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Service correctionnel du Canada

Le Service correctionnel du Canada (SCC) s'occupe de la gestion des établissements correctionnels de divers niveaux de sécurité hébergeant des délinquants qui purgent des peines d'emprisonnement de deux ans ou plus. Le SCC supervise également les délinquants en liberté conditionnelle dans la collectivité. Le SCC contribue à la protection de la société en encourageant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, en leur offrant des programmes pendant la durée de leurs sentences.

Évaluation : D

(F en 2008-2009)

  • Le SCC a amélioré son rendement en 2010-2011, même s'il a reçu 47 % de plus de nouvelles demandes et 33 % de plus de demandes de consultation qu'en 2008-2009. Le taux de présomption de refus du SCC était de 13,7 %, et le délai moyen de traitement d'une demande de 46 jours. Cependant, le Commissariat s'inquiète des pratiques du SCC en matière de recherche documentaire, de même que de l'augmentation du nombre de plaintes depuis 2008-2009.
  • Le SCC attribue son rendement amélioré à l'obtention de 1,7 million de dollars en financement supplémentaire pour recruter 14 nouveaux employés à temps plein, à la production d'un manuel de conformité, à l'adoption d'une approche proactive vis-à-vis des demandeurs et à l'adoption d'un logiciel de rédaction électronique.
  • Si le rendement du SCC est meilleur qu'il était, il y a encore place à l'amélioration. À cette fin, le Commissariat a fait sept nouvelles recommandations (voir).
En bref
2008-2009
Nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent 126
Nombre de nouvelles demandes 408
Nombre de demandes traitées 455
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées 41 054
Taux de présomption de refus 47 %*
Délai de traitement moyen des demandes (en jours) 110
Nombre de demandes de consultation reçues 69
Pourcentage des avis de prorogation requis envoyés au Commissariat <85 %
Nombre de plaintes déposées au Commissariat 57
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat 20**
Nombre d'équivalents temps plein affectés aux opérations d'accès à l'information, à la fin de l'exercice financier 10,5
Suivi des recommandations de 2008-2009

Leadership : culture de conformité A répondu aux attentes

Leadership : communication des attentes au personnel........... A répondu aux attentes

Ressources...................................... A répondu aux attentes

Délai moyen de traitement A répondu aux attentes

Avis de prorogation de délai.... N'a pas répondu aux attentes

Voir les détails dans le texte de la fiche de rendement. Pour le texte complet des recommandations, ainsi que la réponse initiale de l'institution et le rapport d'octobre 2010 sur les progrès accomplis, voir.

* Pourcentage des demandes reportées et des nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information. (Voir l'annexe B pour la formule utilisée par le Commissariat pour calculer ce taux.)

* * Une plainte est résolue lorsque le Commissariat estime qu'elle est fondée et que l'institution la règle à la satisfaction de la commissaire. Le nombre de plaintes indiqué ici est en date du mois de novembre 2011. Par conséquent, le chiffre pour 2008-2009 peut différer de celui publié dans la fiche de rendement de 2008-2009.

Fiche de rendement

Le Service correctionnel du Canada (SCC) a amélioré son rendement en 2010-2011, même s'il a reçu 47 % de plus de nouvelles demandes et 33 % de plus de demandes de consultation qu'en 2008-2009. Le taux de présomption de refus du SCC était de 13,7 %, et le délai moyen de traitement d'une demande de 46 jours.

Malgré cette tendance positive, le Commissariat à l'information (Commissariat) a deux préoccupations particulières. La première concerne l'augmentation considérable du nombre de prorogations que le SCC a prises. Le Commissariat se préoccupe aussi du fait que, selon les résultats de certaines enquêtes suite à des plaintes, le SCC semble, dans certains cas, ne pas rechercher et traiter les documents demandés afin d'améliorer son délai de traitement moyen des demandes. La décision du SCC de ne pas traiter toutes les demandes est contraire aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information et de la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor émise le 16 janvier 2012 concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information (http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?section=text&id= 18310). Le Commissariat continuera de suivre la situation de près.

Le Commissariat déplore également l'augmentation de 44 % du nombre de plaintes, qui est passé de 57 en 2008-2009 à 82 en 2010-2011. Cela dit, 51 % des plaintes reçues en 2010-2011 ont été fermées, puisqu'elles étaient jugées non fondées ou qu'elles avaient été abandonnées.

