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Environnement Canada

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)  
1. Nombre de demandes reportées 215
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 94
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A  
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 1128
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 827
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 26
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 17
  31 - 60 jours 3
  61 - 90 jours 3
  Plus de 90 jours 3
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 250
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 103
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 47
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 23
  31 - 60 jours 8
  61 - 90 jours 6
  Plus de 90 jours 10
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 125
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 30
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009  134,080
  2009-2010 169,275
  2010-2011 163,273
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 189
  2009-2010 117
  2010-2011 159
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

L’année financière 2010-2011 a marqué un tournant décisif dans les opérations d’AIPRP d’Environnement Canada. Malgré une hausse notable du nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère a réussi à gérer sa charge de travail et à améliorer son taux de conformité global. 

Bien que le Ministère se soit amélioré dans chacune des composantes énoncées dans le plan d’action 2008-2009, il continue de se concentrer sur les questions suivantes :

Défis au chapitre de la dotation
La dotation demeure un défi de taille pour l’unité. Malgré les mesures de dotation qu’il a mises en œuvre, le Ministère a été incapable de pourvoir tous ses postes d’agents principaux. À l’heure actuelle, EC s’efforce de recruter par l’entremise de son programme de perfectionnement professionnel en AIPRP. Un deuxième cycle de recrutement par ce programme se terminera bientôt, et un bassin de candidats est créé à mesure que les participants avancent dans le programme. Quoique ce programme ait déjà porté ses fruits, son plein potentiel ne sera pas réalisé avant encore un ou deux ans. La planification de la relève des agents principaux de l’AIPRP est également devenue un sujet de préoccupation au sein de l’unité. Le départ à la retraite des agents principaux de l’AIPRP aura lieu au cours des prochaines années. Comme cela pourrait nuire à notre capacité de surmonter les défis à venir, nous travaillons actuellement sur une stratégie pour que l’unité continue d’avoir le leadership nécessaire pour maintenir et améliorer le service offert aux Canadiens. Un processus de dotation anticipée est prévu.

Arriéré
Environment Canada a fait des progrès considérables par rapport à l’arriéré de demandes au sein de l’unité. Ses efforts ont surtout porté sur la clôture des dossiers les plus anciens. Malgré les progrès qu’il a accomplis, le Ministère n’a pas été capable d’éliminer entièrement son arriéré. Un certain nombre de dossiers attendent des réponses à des consultations obligatoires et ne peuvent être bouclés tant que ces consultations ne seront pas terminées. La grande majorité de ce qui reste de l’arriéré en est aux stades finaux de l’examen et de l’approbation. Le Ministère continue de faire appel aux services de consultants pour éliminer son arriéré.

Délai de réponse des programmes
Les délais de réponse continuent de s’améliorer. Au cours des deux dernières années financières, plus de 700 employés d’EC ont assisté à des séances de formation et de sensibilisation sur l’AIPRP. En 2010-2011, grâce à la formation et au leadership accrus des hauts fonctionnaires, le temps moyen nécessaire aux responsables de programmes pour fournir les documents était de 16 jours. Cela nous a permis d’augmenter le nombre de demandes traitées en moins de 30 jours et de demander des prorogations de délai mieux justifiées pour les dossiers plus longs à traiter. Étant donné que la grande majorité des demandes est acheminée à deux directions générales d’Environnement Canada, nous continuerons de collaborer étroitement avec ces deux directions générales afin de trouver des moyens de rationaliser la récupération des documents sans nuire à la prestation du service.

Consultations
Environnement Canada partage la responsabilité de nombreux dossiers avec d’autres ministères fédéraux et des provinces, d’où le besoin de consulter relativement aux demandes d’information. EC est un organe de réglementation et un ministère qui souscrit à de nombreux accords internationaux. Les demandes d’accès à l’information exigent souvent des consultations obligatoires. Ces strates supplémentaires de consultations ont une influence directe sur notre capacité à répondre rapidement aux demandes. 

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Environnement Canada a adopté un certain nombre de nouvelles pratiques et a renforcé ses pratiques en place dans le but d’améliorer son rendement ministériel. En voici quelques exemples.

Demandes informelles
Environnement Canada a commencé à traiter les demandes informelles quand l’information demandée a déjà été traitée. Cette pratique s’est avérée profitable tant pour le demandeur que pour le Ministère.

Mise sur pied d’une unité de réception
Pour que la charge de travail soit mieux gérée au sein du bureau de l’AIPRP, les demandes sont ouvertes et la récupération des documents est centralisée avant que les demandes soient attribuées aux agents qui les traiteront. Cette mesure a permis au bureau de l’AIPRP de mieux répartir la charge de travail entre les agents et de s’assurer que les participants au programme de perfectionnement acquièrent de l’expérience dans une grande variété de dossiers d’une complexité appropriée. Cela a permis à l’unité de mieux gérer la charge de travail, et donc d’améliorer le taux de conformité.

Approbation simplifiée des demandes concernant la conformité aux règlements sur l’environnement
Environnement Canada reçoit un grand nombre de demandes concernant la conformité des propriétés aux règlements environnementaux. En général, ces demandes relèvent de la routine, et, dans bon nombre de demandes, aucun document ne peut y être associé. Dans les cas où aucun document ne correspond à ces demandes, nous avons établi un processus simplifié d’approbation par courriel. En général, ce genre de demandes est également approuvé par le gestionnaire du bureau de l’AIPRP, qui détient les pleins pouvoirs. 

Bilan mensuel à la haute direction
Les hauts fonctionnaires d’Environnement Canada sont déterminés à améliorer le rendement ministériel. Le Conseil exécutif de gestion (CEG) reçoit un rapport statistique mensuel des activités d’accès à l’information du Ministère, et le sous-ministre en vérifie la conformité.

Communications avec les demandeurs et communication partielle de documents
Le personnel de l’AIPRP d’Environnement Canada a amélioré les communications avec les demandeurs, en particulier dans le cas des demandes volumineuses, afin de négocier la portée des demandes. Cette mesure a permis d’accélérer le service offert aux demandeurs. Lorsqu’une demande vise un grand nombre de documents, le Ministère fournira, si possible, des communications partielles des documents.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
72 Jours
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.