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Transports Canada

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 347
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 241
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 573
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 206
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 94
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 56
  31 - 60 jours 21
  61 - 90 jours 5
  Plus de 91 jours 12
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 166
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 26
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 26
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 14
  31 - 60 jours 5
  61 - 90 jours 3
  Plus de 91 jours 4
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 221
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 123
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 120 000 pages
  2009-2010 106 000 pages
  2010-2011 64 780 pages
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 178
  2009-2010 167
  2010-2011 230
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

1. Le volume élevé de demandes continue de causer des problèmes considérables à TC. Au 31 mai 2011, la charge de travail globale concernant les demandes au titre de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), toutes années confondues, s’élevait à plus de 240 000 pages. Sur les 21 ETP en poste au bureau de l’AIPRP, seulement 13 étaient expressément affectés à l’examen et l’approbation des demandes. Pour la grande partie de l’exercice, chaque analyste de l’AIPRP était responsable de 50 à 60 dossiers; tandis que la charge de travail pour atteindre un taux de respect idéal devrait équivaloir à 20 dossiers. Des ressources ont été réaffectées au traitement de dossiers figurant dans l’arriéré, ce qui a entraîné des progrès considérables dans la réduction du nombre des dossiers en question, mais, en même temps, les analystes visés n’ont pas pu travailler régulièrement aux nouvelles demandes. Pour donner une meilleure idée des défis que pose la charge de travail, au cours du dernier exercice, nous avons fermé 573 dossiers d’AIPRP (toutes années confondues), mais avons reçu un nombre équivalent de nouvelles demandes pendant la même période.

2. Comme autre facteur ayant eu une incidence sur le rendement, mentionnons le défi posé par les manques de personnel imprévus attribuables aux absences à long terme. Trois (3) analystes se sont absentés pendant des périodes d’au moins quatre mois. (Remarque : cette information ne devrait pas être publiée étant donné qu’il s’agit de renseignements personnels.) De plus, un analyste principal est parti au début de 2011 et, même si des entrevues ont été menées afin de le remplacer, aucun candidat qualifié ne s’est démarqué. Un processus de sélection interne affiché est en cours pour combler le poste.

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Le bureau de l’AIPRP a instauré un plan d’action visant expressément l’amélioration du rendement global. Après la réception de la dernière fiche de rendement du Commissariat à l’information, en 2008-2009, un plan d’action étalé sur quatre ans a été établi en 2010 qui visait principalement à ramener à zéro les présomptions de refus et éliminer l’arriéré des demandes non traitées. Pour atteindre les objectifs en question, le plan d’action privilégie l’instauration graduelle de fondements solides au bureau de l’AIPRP grâce à un certain nombre d’initiatives de perfectionnement des ressources et d’amélioration de l’efficacité. Bon nombre des initiatives visent à fournir au personnel de l’AIPRP ainsi qu’à d’autres employés et gestionnaires de TC la formation nécessaire pour acquérir les connaissances voulues en matière d’accès à l’information. Même si le bureau de l’AIPRP n’en est qu’à la première année de mise en œuvre du plan d’action, les efforts déployés ont été reconnus dans la ronde VIII du CRG lorsque TC a reçu la note « Fort » pour la Composante de gestion 12. TC est le seul ministère fédéral ayant reçu la note « Fort » dans le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) pour tous les éléments de la Gestion de l’information (GI). Voir à l’annexe la présentation de TC au titre du CRG pour l’élément de preuve 12.6.

a) Dotation en personnel et reconstruction

Comme il a été indiqué dans le rapport annuel 2009-2010, le bureau de l’AIPRP de TC mène activement une démarche de reconstruction afin de régler les problèmes de dotation en personnel qui ont été relevés dans la fiche de rendement du Commissariat à l’information en 2008-2009. (En 2008-2009, un taux de roulement considérable – atteignant presque 50 % – du personnel avait sérieusement entravé le fonctionnement du bureau de l’AIPRP.) Des efforts ciblés ont été déployés en vue de recrutement de nouveaux employés et du maintien dans l’effectif des employés recrutés depuis 2009. En 2009-2010, neuf nouveaux employés ont été recrutés, ce qui a ramené l’effectif total du bureau de l’AIPRP à 22. En 2010-2011, l’effectif a légèrement diminué à cause de l’attrition; cependant, il s’établit à 21. Des mesures sont en cours en vue du recrutement d’analystes principaux de l’AIPRP. Fait important à noter : à la lumière de l’importance accordée à la protection de la vie privée, le bureau de l’AIPRP s’emploie à améliorer ses capacités dans le domaine. Deux nouveaux postes, expressément affectés à la protection de la vie privée, ont été créés : un a été comblé à la fin de l’exercice et le second le sera à l’été 2011.

b) Soutien de la haute direction

Le directeur et chef des opérations de l’AIPRP a profité de l’arrivée d’un nouveau ministre pour donner une séance d’information sur l’AIPRP à l’intention du personnel du cabinet du sous-ministre et du ministre, séance qui a été couronnée de succès.
Le bureau de l’AIPRP de TC a continué de recevoir un fort soutien de la haute direction au cours de l’exercice 2010-2011. La haute direction de TC a :

  • fait de l’AIPRP un secteur prioritaire des Services généraux pour ce qui est du respect des délais et apporte son aide à cet égard;

  • fourni des fonds supplémentaires au bureau de l’AIPRP;

  • intensifié la visibilité de l’AIPRP au besoin.

