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Pêches et Océans Canada

Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) est un chef de file national et international en matière de sécurité maritime et de gestion des ressources marines et d'eau douce. Le MPO élabore et met en œuvre des politiques et des programmes soutenant les intérêts scientifiques, écologiques, sociaux et économiques du Canada liés aux océans et aux eaux intérieures, et il voit à ce que les ressources marines et d'eau douce du Canada profitent aux générations actuelles et futures.

Évaluation : A

(C en 2008-2009)

  • Le MPO a connu un très bon rendement en matière d'accès à l'information en 2010-2011. Son taux de présomption de refus était de 4,4 %, et son délai moyen de traitement des demandes reçues et traitées en 2010-2011 était de 39 jours. Le MPO a éliminé son arriéré, et le nombre de plaintes que le Commissariat à l'information (Commissariat) a reçues contre le MPO en 2010-2011 a diminué de deux tiers par rapport à 2008-2009.
  • Le MPO attribue la nette amélioration de son rendement à l'appui de la haute direction, à la modification de son ordonnance de délégation, qui a permis de désengorger le bureau d'accès, à une diminution considérable du volume de plaintes ainsi qu'à l'élimination de son arriéré.
  • Le MPO a répondu de façon satisfaisante à chacune des cinq recommandations émises par le Commissariat en 2008-2009. Le Commissariat félicite le MPO pour son rendement et l'incite à devenir un chef de file dans la collectivité de l'accès à l'information (voir).
En bref
2008-2009 2010-2011
Nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent 103 67
Nombre de nouvelles demandes 396 368
Nombre de demandes traitées 409 368
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes 253 621 420 006
Taux de présomption de refus 13,2 %* 4,4 %*
Délai moyen de traitement des demandes (en jours) 86 74
Délai moyen de traitement des demandes reçues en 2010-2011 (en jours) s.o. 39
Nombre de demandes de consultation reçues 155 165
Pourcentage des avis de prorogation requis envoyés au Commissariat >85 % >85 %
Nombre de plaintes déposées au Commissariat 33 11
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat 12** 3**
Nombre d'équivalents temps plein affectés aux opérations d'accès à l'information, à la fin de l'exercice financier 18,8 23,1
Suivi des recommandations de 2008-2009

Leadership........................................................................... A répondu aux attentes

Taux de présomption de refus........................... A répondu aux attentes

Arriérés................................................................................... A répondu aux attentes

Ressources........................................................................... A répondu aux attentes

Gestion des documents............................................. A répondu aux attentes Voir les détails dans le texte de la fiche de rendement. Pour le texte complet des recommandations et la réponse de l'institution, voir.

* Pourcentage des demandes reportées et des nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information. (Voir l'annexe B pour la formule utilisée par le Commissariat pour calculer ce taux.)

* * Une plainte est résolue lorsque le Commissariat estime qu'elle est fondée et que l'institution la règle à la satisfaction de la commissaire. Le nombre de plaintes indiqué ici est en date du mois de novembre 2011. Par conséquent, le chiffre pour 2008-2009 peut différer de celui publié dans la fiche de rendement de 2008-2009.

Fiche de rendement

Pêches et Océans Canada (MPO) a connu un très bon rendement en 2010-2011. Son taux de présomption de refus était de 4,4 %, et son délai moyen de traitement des demandes reçues et traitées en 2010-2011 était de 39 jours (74 jours lorsque les demandes de longue date traitées sont prises en compte). Le MPO a éliminé son arriéré, et le nombre de plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre le MPO en 2010-2011 a diminué de deux tiers par rapport à 2008-2009. Selon toutes ces mesures, le MPO a amélioré son rendement depuis la fiche de rendement précédente.

À l'époque, le MPO était déjà bien conscient de son rendement marginal et la haute direction discutait déjà des mesures à prendre pour s'améliorer. Un des résultats de ces discussions a été la modification de l'ordonnance de délégation pour ajouter la directrice adjointe, Opérations d'AIPRP, et lui donner les pleins pouvoirs de signature. Cela a aidé à désengorger le bureau de la coordonnatrice qui s'y trouvait. Le résultat a été « fabuleux », selon les responsables de l'accès au MPO, qui ont dit que le traitement des demandes s'en est trouvé plus fluide et qu'il y a eu un meilleur contrôle des dossiers et du rendement des équipes individuelles.

Selon la coordonnatrice, le fait de n'avoir à traiter qu'un tiers des plaintes a libéré les analystes, qui ont ainsi pu consacrer leur énergie au traitement des dossiers courants.