Suite à la fiche de rendement de 2008-2009, les agents d'accès au SCC ont développé un argumentaire qui leur a valu du financement supplémentaire (1,7 million de dollars) pour la fonction d'accès. Ce financement supplémentaire a permis au SCC d'embaucher 14 nouveaux employés à temps plein, dont huit font du télétravail la plupart du temps. Le SCC a connu un certain succès quant au recrutement à l'interne et il reçoit régulièrement des expressions d'intérêt de la part d'employés d'autres organisations, qui s'intéressent à la nature des dossiers du SCC. Le SCC vient aussi de se doter d'un programme officiel d'avancement professionnel dans l'espoir de fidéliser son personnel. La coordonnatrice craint que le nombre d'effectifs ne soit plus suffisant si le volume de demandes atteint un niveau qui soit proportionnel à l'augmentation prévue du nombre de détenus fédéraux. Comme ceux-ci font fréquemment des demandes d'accès à l'information au SCC.

Parmi les autres améliorations, le service de politique et de formation a développé un nouveau manuel de conformité faisant autorité auprès du personnel de l'accès à l'information. Le manuel détaille les étapes à suivre pour traiter des demandes, explique l'application de certaines exceptions et exclusions, et renferme d'importants renseignements sur les politiques. Le SCC a aussi mis beaucoup d'emphase sur la formation, son service d'accès ayant offert 15 séances de formation à plus de 300 employés en 2010-2011. Il y a notamment eu trois jours de formation en situation de travail pour les agents de liaison en matière d'accès dans les secteurs de programme. Comme ces formations ont été reçues positivement, le SCC a l'intention d'en offrir d'autres plus tard.

Le SCC est d'avis qu'en adoptant une approche proactive vis-à-vis des demandeurs et qu'en faisant un effort pour s'acquitter de son obligation de prêter assistance, il était plus facile de traiter les demandes dans les délais.

L'organisation s'est dotée d'un logiciel d'édition électronique en 2010-2011, ce qui, prévoit le SCC, devrait accroître l'efficacité du traitement des demandes d'accès à l'information. Il également à noter la visibilité dont dispose le bureau d'accès à l'information sur le site Web du SCC. Ainsi, le public peut facilement retrouver de l'information sur l'obligation de prêter assistance, des rapports annuels et une foire aux questions.

Encore une fois, puisqu'un grand nombre de demandeurs sont des détenus fédéraux, cela pose des problèmes d'accès bien particuliers. Un de ces problèmes a été le support sur lequel remettre les documents aux détenus, puisque les disques compacts sont interdits (ils peuvent servir d'armes) et que les détenus ne peuvent avoir en leur possession qu'un document de 1 000 pages à la fois. D'autre part, certains documents demandés ne sont accessibles que via Internet et les détenus n'ont pas toujours facilement accès à un ordinateur.

Pour contourner ces problèmes, le SCC explore la possibilité de mettre un poste informatique spécialisé comprenant un accès limité à Internet et les logiciels nécessaires dans les bibliothèques des pénitenciers, pour permettre aux détenus d'examiner les documents demandés en ligne. Erratum: Après la mise sous presse, le Service correctionnel Canada a précisé cette phrase. Elle devient "Pour contourner ces problèmes, le SCC explore la possibilité de mettre à la disponiblité des détenus des ordinateurs spécifiques avec les logiciels nécessaires afin de permettre un accès limité aux renseignements et documents demandés." Cela permettrait également d'atténuer la préoccupation du Commissariat selon laquelle le SCC refuse aux détenus l'accès à certains documents en vertu de l'alinéa 68a) de la Loi sur l'accès à l'information, soit que l'information demandée est déjà mise à la disposition du public. C'est une préoccupation qui était ressortie durant les enquêtes menées par le Commissariat.

Suivi des recommandations de 2008-2009

Le Commissariat avait fait cinq recommandations au SCC dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument les mesures que l'institution a prises pour y répondre. (Pour le texte complet des recommandations, ainsi que la réponse de l'institution et le rapport d'octobre 2010 sur les progrès accomplis, voir.)

