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Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 67
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 14
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 368
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 238
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 2
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 2
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 115
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 64
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 1
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 1
  Plus de 90 jours 0
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 62
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 2
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 253,621
  2009-2010 235,698
  2010-2011 420,006
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 115
  2009-2010 128
  2010-2011 165
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Le Secrétariat à l’AIPRP continue d’éprouver les mêmes genres de difficultés que les autres institutions assujetties à la loi fédérale sur l’accès à l’information, telles que celles indiquées ci-dessus.

Les principaux obstacles qui nuisent à la capacité du Ministère de répondre à temps aux demandes ont trait au volume, à la complexité, aux consultations avec d’autres institutions et aux pénuries de main-d’œuvre, en particulier la pénurie d’analystes de l’AIPRP expérimentés.

Le MPO est une grande institution décentralisée avec un mandat diversifié qui consiste à produire les résultats stratégiques suivants : Des secteurs maritimes et des pêches économiquement prospères, Des écosystèmes aquatiques durables et Sécurité et protection des eaux. L’éventail de programmes et d’activités du MPO à l’appui de ces résultats, combiné à la taille du Ministère, continue d’obliger le Ministère à récupérer de grandes quantités d’information parfois très technique ou scientifique. De plus, certaines opérations du MPO sont indispensables et ont, dans certaines situations, préséance sur la récupération des documents. 

Les consultations avec certaines institutions continuent d’influer sur la capacité du Ministère à respecter les délais prévus par la loi. En consultation avec les institutions touchées, le Ministère demande des prorogations légales de délais raisonnables, pourtant, dans certaines situations, il est impossible de répondre aux demandes dans les délais prorogés parce que les réponses à des consultations essentielles n’ont pas été reçues.  Le problème du volume et de la complexité se trouve aggravé par la pénurie d’analystes de l’AIPRP expérimentés. Il faut du temps pour que les analystes nouvellement formés puissent traiter des dossiers volumineux et complexes, et il arrive que cela soit carrément impossible. De plus, le besoin de former les nouveaux analystes nuit à la capacité des analystes principaux de répondre aux demandes d’accès à l’information. Le MPO est heureux que le SCT reconnaisse que cette pénurie est un problème systémique et que la plupart des institutions sont en butte au même obstacle. En conséquence, le MPO est déterminé à collaborer avec le SCT pour trouver une solution à long terme.

Malgré ces obstacles constants, le Secrétariat à l’AIPRP du MPO est heureux de signaler que :

  • le sous-ministre des Pêches et des Océans du Canada continue d’assumer un rôle de premier plan dans l’établissement d’une culture de conformité pour l’ensemble de l’institution;

  • le taux de présomption de refus relevé par le Commissariat en 2008-2009, soit 13,2 p. 100, est passé à 4,3 p. 100;

  • l’arriéré de demandes d’accès en présomption de refus cité par le Commissariat en 2008-2009 a été éliminé;

  • le sous-ministre continue de stimuler les mesures de dotation et les initiatives de réorganisation des bureaux visant à permettre au Secrétariat à l’AIPRP du MPO de mieux répondre aux demandes d’accès à l’information;

les initiatives de la Stratégie et du Plan d’action sur la gestion de l’information du MPO produisent des résultats significatifs, dont l’élaboration d’une politique ministérielle sur les données et la rédaction d’un document commun d’information sur la GI, qui sera mis à l’essai lors des séances que le MPO offrira dans toutes les régions à partir de l’année financière 2011-2012.
12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Le Secrétariat à l’AIPRP du MPO continue d’examiner couramment les pratiques et les procédures établies dans le but d’améliorer constamment le taux de conformité du Ministère. Pour ce faire, il a mis en œuvre ou est en voie de mettre en œuvre diverses initiatives destinées à améliorer le taux de conformité et à donner suite aux recommandations que le Commissariat a formulées dans la fiche de rendement de 2008-2009. 
  • Le Secrétariat à l’AIPRP a amélioré la procédure de production de rapports au SCT et à la haute direction relativement aux exigences du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) utilisées pour évaluer la gestion des lois en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels au sein des institutions du gouvernement du Canada assujetties à ces lois. Cette mesure a permis d’accroître la sensibilisation à l’AIPRP et la cote du CRG pour l’AIPRP liée à la composante de gestion 12. 

  • Le Secrétariat à l’AIPRP a réorganisé les champs de travail pour y inclure une unité distincte chargée de l’élaboration des politiques et de la production de rapports. Cette réorganisation a permis à l’unité responsable des opérations d’AIPRP de consacrer toute son expertise au traitement des demandes d’information sans compromettre la poursuite des activités d’élaboration des politiques et de gouvernance.

