Contenu archivé

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Service correctionnel du Canada (SCC)

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 84
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 10
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 601
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 213
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 14
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 8
  31 - 60 jours 5
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 1
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 185
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 206
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 44
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 24
  31 - 60 jours 7
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 13
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 124
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 26
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 41054
  2009-2010 97935
  2010-2011 55663
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 68
  2009-2010 86
  2010-2011 92
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Les principales difficultés éprouvées par le Service correctionnel du Canada (SCC) découlent de l’importante augmentation du nombre de demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) qui s’est produite dans les dernières années. Le SCC prévoit que, dans les années à venir, cette augmentation du volume se poursuivra en raison du nombre croissant de détenus. Ces demandes peuvent être volumineuses et, compte tenu du mandat du SCC, sont souvent très complexes. Cette particularité, combinée au nombre limité d’analystes de l’AIPRP, contribue aux retards éprouvés par le SCC dans le traitement des demandes en vertu de la LAI.
Les autres facteurs qui contribuent aux retards sont les suivants :
  • Les consultations avec d’autres ministères, qui peuvent prendre plusieurs mois avant de trouver réponse.

  • Un certain nombre de demandeurs sont des universitaires et des médias qui soumettent des demandes en vrac. En conséquence, une demande peut finalement se composer de cinq à dix demandes de nature complexe, devant toutes être traitées pour la même date et nécessitant l’examen de nombreux documents, l’intervention de divers secteurs et la tenue de nombreuses consultations.

  • Certains demandeurs ne connaissent pas bien le processus de demande en vertu de la LAI et doivent discuter avec l’analyste de l’AIPRP, qui y est tenu en raison de notre obligation d’aider, de manière à ce que celui-ci puisse comprendre quels renseignements ils souhaitent obtenir. Cela entraîne des retards dans le traitement de leur demande.

Étant donné l’ampleur du fonds documentaire du SCC, il arrive parfois que la Division de l’AIPRP du SCC ait de la difficulté à recevoir rapidement les documents demandés aux BPR. Quoique le SCC dispose d’un solide mécanisme de rappels, il arrive que les BPR répondent en retard à la Division de l’AIPRP.
12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Au cours des dernières années, la Division de l’AIPRP du SCC a fait de grands progrès dans le traitement des demandes d’AIPRP en suspens et a grandement amélioré son taux de conformité.

Depuis l’année financière 2008-2009, le taux de conformité de la Division de l’AIPRP s’est nettement amélioré. Cette amélioration est en partie attribuable à l’embauche, la formation et la conservation d’analystes principaux. De plus, la Division de l’AIPRP a adopté certaines mesures. Par exemple, elle communique avec les demandeurs et s’efforce, avec eux, de réduire la portée de leur demande, ou divulgue partiellement des documents. De plus, le SCC publie couramment de l’information divulguée dans le cadre de demandes antérieures. Le SCC traite couramment un certain nombre de demandes informelles en vertu de la LAI. Ces demandes portent sur des enquêtes disciplinaires ou liées au harcèlement, des rapports des comités d’enquête et des examens des rapports de vérification et d’évaluation internes. Le graphique suivant montre l’amélioration du taux de conformité de la Division de l’AIPRP du SCC au cours des dernières années.
Politiques, lignes directrices et procédures L’Unité des politiques et de la formation de l’AIPRP a créé une variété d’outils de référence pour aider les employés du SCC et de la Division de l’AIPRP en particulier à mieux connaître leurs rôles et responsabilités. Le SCC a également rédigé des bulletins au sujet des nouvelles directives, en particulier concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, en plus d’élaborer plusieurs trousses de formation portant sur des exceptions et des exclusions précises. En outre, le commissaire adjoint, Secteur des politiques, a établi des lignes directrices au sujet des documents éphémères afin d’aider les employés à se conformer aux directives sur l’élimination et la conservation des documents énoncées dans la réglementation de Bibliothèque et Archives Canada.  

Le SCC a également introduit d’autres nouveautés en matière de politiques. Par exemple :

  • Un guide de conformité faisant autorité pour tous les employés de la Division de l’AIPRP. Ce guide explique en détail les étapes du traitement des demandes d’accès à l’information, examine certaines exceptions et exclusions particulières, aborde les responsabilités de la Division en matière de consultations, etc. Ce guide devrait fournir des renseignements précieux pour répondre à de nombreuses questions portant sur l’accès à l’information. Le guide insiste aussi sur le fait que le personnel du SCC est tenu de fournir rapidement des réponses à la Division de l’AIPRP relativement aux demandes d’accès à l’information.

  • Le SCC s’efforce d’appliquer des normes cohérentes pour la réception et le traitement des demandes d’accès à l’information. Une politique interne qui régit le traitement des demandes officielles a été créée et communiquée dans toute l’institution afin de veiller à ce que les demandeurs reçoivent une réponse normalisée et efficiente à leur demande, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi fédérale sur la responsabilité.

Formation et sensibilisation

En 2008, l’Unité des politiques et de la formation (UPF) était créée avec l’objectif d’établir un plan d’apprentissage et de formation complet sur les questions touchant l’AIPRP, y compris sur le traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’UPF contribue également à l’établissement de politiques et de procédures pour la Division de l’AIPRP, et s’assure qu’il existe un moyen systématique pour fournir des conseils et de l’aide aux BPR.