  1. En 2008-2009, le Commissariat s'inquiétait à savoir si la haute direction du SCC exerçait un leadership suffisant en faveur d'une culture de conformité à l'échelle de l'organisation. En 2010, le commissaire du SCC a rappelé à la direction l'obligation de se conformer aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information en matière de délais et de documents à communiquer.
  2. Suite à la recommandation du Commissariat voulant que le SCC communique clairement aux employés ses attentes en ce qui concerne le respect des dispositions de la Loi, la sous-commissaire a diffusé une note de service donnant des instructions détaillées sur les procédures et les échéanciers applicables au traitement des demandes d'accès à l'information.
  3. Suite à la recommandation du Commissariat, les responsables de l'accès au SCC ont développé un argumentaire justifiant la nécessité d'un financement supplémentaire. Cela lui a valu 1,7 million de dollars, leur permettant ainsi d'embaucher 14 nouveaux employés à temps plein.
  4. Suite à la recommandation du Commissariat, le SCC a ramené son délai moyen de traitement des demandes à 46 jours, comparativement à 110 en 2008-2009.
  5. En 2008-2009, le SCC a envoyé moins de 85 % des avis requis concernant les prorogations qu'il a prises pour plus de 30 jours. En 2010-2011, le SCC a envoyé davantage, sans atteindre la norme de 85 % du Commissariat pour un rendement acceptable sur ce point.

Charge de travail liée à l'accès à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce graphique montre la distribution de la charge de travail de Service correctionnel du Canada pour les trois exercices financiers commençant en 2008-2009. Entre 2008-2009 et 2010-2011, l'institution a vu sa charge de travail augmenter de 29 %, largement attribuable à l'augmentation de 47 % du nombre de nouvelles demandes. Le nombre de demandes de consultation a augmenté d'un tiers, mais cette hausse a été compensée par le fait que l'institution a reporté un tiers de moins de demandes de l'exercice financier précédent. Le nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées a augmenté de 36 %.

Access to information workload, 2008–2009 to 2010–2011

Version texte de ce graphique

Délai de traitement des nouvelles demandes en 2008-2009 et 2010-2011

Entre 2008-2009 et 2010-2011, la proportion de nouvelles demandes d'accès à l'information que le Service correctionnel du Canada (SCC) a traitées dans les délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information est passée de 56 % à 88 %. Les autres demandes ont été traitées en retard : 169 demandes en 2008-2009 et 58 en 2010-2011. En 2010-2011, le SCC a pris autant de prorogations de délai qu'il a traité de demandes dans les 30 jours. Malgré cela, le SCC a fait l'objet de seulement cinq plaintes pour prorogation de délai en 2010-2011, comparativement à trois en 2008-2009.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Ce graphique montre le nombre et la durée des prorogations de délai que le Service correctionnel du Canada (SCC) a dit avoir prises en 2008-2009 et 2010-2011. L'institution a fourni ces renseignements dans les avis qu'elle a envoyés au Commissariat à l'information en vertu du paragraphe 9(2) de laLoi sur l'accès à l'information. Le SCC avait envoyé moins de 85 % des avis requis en 2008-2009, et le Commissariat avait alors recommandé que le SCC améliore son rendement sur ce point. Bien que l'institution ait envoyé plus d'avis en 2010-2011, elle ne s'est pas conformée à la norme de 85 % du Commissariat pour obtenir un rendement acceptable. Le Commissariat note l'augmentation considérable du nombre de prorogations que le SCC a prises entre 2008-2009 et 2010-2011.

Nombre et durée des prorogations de délai prises en 2008-2009 et en 2010-2011

Version texte de ce graphique

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Ces graphiques montrent le nombre et l'issue de deux types de plaintes déposées contre le Service correctionnel du Canada (SCC) lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009 : plaintes concernant la présomption de refus (demandes d'accès à l'information dont le SCC a retardé le traitement au-delà des délais – 30 jours et prorogés – prescrits par la Loi sur l'accès à l'information) et plaintes concernant l'utilisation par le SCC des prorogations autorisées par la Loi. Le SCC a fait l'objet de plus de plaintes pour présomption de refus et pour prorogation de délai en 2010-2011 qu'en 2008-2009, mais, dans chaque cas, environ la moitié des plaintes n'étaient pas fondées ou ont été abandonnées.

Nombre et issue des plaintes pour retard de traitement de 2008-2009 à 2010-2011

Version texte de ce graphique

* Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l'information juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011

Ce tableau présente le nombre et l'issue des plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre le Service correctionnel du Canada (SCC) lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009. Le SCC a vu son nombre de plaintes augmenter de 44 % depuis la fiche de rendement de 2008-2009. Le bond le plus remarquable concerne les plaintes au sujet des frais à payer et les plaintes diverses, qui entrent toutes deux dans la catégorie des plaintes administratives. De plus, 51 % des dossiers de plaintes reçues en 2010-2011 n'ayant pas été fermés se sont révélés non fondés ou ont été abandonnés, alors que 17 plaintes sont en suspens.

