Contenu archivé

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Affaires étrangères et Commerce international Canada

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 389
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 203
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 798
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 264
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 22
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 13
  31 - 60 jours 5
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 4
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 348
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 137
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 24
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 10
  31 - 60 jours 8
  61 - 90 jours 4
  Plus de 90 jours 2
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 351
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 81
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 34,311
  2009-2010 37,830
  2010-2011 150,234
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 1,039
  2009-2010 812
  2010-2011 1,049
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Au fil des ans, le Ministère a constamment dû relever des défis dans l’exécution de tous les aspects de ses responsabilités liées à l’AIPRP. Divers facteurs agissent sur le rendement du MAECI et sur ses efforts continus pour améliorer sa conformité aux deux lois sur l’AIPRP.

Le MAECI a observé une hausse notable du nombre de demandes d’AIPRP. En 2010-2011, le nombre de demandes reçues par le Ministère en vertu de la LAI a augmenté de 25 p. 100.

Le Ministère assume un double ensemble de responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En plus de répondre à ses propres demandes d’accès à l’information, il doit donner suite aux demandes de consultations d’autres ministères et organismes concernant des renseignements qui, s’ils étaient communiqués, nuiraient aux relations internationales du Canada. À ce titre, le MAECI offre également aux autres ministères un service à caractère unique en vertu de l’article 15 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 21 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (relations internationales). En 2010-2011, le MAECI a enregistré une hausse de 29 p. 100 des demandes de consultation d’autres ministères, ce qui représente 48 p. 100 de la charge de travail totale en matière d’AIPRP. Les exclusions prévues par les art. 15 et 21 représentent une part considérable du nombre total d’exclusions demandées à l’échelon fédéral, ce qui en fait les exclusions les plus fréquemment employées au sein du gouvernement. Au nombre des défis qui se posent au MAECI, mentionnons les suivants :

  • Mondialisation – Dans un contexte d’environnement mondial sans cesse croissant, on peut s’attendre à ce que le volume de demandes d’accès reçues par le MAECI, incluant les demandes de consultation d’autres ministères, continue de croître.

  • Complexité – Des renseignements denses, complexes (intervenants multiples) et délicats qui peuvent avoir de lourdes conséquences pour l’intérêt national en cas de diffusion inappropriée.

  • Organisation – personnel permutant; 170+ bureaux à l’étranger; organisation matricielle avec des responsabilités qui se chevauchent.

  • Défis sur le plan de l’infrastructure de GI/TI – Aucun dépôt d’information commun en raison des exigences en matière de sécurité, ce qui suppose des difficultés/retards dans l’extraction des documents.

  • Manque de connaissances sur l’AIPRP au sein du MAECI, ce qui rallonge le temps de réponse des BPR au bureau de l’AIPRP.

Ressources limitées pour s’occuper de l’AIPRP non seulement dans le Bureau de l’AIPRP, mais dans tout le Ministère, ce qui est en partie attribuable à l’examen stratégique et aux réaffectations internes afin de répondre à d’autres priorités gouvernementales et ministérielles.
12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Depuis l’introduction de nouveaux processus rationalisés en 2008, aucun changement important n’a été apporté aux processus internes d’AIPRP en 2010-2011. Toutefois, afin d’assurer la conformité et de réaliser des économies, beaucoup d’attention a été consacrée à la sensibilisation des fonctionnaires du Ministère quant à leurs fonctions en matière d’AIPRP.

Pendant l’exercice 2010-2011, le Bureau de l’AIPRP a continué de s’assurer que les analystes de l’AIPRP, peu importe leur nombre d’années d’expérience, recevaient la formation et les outils nécessaires pour faire correctement leur travail. Pour ce faire, il a offert des séances de formation conçues pour répondre aux besoins en formation du Bureau de l’AIPRP et a eu recours à des mentors/formateurs (les « chefs d’équipe »). Les responsabilités des chefs d’équipe consistent à instaurer un environnement d’apprentissage continu favorable où les employés peuvent acquérir les compétences propres aux spécialistes de l’AIPRP. En outre, on a continué de dresser des plans d’apprentissage en consultation avec chaque employé du Bureau de l’AIPRP afin de cerner correctement ses besoins en formation et de s’assurer que les mesures nécessaires sont prises pour que ces besoins soient comblés.