L’Unité des politiques et de la formation joue un rôle fondamental dans la mise sur pied et la prestation de la formation en matière d’accès à l’information destinée aux employés de l’administration centrale, des bureaux régionaux et des pénitenciers de l’ensemble du Canada. Pendant l’année financière actuelle, l’UPF a offert plusieurs séances de formation sur la Loi sur l’accès à l’information à ses employés responsables de l’AIPRP, sur des questions telles que les exclusions employées par le SCC et l’obligation du personnel de répondre aux demandes d’accès à l’information et de chercher les documents pertinents, de ne pas les modifier, les falsifier ou les détruire. Pendant l’année financière actuelle, l’Unité des politiques et de la formation de l’AIPRP a offert au total 15 séances de formation à 300 participants. Ces séances de formation ont été offertes sous les formes suivantes :  

  • Conférences midi sur l’AIPRP : En décembre 2010, on a éprouvé le besoin d’offrir des séances de formation au personnel de l’AIPRP afin de garantir l’uniformité de l’application de la Loi et de promouvoir une culture d’apprentissage continu. À ce jour, huit séances portant sur diverses exclusions ont été offertes aux responsables de l’AIPRP, dont quatre en français et quatre en anglais. Au total, 35 membres du personnel ont participé systématiquement à ces séances. Étant donné le succès de ces formations, l’Unité des politiques et de la formation de l’AIPRP continuera de fournir des séances de formation interne à ses employés.

  • Séances de formation pour le personnel du SCC, comprenant de la formation aux employés des établissements de la région des Prairies (total de 210 employés). Les participants comprenaient des agents de correction, du personnel administratif, des agents de libération conditionnelle et d’autres intervenants qui travaillent avec les délinquants.

  • Formation pour les agents de liaison de l’AIPRP (15 employés). La région compte actuellement cinq agents de liaison de l’AIPRP relativement nouveaux qui ont besoin d’une formation spécialisée. L’Unité des politiques et de la formation a rencontré individuellement trois de ces agents de liaison avant d’offrir sur place une formation de trois jours (13 participants), y compris des agents de liaison de l’AC et des bureaux régionaux. 

  • La Division de l’AIPRP a également offert des séances de sensibilisation sur le thème de l’AIPRP à des responsables des renseignements de sécurité (16 nouveaux agents et huit instructeurs).

  • La Division de l’AIPRP a offert une séance d’orientation à de nouveaux directeurs et sous-directeurs d’établissement (15 participants). Les responsables de la Division ont aussi collaboré avec des employés des Services de gestion de l’information et de la Sécurité de l’AC afin de s’assurer que l’AIPRP fait partie du Programme d’orientation des nouveaux employés du SCC.

  • Chaque année, le SCC organise des visites en établissement afin de sensibiliser le public aux difficultés du travail en milieu carcéral.

L’Unité des politiques et de la formation a créé un compte de messagerie électronique à son usage exclusif où tous les secteurs du SCC, y compris les régions, peuvent envoyer leurs questions et exprimer leurs préoccupations au sujet de la formation, des conseils sur les politiques et les lignes directrices, des interprétations de la Loi, etc. L’Unité des politiques et de la formation offre également une série de trousses de formation sur mesure à l’intention du personnel et des stagiaires. La Division de l’AIPRP a reçu plusieurs commentaires positifs à l’égard du site InfoNet et des séances de formation, et elle espère élargir ces formations et les offrir à un plus grand nombre à l’avenir. 

InfoNet et mises à jour Internet

Dans le but de mieux faire connaître les politiques et les lignes directrices relatives à la Loi sur l’accès à l’information, la Division de l’AIPRP du SCC a mis à jour son site intranet de l’AIPRP ainsi que le site Web public sur le sujet. Afin de mieux informer l’ensemble de la communauté du SCC sur les questions liées à l’AIPRP, le site InfoNet présente de l’information sur les politiques et les procédures, les directives, la prévention de l’atteinte à la vie privée et la production de rapports en la matière, les procédures relatives aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et une liste des trucs et des bulletins relatifs à l’AIPRP. Ce site offre aussi un mécanisme de formation où les particuliers ou les groupes peuvent adresser leurs demandes de formation directement à l’Unité des politiques et de la formation. En outre, comme mentionné plus haut, l’Unité des politiques et de la formation possède maintenant une adresse électronique consacrée aux questions entourant la Loi sur l’accès à l’information.

Afin d’offrir aux demandeurs la possibilité de formuler des demandes d’accès informelles, le SCC travaille actuellement sur un projet visant à publier une liste non exhaustive des résumés de demandes d’accès à l’information sur son site public de l’AIPRP. Le SCC prévoit que ces résumés seront accessibles sur son site Web cet automne.

Finalement, la Division de l’AIPRP du SCC possède l’un des rares ateliers d’AIPRP qui édite l’information manuellement. La Division a maintenant mis en œuvre un nouveau système électronique de gestion et de vérification des dossiers, Access Pro. Ce nouveau système permettra l’automatisation de plusieurs milliers de pages et devrait produire des efficiences accrues dans le traitement des demandes d’accès à l’information.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
46 jours
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.