Le MPO a retenu les services de consultants pour éliminer son arriéré et a pris des mesures pour collaborer avec le Commissariat afin de régler un certain nombre de plaintes de longue date. La coordonnatrice a dit que le MPO espère continuer de retenir les services des consultants pour gérer toutes demandes volumineuses et complexes qu'il pourrait recevoir, puisque celles-ci peuvent occuper les analystes pendant des mois et compromettre le traitement des demandes courantes.

Le MPO éprouve encore certains problèmes de gestion des renseignements, puisque l'institution détient des dépôts de documents difficiles à gérer à travers le Canada. De plus, le MPO a dit avoir parfois des problèmes de récupération, par exemple, lorsque ses priorités opérationnelles entrent en conflit avec le traitement des demandes d'accès.

Dans le cadre d'un projet pilote, le MPO a créé un poste consacré à la politique et à la gouvernance de son programme d'accès à l'information et de protection de la vie privée. Une des tâches rattachées à ce poste consiste à examiner comment améliorer la formation et la sensibilisation en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à l'échelle de l'institution, y compris à rappeler l'importance du principe d'obligation de prêter assistance. Le MPO a aussi fait état d'une meilleure collaboration entre le bureau d'accès et la Direction de la gestion de l'information pour déterminer et mettre en œuvre de nouveaux moyens pour communiquer les messages des deux groupes, dans l'espoir qu'une sensibilisation accrue débouche, par exemple, sur un accroissement de l'efficacité et de la rapidité de la recherche et de la récupération des documents.

Le MPO a investi dans la mise à jour du matériel et des logiciels de gestion des cas et d'édition du programme d'accès. Le site Web du MPO renferme des renseignements précieux pour les clientèles internes et externes et, pour le public, une page affichant les coordonnées des membres du personnel (en les nommant) de l'administration centrale et dans les régions.

Le Commissariat a noté de très longues prorogations, comme l'indiquent les avis que le MPO adresse au Commissariat lorsqu'il prend des prorogations de plus de 30 jours. Les fonctionnaires du MPO ont dit que les demandes concernent souvent des questions aux antécédents historiques (la diminution des stocks de saumon du Pacifique et les effets des chantiers miniers sur les lacs et les cours d'eau, par exemple), qui exigent de longues et nombreuses recherches demandant beaucoup de travail et de consultations avec les autres institutions. Le MPO prévoit que cela se poursuivra à mesure qu'augmentera l'intérêt du public pour les enjeux environnementaux et la gérance de l'environnement. Le MPO communique toujours avec les autres institutions fédérales qu'il consulte pour une estimation de son délai de réponse à la consultation.

Suivi des recommandations de 2008-2009

Le Commissariat a fait cinq recommandations au MPO dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument les mesures que l'institution a prises pour y répondre. (Pour le texte complet des recommandations et la réponse de l'institution, voir.)

  1. Au sujet du leadership de la haute direction pour ce qui est de la fonction d'accès, le MPO a dit que les cadres supérieurs ont toujours appuyé la fonction d'accès et qu'ils prévoient maintenir leur appui. Par contre, le MPO a aussi fait savoir que le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor a contribué à attirer l'attention de la haute direction sur la façon dont le programme d'accès est géré. Ce niveau d'engagement a contribué à améliorer la conformité du programme. La coordonnatrice de l'accès à l'information du MPO relève désormais du sous-ministre et doit rendre des comptes à une sous-ministre adjointe principale et à un directeur général, plutôt qu'à un directeur général seulement.
  2. Le MPO s'approche d'un taux de présomption de refus idéal, conforme à la recommandation du Commissariat. Cela peut soulever des craintes concernant l'abus des prorogations pour assurer la conformité. Le MPO a dit qu'environ la moitié de ses consultations doivent passer par le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du Bureau de Conseil privé, si bien qu'elles nécessitent des prorogations. Néanmoins, le MPO a pu traiter la majorité (78 %) de ses nouvelles demandes dans les 30 jours.
  3. Le MPO a retenu les services de consultants pour éliminer son arriéré. Il espère pouvoir continuer d'employer des consultants pour les demandes volumineuses et complexes, qui empêchent les analystes de se consacrer aux nouvelles demandes. Cela devrait contribuer à empêcher la constitution d'un nouvel arriéré.
  4. Malgré sa préoccupation constante concernant le manque de personnel qualifié dans la collectivité de l'accès, où la concurrence est vive, le MPO est une institution bien pourvue en ressources, comptant suffisamment de personnel pour traiter sa charge de travail.
  5. La gestion des documents demeure un problème au MPO. Cependant, grâce à la formation et à du nouveau matériel et des nouveaux logiciels, elle ne semble pas entraver son rendement, puisque l'institution a pu ramener son délai de traitement moyen des nouvelles demandes à 39 jours.