Nombre et issue des plaintes reçues par le Commissariat à l'information de 2008-2009 à 2010-2011
Résolues*Non fondéesAbandonnéesEn suspensTOTAL
2008–2009
Administratives 12 1 6 0 19
Refus 8 10 6 13 37
Documents confidentiels du Cabinet 0 1 0 0 1
Total2012121357
2009-2010
Administratives 9 2 4 4 19
Refus 4 9 3 18 34
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total131172253
2010–2011
Administratives 19 15 12 2 48
Refus 4 10 5 15 34
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total2325171782

*Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat juge fondées et que l'institution règle à la satisfaction de la commissaire.

Recommandations de 2010-2011

Malgré l'amélioration du rendement du SCC en 2010-2011 par rapport à 2008-2009, il y a encore place à l'amélioration. Par conséquent, le Commissariat a fait sept nouvelles recommandations.

1.  Compte tenu des circonstances, le rendement de Service correctionnel du Canada risque de diminuer. Le Commissariat à l'information recommande donc que le commissaire du Service correctionnel du Canada fasse preuve du leadership nécessaire pour stabiliser les opérations d'accès à l'information et développer une culture de conformité dans l'ensemble de l'institution.

RÉPONSE :Le commissaire tiendra une discussion lors de la prochaine réunion du Comité de direction au sujet du processus d'AIPRP et de l'importance de respecter les dispositions de la Loi, de même que de la nécessité que chaque cadre supérieur fasse preuve de leadership dans ce domaine auprès de sa région et de son secteur respectif.

Pour assurer la conformité au sein du SCC, des rapports ponctuels de conformité seront effectués, analysés et présentés devant le Comité de direction.

Un examen trimestriel de la conformité sera effectué et présenté devant le Comité de direction.

Le SCC stabilisera la dotation à la Division de l'AIPRP, afin de compléter son effectif et ainsi répondre aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information.

2.  Le Commissariat à l'information recommande d'intégrer le rendement en matière d'accès à l'information aux ententes de gestion du rendement de tous les cadres supérieurs du programme d'accès à l'information au Service correctionnel du Canada.

RÉPONSE :Le commissaire veillera à ce que la responsabilité de l'accès à l'information fasse partie de toutes les ententes sur le rendement des hauts fonctionnaires. Il faut noter que, depuis la dernière fiche de rendement, la haute direction est responsable de l'approbation de toutes les notes d'envoi et les listes de contrôle du BPR, ce qui garantit l'exactitude et la rigueur des documents récupérés.

3.  Le Commissariat à l'information recommande que le Service correctionnel du Canada continue de ramener son taux de présomption de refus à zéro.

RÉPONSE :Dans le cadre des efforts qu'elle fait pour améliorer son taux de conformité en répondant aux demandes dans les délais prescrits par la Loi, le bureau de l'AIPRP du SCC a mis en œuvre les mesures suivantes :

  • Le bureau de l'AIPRP du SCC a augmenté son effectif et retient maintenant les services de 14 ETP grâce à un financement obtenu suite à la présentation d'un argumentaire.
  •   Des séances périodiques de sensibilisation ont été organisées pour aider les employés du SCC à améliorer leurs délais de réponse et la quantité d'information à communiquer.
  • Le bureau de l'AIPRP du SCC cherche des moyens innovateurs de maximiser son efficience en améliorant ses processus, ses procédures et sa technologie.
  • Il explore aussi la possibilité d'utiliser l'ATIP Scanning Workflow, une composante du logiciel AccessPro Redaction, qui est actuellement utilisé par la Division de l'AIPRP. Cela donnerait aux agents de liaison en AIPRP à l'échelle du pays la capacité de numériser des documents et de les sauvegarder dans des répertoires particuliers sur le serveur national. Cela nécessitera la production d'un argumentaire qui devra être analysé par l'organisation.
  • Un processus d'examen des plaintes, comportant des discussions continues avec le personnel du Commissariat, a été développé.
  • Dans le contexte de son obligation de prêter assistance, le bureau de l'AIPRP du SCC négocie avec les demandeurs pour diminuer la portée des demandes et offrir, dans la mesure du possible, des solutions de rechange s'il s'agit d'informations préalablement communiquées, de documentations accessibles au public ou de discussions informelles avec les responsables des programmes.
  • Le bureau de l'AIPRP du SCC continuera de chercher à ramener son taux de présomption de refus de 47 % en 2008-2009 à moins de 10 % en 2012-2013. Le taux de présomption de refus pour 2010-2011 était de 13,7 %.
  • Ces efforts continus devraient, prévoit-on, entraîner une réduction du taux de présomption de refus.