Le Bureau de l’AIPRP a aussi continué à tirer profit de son programme de perfectionnement professionnel en AIPRP, qui permet au MAECI de « former ses propres » spécialistes en AIPRP, étant donné le manque d’analystes en AIPRP expérimentés au sein de la communauté fédérale. Ce programme s’est avéré très utile pour résoudre les problèmes de recrutement, de conservation et de planification de la relève. Bien que chaque année, des séances de sensibilisation à l’AIPRP soient offertes aux fonctionnaires du Ministère, le Bureau de l’AIPRP a continué de mettre en œuvre, dans l’ensemble du Ministère, un programme de sensibilisation plus structuré sur l’AIPRP afin de s’assurer que les fonctionnaires du MAECI comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP a également affiné son programme de formation à l’intention des agents de liaison de l’AIPRP et des experts en la matière des bureaux de première responsabilité (BPR) du Ministère. Ces programmes de formation sont annoncés avec tous les autres programmes de formation offerts par l’Institut canadien du service extérieur, et des messages sont fréquemment envoyés à tous les employés du Ministère pour les informer des occasions de formation. Les employés peuvent ensuite s’inscrire à ces cours par le truchement d’un service en ligne automatisé, qui a amélioré la capacité du Bureau de l’AIPRP en matière de prestation de la formation.

En tout, le Bureau de l’AIPRP a donné cent trente-sept (137) séances de formation distinctes sur l’AIPRP pendant la période de référence, tant dans les bureaux du MAECI que de Passeport Canada, pour un total approximatif de 1337 employés, dont :

Ø   ses propres analystes de l’AIPRP, qui ont étudié les deux lois et certaines exceptions et exclusions utilisées pour traiter les demandes reçues par le Ministère;
Ø   de nouveaux agents de liaison de l’AIPRP et leurs remplaçants;
Ø   des experts en la matière des bureaux de première responsabilité (BPR);
Ø   des représentants des programmes consulaires et ceux qui se préparent à aller travailler à des missions à l’étranger;
Ø   divers agents des programmes ministériels, y compris de Passeport Canada.

Sur l’ensemble des participants qui ont évalué les séances de formation que le Bureau de l’AIPRP du MAECI a offertes aux agents de liaison et à leurs remplaçants, ou les séances données aux experts des BPR, 89 p. 100 se sont dits très satisfaits de la qualité générale de la formation, 90 p. 100 des participants étaient très satisfaits de la clarté de l’information et 91 p. 100 estimaient que le formateur avait présenté la matière de façon claire. Finalement, 87 p. 100 des participants qui ont évalué les séances de formation estimaient que ces séances étaient suffisamment longues pour aborder convenablement toute la matière présentée.

Au cours de 2010-2011, le Bureau de l’AIPRP a mis sur pied une équipe de la formation et des politiques responsable de la rédaction des documents de formation se rapportant au traitement des demandes d’AIPRP reçues par le Ministère. Cette équipe est également responsable de la prestation de la formation aux employés du Ministère et de la mise à jour des lignes directrices établies en 2009-2010 relativement au traitement des demandes d’AIPRP. Elle s’occupe de répondre aux questions d’ordre général des clients internes et de fournir des conseils, de l’aide et de l’orientation à l’égard de la collecte, de la protection et de la communication des renseignements personnels, des exigences en matière d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), des énoncés de confidentialité, des avis de non-responsabilité, des formulaires de consentement ou des révisions de ces formulaires. Elle aide également à la production des rapports statistiques du SCT et des rapports annuels au Parlement se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’équipe s’occupe en outre de mettre à jour le chapitre du MAECI dans la publication Info Source, d’enregistrer les fichiers de renseignements personnels auprès du SCT, de fournir la formation Info Source, d’offrir des séances de sensibilisation ou de questions et réponses et de vérifier la conformité des instruments et des mécanismes de politique avec la Loi sur la protection des renseignements personnels, les politiques du SCT relatives à l’AIPRP et les principes de protection des renseignements personnels.

La création de cette nouvelle équipe a permis au Bureau de l’AIPRP de répondre à plein temps à ses propres besoins en formation et à ceux du Ministère, garantissant ainsi que le Ministère se conforme à tous les aspects et règlements découlant de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP du MAECI s’efforce constamment de peaufiner ses outils de formation et se montre très ouvert aux commentaires des employés qui participent aux diverses séances de formation offertes. De nombreux plans sont en place pour remanier les programmes actuels et en accroître l’efficacité ainsi que pour en créer de nouveaux. 

Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport, de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l’AIPRP au MAECI :

Ø   De nombreux consultants ont été engagés pour traiter un grand volume de l’arriéré accumulé au cours des dernières années. À ce jour, sur les 405 dossiers classés « en retard » en juillet 2010, 349 ont été clos, pour un total approximatif de 200 000 pages Ø   Le site intranet du MAECI sur l’AIPRP est toujours accessible à ceux qui ont des questions au sujet du processus d’AIPRP au MAECI.

Ø   Le Bureau de l’AIPRP a établi des lignes directrices sur l’AIPRP qui continuent d’être mises à jour fréquemment.

Ø Le Bureau de l’AIPRP a continué de mettre en œuvre, dans l’ensemble du Ministère, un programme de sensibilisation plus structuré sur l’AIPRP afin de s’assurer que les fonctionnaires du MAECI comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Le MAECI a également diversifié ses modes de prestation de la formation. Par exemple, la formation peut maintenant être offerte lors des réunions des experts en la matière des BPR et des cours de base du MAECI à l’intention des nouveaux employés du Ministère. De l’information sur l’AIPRP est également fournie pendant les diverses séances de formation données aux employés qui quittent le Canada afin de mieux les préparer au travail au moment d’une mission. Le formateur du Bureau de l’AIPRP organise aussi des séances avec les experts en la matière, où il leur distribue des documents à étudier pour les sensibiliser à faire preuve de discrétion lorsqu’ils recommandent le prélèvement d’information.  

Ø   De nouveaux modes de formation ont également été mis sur pied grâce aux nouvelles technologies. Afin que le Bureau de l’AIPRP puisse atteindre un large public et que les employés en mission reçoivent également la formation nécessaire, ces séances de formation sont données au moyen des technologies à la disposition du Ministère. Par exemple :

  1. 1.   Des séances de formation sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont données aux employés en mission (employés recrutés sur place, agents du commerce, spécialistes politiques, agents consulaires et adjoints administratifs) au moyen de la vidéoconférence ou de la téléconférence.
  2. 2.   Un tutoriel interactif en ligne sur l’AIPRP a été créé en collaboration avec l’Institut canadien du service extérieur. Ce tutoriel constitue un module de sensibilisation. Toutefois, des modules supplémentaires y seront ajoutés prochainement. Il s’agit d’un important outil qui permet de fournir de la formation aux employés sans avoir à consacrer de ressources supplémentaires à cette fin. Le MAECI prévoit partager cet outil avec d’autres ministères en espérant ainsi aider la communauté fédérale de l’AIPRP.

Ø   Des séances de formation sur l’AIPRP ont été données conjointement avec des agents de gestion de l’information à titre d’essai, afin d’évaluer le pour et le contre des séances collaboratives, étant donné l’étroite relation entre l’AIPRP et la gestion de l’information. D’autres discussions seront tenues afin d’établir un plan mieux structuré pour la prestation de ces séances à l’avenir.

  • Une nouvelle présentation de formation est en élaboration et sera offerte à la communauté fédérale de l’AIPRP par l’entremise du Secrétariat du Conseil du Trésor. Cette présentation informera les autres ministères sur les responsabilités du MAECI en ce qui concerne les deux lois, et leur donnera par conséquent une meilleure idée des circonstances dans lesquelles ils doivent consulter le MAECI, par exemple. Cette présentation contribuera à alléger le volume élevé de demandes de consultation que reçoit le MAECI et aidera les autres ministères fédéraux à déterminer le genre d’information ou de documents à envoyer au MAECI dans le cadre des consultations.

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) s’efforce constamment de communiquer de l’information de manière informelle, lorsque cela est possible.Lorsque des demandes sont transmises aux analystes, ceux-ci ont pour directive de chercher dans le système de gestion des documents afin de trouver des demandes semblables qui auraient déjà été traitées afin de donner accès à ces demandes aux demandeurs. En outre, pendant les séances de formation sur l’AIPRP fournies par la DAIPRP, les BPR sont informés que, comme la Loi sur l’accès à l’information n’est pas conçue pour remplacer les autres moyens d’accès aux documents détenus par le Ministère, la communication informelle d’information est encouragée. 

Pour aider les demandeurs à obtenir les documents exigés le plus rapidement possible, les analystes ont pour directive, lors du traitement des demandes reçues par le Ministère, de fournir des réponses provisoires aux demandeurs chaque fois que cela est possible.

Depuis décembre 2010, le MAECI a également rationalisé son processus d’approbation. Au lieu que la plupart des demandes soient canalisées vers le directeur, les réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont approuvées par les directeurs adjoints, alors que les réponses aux consultations reçues des autres ministères et les demandes informelles d’information peuvent être signées par un chef d’équipe.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
242
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.