Charge de travail liée à l'accès à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce graphique montre la distribution de la charge de travail de Pêches et Océans Canada pour les trois exercices financiers commençant en 2008-2009. De 2008-2009 à 2010-2011, l'institution a vu sa charge de travail diminuer de 8 %. Ceci est largement attribuable à la diminution de 35 % du nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent. Si nous prenons en compte le changement en terme de pourcentage les nouvelles demandes (diminution de 7 %) et les demandes de consultation (augmentation de 6 %) s'annulent presque. Le nombre de pages examinées dans le cadre des demandes a augmenté de 66 %.

Access to information workload, 2008–2009 to 2010–2011

Version texte de ce graphique

Délai de traitement des nouvelles demandes en 2008-2009 et 2010-2011

Entre 2008-2009 et 2010-2011, la proportion de nouvelles demandes d'accès à l'information que Pêches et Océans Canada a traitées dans les délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information est passée de 92 % à 99 %. Les autres demandes ont été traitées en retard : 27 demandes en 2008-2009 et 3 en 2010-2011.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Ce graphique montre le nombre et la durée des prorogations de délai que Pêches et Océans Canada (MPO) a dit avoir prises en 2008-2009 et 2010-2011. L'institution a fourni ces renseignements dans les avis qu'elle a envoyés au Commissariat à l'information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information. Le MPO s'est conformé à la norme de 85 % du Commissariat pour obtenir un rendement acceptable sur ce point en 2008-2009 comme en 2010-2011. Le Commissariat note que le MPO a pris plus de prorogations de 121-150 jours et de plus de 180 jours.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Ces graphiques montrent le nombre et l'issue de deux types de plaintes déposées contre Pêches et Océans Canada (MPO) lors des trois exercices commençant en 2008-2009 : plaintes concernant la présomption de refus (demandes d'accès à l'information dont le MPO a retardé le traitement au-delà des délais – 30 jours et prorogés – prescrits par la Loi sur l'accès à l'information) et plaintes concernant l'utilisation par le MPO des prorogations autorisées par la Loi. Le nombre de ces deux types de plaintes a diminué en 2010-2011 alors qu'il était déjà bas en 2008-2009.

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Version texte de ce graphique

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l'information juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce tableau présente le nombre et l'issue des plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre Pêches et Océans Canada (MPO) lors des trois exercices commençant en 2008-2009. Depuis la fiche de rendement de 2008-2009, le Commissariat reçoit moins de plaintes chaque année contre le MPO.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011
Résolues* Non fondées Abandonnées En suspens TOTAL
2008–2009
Administratives 11 5 4 0 20
Refus 1 4 7 1 13
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 12 9 11 1 33
2009-2010
Administratives 4 1 2 0 7
Refus 1 2 0 6 9
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 2 2
Total 5 3 2 8 18
2010–2011
Administratives 2 3 0 0 5
Refus 1 0 2 3 6
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 3 3 2 3 11

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

Recommandations de 2010-2011

Considérant le rendement exceptionnel du MPO, le Commissariat lui propose d'assumer un rôle de leader dans la collectivité de l'accès à l'information, et fait les recommandations suivantes pour l'aider à continuer de s'améliorer.

1. Le Commissariat à l'information recommande à Pêches et Océans Canada de maintenir le solide rendement, que lui ont valu les efforts de son bureau d'accès à l'information, ainsi que l'appui et la surveillance continus de ses dirigeants.

RÉPONSE : D'accord. Pêches et Océans Canada s'efforcera de maintenir le solide rendement, que lui ont valu les efforts du bureau d'accès à l'information. La haute direction du MPO continuera d'appuyer l'accès à l'information par un solide leadership et une surveillance étroite.

À cette fin, le bureau de l'AIPRP continuera d'offrir régulièrement de la formation à tous les employés et diffusera des messages périodiques via le bulletin électronique du Ministère pour informer le personnel du MPO des faits nouveaux en matière d'AIPRP.

Le bureau de l'AIPRP explorera aussi la possibilité d'offrir de la formation et d'accroître la sensibilisation à l'AIPRP en utilisant la technologie du Web 2.0 pour offrir des séances de formation, tout en publiant périodiquement les réponses aux questions fréquemment posées dans le bulletin électronique hebdomadaire du Ministère.

Enfin, par des présentations périodiques au Conseil de gestion du Ministère, nous continuerons d'informer la haute direction des avancements en matière d'AIPRP et de l'efficacité avec laquelle nous respectons les délais.

2. Le Commissariat à l'information recommande que Pêches et Océans Canada fasse rapport des progrès qu'il fait dans la mise en œuvre de cette recommandation dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.

RÉPONSE : D'accord. Pêches et Océans Canada consacrera une section du rapport annuel de 2011-2012 sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information qu'il présente au Parlement aux conclusions de la fiche de rendement de 2010-2011 du Commissariat à l'information.