter que, à mesure qu'évolue la technologie de stockage et de récupération de l'information, la Défense nationale revoit et raffine continuellement ses méthodes de récupération des documents.

2. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale ramène son taux de présomption de refus à zéro.

RÉPONSE : La Défense nationale a pour objectif de répondre aux demandeurs dans les plus brefs délais possibles, compte tenu de la complexité des demandes reçues. Il y a, par contre, des circonstances atténuantes qui échappent au contrôle du Ministère et qui rendent extrêmement difficile le fait de ramener le taux de présomption de refus à zéro. Certaines demandes entrent dans la catégorie des présomptions de refus pendant des consultations qui sont menées avec des organismes ne relevant pas de la Défense nationale. Le MDN surveille les délais moyens de réponse pour les consultations et tente de prendre les prorogations appropriées en s'appuyant sur les renseignements historiques et de tenir ainsi le demandeur au courant de la date où il serait réaliste d'attendre une réponse. Dans d'autres cas, ce sont la nature et la complexité de la demande qui posent problème. Le MDN continue de travailler avec les demandeurs pour bien évaluer les demandes afin de les clarifier pour pouvoir en accélérer le traitement. Dans la même veine, il valide toutes les demandes dès leur réception pour vérifier qu'elles répondent à toutes les exigences de l'article 6 de la Loi et établir si le demandeur a formulé plus d'une demande dans le texte de sa correspondance. En l'occurrence, les demandes multiples peuvent être attribuées simultanément, ce qui permet de mieux gérer le traitement des demandes concurrentes et d'abréger les délais de réponse.

3. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale fasse rapport des progrès qu'il fait dans la mise en œuvre de ces recommandations dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.

RÉPONSE : La Défense nationale fera rapport des progrès qu'elle fait dans la mise en œuvre des recommandations qui précèdent dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.