Autres exemples de l’adhésion et du soutien de la haute direction :
  • le Comité de gestion exécutif (CGX) de TC a approuvé le nouveau processus rationalisé d’AIPRP proposé en 2010-2011;

  • le sous-ministre adjoint, les directeurs généraux et directeurs (y compris les comités de gestion de tous les programmes et toutes les régions) ont tenu des discussions au sujet du nouveau processus et de sa mise en œuvre;

  • la haute direction a appuyé l’instauration d’un processus d’approbation accéléré (fondé sur le risque);

  • une sous-ministre adjointe s’est intéressée à la démarche menée par le bureau de l’AIPRP au point de demander une formation en la matière pour tous ses collaborateurs et collaboratrices.

Les Ententes de gestion du rendement (EGR) de 2010-2011 ont été modifiées de manière à prévoir la présentation de résultats dans le domaine suivant :
[Traduction] « Engagement en matière de gestion de l’information : les directions/directions générales respectent les conditions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels de la Mesure du rendement du gouvernement du Canada :
Les réponses aux consultations en matière d’AIPRP contiennent des recommandations approfondies et sont fournies dans les délais prévus ». En 2010-2011, le bureau de l’AIPRP a entrepris l’élaboration d’un large éventail de rapports périodiques et rapports d’étape destinés à la haute direction :
  • rapports d’étape de l’AIPRP à la réunion hebdomadaire du Comité des opérations – portant sur les communications de renseignements présentant un intérêt ou particulièrement délicates;

  • des rapports d’étape hebdomadaires au cabinet du sous-ministre (CSM), à la haute direction et aux responsables de programmes au sujet des nouvelles demandes;

  • des rapports quotidiens au CSM et aux responsables des programmes concernant les prochaines communications;

  • un rapport mensuel sur les demandes en retard au DPI/directeur général, DSGTI, qui le transmet à la haute direction;

  • rapports mensuels sur le rendement à la haute direction sur le respect des délais dans le traitement des demandes d’AIPRP.

De plus, le DGI/directeur général, DSGTI, et le directeur de l’AIPRP ont fait des exposés – de manière proactive ou sur demande – aux cadres supérieurs de TC. Par exemples, citons un exposé devant le CGX et au Comité des services de vérification sur la fiche de rendement du Commissariat à l’information.

c) Formation et perfectionnement du personnel de l’AIPRP

Les analystes de l’AIPRP de TC continuent de suivre des séances et colloques de formation organisés par d’autres ministères fédéraux (p. ex. Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)) et organismes du secteur privé (p. ex. l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (ACAP)).

Le bureau de l’AIPRP reçoit un soutien solide du DGI/directeur général de la DSGTI en matière de formation, et chaque membre de l’organisation a un plan de formation qui est réexaminé chaque année. Au cours de la dernière année civile, des membres de l’équipe, particulièrement ceux qui exercent des fonctions de chef, ont suivi des séances de formation axées sur les capacités, au lieu des cours de perfectionnement professionnel usuels. Cela comprenait la négociation, la rédaction, la supervision et le leadership.

À la lumière de la réussite des séances de formation internes sur l’AIPRP, pendant l’exercice 2010-2011, le bureau de l’AIPRP a planifié et conçu un programme de formation destiné à tout le personnel sur les exceptions et exclusions prévues dans les deux lois. Le programme sera dispensé au cours de l’exercice 2011-2012.

Mise en application du Programme de perfectionnement en AIPRP. Pendant l’exercice 2010-2011, six candidats ont suivi un éventail de programmes de formation et reçu une somme considérable de mentorat et d’encadrement auprès de chefs de file en matière d’AIPRP. De plus, le bureau de l’AIPRP a organisé un cours spécial sur la réflexion analytique et critique destiné aux employés suivant le programme de formation qui a remporté un franc succès.

d) Initiatives d’amélioration du rendement

Le bureau de l’AIPRP continue ses efforts en vue de la restructuration et de la simplification de ses méthodes afin d’améliorer ses services. À cet effet, un certain nombre d’initiatives en matière d’amélioration du rendement ont été menées en 2010-2011. Ce sont notamment :