  • L’arrêté sur la délégation des pouvoirs liés à l’AIPRP a été modifié afin de donner le plein pouvoir de signature au sous-directeur responsable des opérations d’AIPRP. Cette initiative a permis une distribution plus efficiente de la charge de travail et un traitement plus efficace des dossiers.

  • Le Secrétariat à l’AIPRP a mis en œuvre une nouvelle structure d’équipe au sein de l’unité responsable des opérations d’AIPRP. Cette restructuration a conduit à une meilleure utilisation des ressources, permettant aux analystes de l’AIPRP expérimentés de traiter les demandes pendant que les analystes subalternes acquièrent de l’expérience en effectuant des tâches administratives liées au traitement d’un dossier, comme la récupération des documents, le suivi des mesures à prendre, la préparation des consultations, etc.

  • Le Secrétariat à l’AIPRP a mis en œuvre un nouveau processus de suivi des consultations avec le Bureau du Conseil privé (BCP). Ce processus permet à l’unité de l’AIPRP du MPO de répondre aux demandes qui comportent de l’information concernant le BCP à l’intérieur des délais prévus par la loi, tout en donnant autant d’information que possible. Cette initiative a permis de mieux comprendre les complexités liées aux consultations avec le BCP et devrait contribuer à améliorer le processus de consultation en permettant au MPO d’examiner les tendances et les conseils du BCP. 

  • Le manuel portant sur les procédures liées à l’AIPRP a été remanié et devrait être terminé plus tard au cours de la présente année. Cette initiative a permis d’accroître l’uniformité des pratiques et des procédures liées à l’AIPRP.

  • Tous les employés du MPO responsables de l’AIPRP participent activement aux réunions ordinaires du personnel et des analystes. Cette mesure continue de permettre de cerner efficacement les problèmes et de mieux faire connaître les pratiques exemplaires et les procédures.

  • Le Secrétariat à l’AIPRP a continué d’utiliser un nombre sans cesse décroissant (de quatre à deux) de ressources supplémentaires (consultants) pour éliminer systématiquement l’arriéré de demandes en souffrance. Cette mesure a permis au Secrétariat d’éliminer l’arriéré de demandes. 

  • Le Secrétariat à l’AIPRP a effectué un examen complet de tous les documents de formation afin de s’assurer que ces derniers sont conformes avec les plus récentes politiques et directives sur l’AIPRP du SCT. Cet examen a entraîné la création de nouveaux documents de formation, y compris d’une présentation de sensibilisation à l’intention de la haute direction, où l’on insiste sur l’importance de l’« obligation d’aider ».

  • On a élargi le projet visant à combler les lacunes d’Info Source afin de miser sur les améliorations apportées et de veiller à ce que le public ait accès à une liste complète du fonds de renseignements ministériel. Cette initiative a permis au Ministère de mieux comprendre l’importance d’Info Source et d’une meilleure présentation des chapitres.

  • Le Projet de modernisation de l’AIPRP est en cours et la mise en œuvre du nouveau système est imminente, le but étant d’actualiser le logiciel actuellement à l’appui du secteur d’activité et d’améliorer les procédures de travail en vue d’augmenter la productivité et la conformité liées à l’AIPRP.

  • Le Secrétariat à l’AIPRP a lancé un projet visant à mettre à niveau les sites intranet et Internet actuels pour les rendre conviviaux et à offrir un meilleur service à la clientèle, notamment grâce à des FAQ, à des comptes rendus élargis et à des résumés des demandes d’accès à l’information, le but étant d’améliorer les communications avec les clients internes et externes.

  • Le Secrétariat à l’AIPRP, les Ressources humaines du MPO et le directeur général intérimaire du Secrétariat exécutif participent activement à l’initiative du SCT visant à créer des modèles organisationnels, des descriptions de travail et des profils de compétences de l’AIPRP génériques, le but étant de mettre officiellement en œuvre les descriptions de travail génériques lorsqu’elles auront été approuvées.

Le Secrétariat à l’AIPRP collabore avec la Direction de la GI du MPO à la mise en œuvre de la Stratégie et du Plan d’action sur la gestion de l’information du MPO afin de cerner et d’apporter les améliorations nécessaires aux systèmes de gestion des documents, le but étant de parvenir à une recherche et à une récupération plus efficaces des documents et à des délais de traitement plus rapides, en plus de valider les calendriers de conservation et d’élimination.
Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
En 2011-2011, le délai de traitement moyen des demandes au MPO était de 73.8 jours/demande.
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.