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Défense nationale et les Forces canadiennes

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)  
1. Nombre de demandes reportées 306
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 73
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A  
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 1483
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 648
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 15
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 10
  31 - 60 jours 2
  61 - 90 jours 2
  Plus de 90 jours 1
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 755
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 450
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 60
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 30
  31 - 60 jours 16
  61 - 90 jours 4
  Plus de 90 jours 10
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 310
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 17
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 188,272
  2009-2010 242,715
  2010-2011 253,002
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 451
  2009-2010 353
  2010-2011 485
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Certains retards peuvent encore être attribués au délai requis par les autres institutions pour répondre aux consultations.

De nombreux demandeurs continuent de soumettre des demandes en vrac. Ces demandes doivent être rendues à la même date et portent souvent sur de l’information semblable, et peuvent inonder le bureau qui tente d’y répondre dans les délais prescrits. Quoique le bureau de l’AIPRP possède les ressources nécessaires pour traiter un grand nombre de demandes, certains bureaux peuvent recevoir leurs premières demandes et ne sont pas outillés pour répondre à une demande d’accès à l’information volumineuse. Le bureau de l’AIPRP collabore avec ces bureaux et avec le demandeur pour alléger le dossier dans ces circonstances, lorsque cela est possible.

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

  • Résorber l’arriéré. Pendant la période de référence, le coordonnateur de l’AIPRP a lancé une politique visant à clore tous les dossiers en retard, en commençant par les plus anciens, peu importe leur taille ou leur complexité. Cette politique s’est avérée terriblement efficace, le bureau de l’AIPRP du MDN ayant entamé l’AF 2011-2012 sans aucun dossier actif reçu avant l’AF 2010-2011. Les avantages à long terme de cette mesure sont l’élimination de l’arriéré d’anciens dossiers et la possibilité de se concentrer uniquement sur les demandes actuelles. Outre le fait que, dans l’effort visant à purger les anciens dossiers, certaines nouvelles demandes ont pu faire l’objet d’une présomption de refus, le principal désavantage est que cette mesure a influé sur le délai de traitement moyen pendant cette période de référence. En raison du grand nombre d’anciens dossiers clos dans la même période, le nombre moyen de jours nécessaires au traitement des demandes est aussi élevé qu’on peut le voir à la réponse de la question 13. Quoique ce chiffre soit élevé, il s’agit d’une nette amélioration par rapport à la dernière fiche de rendement (2008-2009), et ce chiffre diminuera encore en 2011-2012.

  • Rationaliser le traitement des demandes. L’équipe chargée de l’attribution des tâches de l’AI a pour responsabilité principale d’attribuer les demandes aux sections appropriées qui détiennent l’information au sein du Ministère, ainsi que d’assurer le suivi de ces attributions jusqu’à la réception des documents à traiter. Pendant cette période de référence, cette équipe avait reçu pour instruction de se concentrer sur l’amélioration des deux procédures principales, et elle a rempli sa mission. D’abord, elle a amélioré la documentation du processus décisionnel relatif aux demandes de prorogation de délai et elle a amélioré le processus d’estimation de la durée des prorogations. L’équipe a créé et utilisé des formulaires améliorés de justification des prorogations, qui exigent un examen et une approbation plus poussés avant qu’une prorogation de plus de 30 jours puisse être demandée. Le délai de consultation avec les autres institutions assujetties à la Loi est maintenant fondé, si possible, sur les estimations fournies par l’institution consultée. Une liste est tenue à jour qui contient les estimations les plus récentes de ces institutions, contactées à cette fin. La deuxième amélioration de service apportée par l’équipe chargée de l’attribution des tâches de l’AI consiste à communiquer avec les demandeurs et à les aider à redéfinir la portée de leur demande, au besoin. Les demandes sont maintenant examinées plus attentivement afin de déterminer si elles entrent dans le cadre de l’article 6 de la Loi et si, par conséquent, elles contiennent suffisamment de détails pour qu’un employé d’expérience puisse cerner le document en y consacrant un effort raisonnable. On étudie également les demandes pour déterminer si elles forment plus d’une demande distincte. Cet examen a conduit à l’ouverture d’un grand nombre de demandes distinctes, clairement formulées et portant sur un seul sujet, au lieu d’un petit nombre de demandes volumineuses, complexes et portant sur plusieurs sujets. Le principal avantage de cette méthode est que différents analystes peuvent traiter un grand nombre de demandes simples en même temps et plus rapidement que les grosses demandes complexes, qui peuvent monopoliser un seul analyste et entraîner des retards pour le demandeur. 

  • Suivi rapide d’une demande fréquente. Au cours de la période de référence, la DAIPRP du MDN a modifié le processus du 412e Escadron relativement à la récupération de l’information sur les jets Challenger. Cet escadron est responsable du transport VIP des dignitaires tels que le premier ministre, le gouverneur général et les chefs d’États étrangers en visite. À ce titre, les manifestes des vols de l’Escadron font fréquemment l’objet de demandes d’information. Il existe maintenant un système de production de rapports mensuels qui envoie automatiquement l’information à la DAIPRP du MDN, souvent avant la réception des demandes. Ce système accélère considérablement le traitement de ces demandes.

  • Indicateurs de succès. Les responsables de l’AIPRP au MDN établissent de meilleures relations avec les demandeurs et reçoivent des compliments pour leurs efforts, de même que des remerciements pour tenir les demandeurs mieux informés de l’avancement de leur demande. À titre anecdotique, si on regarde les statistiques tirées des rapports annuels au Parlement du commissaire à l’information, on peut voir que ces chiffres révèlent une satisfaction accrue de la part des demandeurs. Selon les rapports du commissaire, le nombre de nouvelles plaintes déposées contre le MDN va comme suit :

    • 2010-2011 : 64

    • 2009-2010 : 100

    • 2008-2009 : 226

    • 2007-2008 : 256

  • Cela représente une diminution de 75 p. 100 des nouvelles plaintes reçues chaque année pendant ce laps de temps.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
94.5 Jours
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.