  • Améliorations à la gestion des cas.
    • En 2010-2011, le bureau de l’AIPRP a officialisé la pratique consistant en la tenue de rencontres mensuelles bilatérales entre la gestion et les chefs d’équipe, d’une part, et les analystes, d’autre part. Cette rencontre permet d’évaluer la charge de travail, les défis que posent certains projets et calendriers, d’établir les priorités, etc. Elle s’avère très utile quand il s’agit de relever les tendances, d’assurer une meilleure compréhension de la charge de travail et d’exercer un meilleur contrôle à cet égard afin de prévoir les problèmes en matière de charge de travail. Elle a également contribué à l’objectif du bureau de l’AIPRP en ce qui concerne le maintien d’une culture de responsabilisation.
  • Efforts conjoints et ciblés relatifs à l’arriéré de demandes.
    • En 2010-2011, 3,5 ETP, y compris un chef d’équipe, ont été affectés presque exclusivement à l’arriéré de demandes qui s’était créé au cours des exercices précédents lorsque le roulement du personnel représentait un problème sérieux. De plus, en janvier 2011, deux experts-conseils ont été recrutés et affectés à l’arriéré de demandes et d’autres dossiers. Au moment d’aller sous presse, l’un d’eux poursuivait ses efforts en la matière.

    • En 2010-2011, la haute direction a approuvé un projet supplémentaire visant l’élimination de l’arriéré de demandes. En vertu du « projet d’heures supplémentaires pour l’arriéré », les membres du personnel du bureau de l’AIPRP ont été invités à faire volontairement des heures supplémentaires rémunérées en vue de l’élimination de l’arriéré. Le projet s’est déroulé de novembre 2010 jusqu’en mars 2011 et a entraîné la fermeture de 38 dossiers (dont certains remontaient à 2006) et l’enregistrement de progrès dans un nombre considérable d’autres dossiers en vue de leur fermeture. Le bureau de l’AIPRP s’est donné l’objectif de terminer le traitement des dossiers qui remontent à 2009 d’ici juillet 2011.

    • Le nombre de dossiers en retard datant d’avant 2009-2010 a diminué de 84 p. 100. De plus, les demandes reçues en 2009-2010 et en attente de traitement ont diminué de 42 p. 100.

  • Rationalisation du processus d’AIPRP.
    • En 2010-2011, le bureau de l’AIPRP a intensifié ses effort déjà considérables en vue de la redéfinition des processus afin d’établir une approche plus rapide et simplifiée au traitement des demandes d’AIPRP dans tout le Ministère. Les processus internes du bureau de l’AIPRP ont été examinés, et les possibilités de rationalisation ont été relevées et mises en œuvre. Ces processus rationalisés et d’autres méthodes ont été examinés à l’occasion d’une démarche nationale de consultation dans le cadre de la « Work Better Initiative » de TC.

    • Le processus de renouveau visait les objectifs suivants :

      • accélérer le traitement de certains types de demandes (p. ex. listes de notes pour la période des questions, commandes directes);

      • simplifier le traitement des demandes d’AIPRP par le renforcement des pratiques établies ainsi que la présentation de nouvelles mesures :

        1. demander au BPR de relever clairement les éléments délicats tôt dans le processus;

        2. demander au BPR de fournir une évaluation plus détaillée des aspects délicats afin d’étayer le recours aux exceptions;

        3. rationaliser les processus internes d’approbation au sein des divers programmes ministériels.

  • Élaboration d’un manuel des procédures en matière d’AIPRP.
    • Le manuel a été conçu à titre d’outil pour le personnel de l’AIPRP de manière à aider celui-ci dans le traitement des demandes de communication. Il favorisera une plus grande uniformité et apportera une aide considérable aux nouveaux membres du personnel tout en encourageant la diffusion de connaissances dans l’organisation.

    • De plus, l’élaboration du manuel repose sur les conditions relevées dans les directives nouvelles et révisées du SCT en matière d’AIPRP (1er avril 2010), notamment la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (1er avril 2010) et la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (1er avril 2011).

  • Analyses et évaluations renforcées des demandes potentielles.
    • En 2010-2011, le bureau de l’AIPRP a privilégié la démarche visant la conduite proactive d’analyses et d’évaluations plus critiques des demandes potentielles dans le but de traiter  un plus grand nombre de demandes par d’autres moyens.

e) Formation du personnel de TC

Le bureau de l’AIPRP de Transports Canada offre des ateliers de formation et des séances de sensibilisation aux employés et aux cadres supérieurs du Ministère, à l’administration centrale et en région, sur des aspects utiles de la Loi sur l’accès à l’information. Le bureau de l’AIPRP a donné 61 séances devant 1 025 participants. Voilà qui constitue une augmentation importante par rapport à l’exercice précédent, au cours duquel 796 personnes avaient assisté aux séances de formation et de sensibilisation. De plus, le bureau de l’AIPRP a continué la prestation du module d’AIPRP dans le cadre du programme d’orientation des nouveaux employés.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
177 jours
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.