4.  Le Commissariat à l'information recommande que, conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, le Service correctionnel du Canada récupère tous les documents permettant de répondre à chaque demande pour permettre aux délégataires autorisés de prendre des prorogations et d'invoquer des exclusions, même lorsque les secteurs de programme sont d'avis que l'ensemble de l'information fera l'objet d'une exclusion.

RÉPONSE :On a désigné dans chaque secteur et bureau régional un agent de liaison du BPR qui aide le bureau de l'AIPRP à faire un suivi des réponses reçues et à vérifier que tous les documents pertinents ont été soumis.

Des séances de formation en situation de travail sont organisées pour aider les nouveaux agents de liaison à se familiariser avec les procédures d'accès à l'information et les fonctions d'AIPRP.

Des séances de formation à l'intention des employés sont offertes à intervalle régulier, par exemple dans le cadre des séances d'orientation des nouveaux employés et des séances des directeurs et des sous-directeurs.

Le commissaire adjoint, Politiques, enverra une note de service aux membres du Comité de direction pour insister sur l'importance de fournir tous les documents pertinents en réponse aux demandes d'accès à l'information et pour s'assurer que chaque secteur et région ait son agent de liaison qui se consacre à l'AIPRP.

5.  Le Commissariat à l'information recommande que le Service correctionnel du Canada maintienne le nombre d'effectifs nécessaires pour répondre au volume croissant de demandes d'accès à l'information.

RÉPONSE :Suite aux changements à la législation en matière de sécurité publique, un argumentaire a été rédigé, ce qui a permis de dégager un financement permanent pour embaucher 14 nouveaux ETP. Des nominations intérimaires ont été octroyées au personnel pour lui permettre de se familiariser avec le processus d'accès à l'information et lui offrir des occasions de promotion au sein de la Division, ce qui facilite la rétention de l'effectif en contexte de pénurie de spécialistes de l'accès à l'information au gouvernement.

6.  Le Commissariat à l'information recommande que le Service correctionnel du Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l'information de toute prorogation de plus de 30 jours.

RÉPONSE :Suite à la fiche de rendement de 2008-2009, la Division de l'AIPRP a revu ses pratiques internes et a modifié son modèle de lettre de prorogation pour faire en sorte qu'un c.c. apparaisse au bas de la lettre, afin de rappeler à l'analyste de l'AIPRP d'envoyer une copie au Commissariat à l'information.

Pour veiller à ce que l'avis soit envoyé et reçu par le Commissariat, un avis de transmission demandant un accusé de réception sera dorénavant joint à chaque lettre transmise au Commissariat. À titre de mesure supplémentaire, le commissaire adjoint, Politiques, communiquera également les numéros de dossier au Commissariat.

En outre, le bureau de l'AIPRP du SCC fera un suivi trimestriel auprès du Commissariat pour s'assurer que tous les avis ont été reçus et pour prendre les mesures correctives nécessaires si certains avis de prorogation étaient manquants.

La Division de l'AIPRP rappellera à son personnel la nécessité de se conformer à cette exigence de la Loi, par des rappels à la direction à l'occasion des réunions hebdomadaires et par l'envoi de courriels au personnel de l'accès à l'information pour lui rappeler ses obligations.

7.  Le Commissariat à l'information recommande que le Service correctionnel du Canada fasse rapport des progrès qu'il fait suite à ces recommandations dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.

RÉPONSE :Le bureau de l'AIPRP du SCC veillera à ce que tous les progrès concernant les recommandations émises dans cette fiche de rendement soient inclus dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'AIPRP.

De plus, le commissaire adjoint, Politiques, qui est responsable des fonctions d'accès à l'information fournira à la commissaire adjointe au Commissariat à l'information un rapport trimestriel sur le respect de la loi au SCC