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Sécurité publique Canada

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 28
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 6
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 298
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 178
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 1
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 1
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 101
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 55
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 10
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 5
  31 - 60 jours 3
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 2
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 54
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 2
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 28,695
  2009-2010 24,968
  2010-2011 32,616
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 198
  2009-2010 136
  2010-2011 223
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

1)  Accroissement de la charge de travail et de la complexité
  • Le nombre de demandes d’accès à l’information qu’a reçues le Ministère a augmenté de 43 p. 100 au cours de la dernière année, passant de 208 en 2009-2010 à 298 en 2010-2011.

  • Le nombre de pages traitées a également augmenté en 2009-2010, de 31 p. 100, passant de 24 968 pages en 2009-2010 à 32 616 pages en 2010-2011.

  • Il devient de plus en plus complexe de traiter les demandes sans porter atteinte au droit à l’accès, étant donné la sensibilité de l’information, le besoin de faire preuve de diligence raisonnable à l’égard des demandes d’exclusion ou de prélèvement et les torts possibles si de l’information sensible était communiquée par mégarde. Les documents détenus par Sécurité publique Canada contiennent invariablement de l’information obtenue d’agences du portefeuille de la Sécurité publique ou préparée par ces agences (GRC, ASFC, SCRS, SCC, CNLC et organismes de révision), ainsi que de l’information obtenue d’autres institutions fédérales et d’autres ordres de gouvernement dans le cadre de responsabilités partagées en matière de sécurité publique. Par conséquent, 112 demandes reçues à l’AF 2010-2011 exigeaient des consultations, dont 288 consultations avec d’autres ministères fédéraux, 39 avec l’avocat du BCP, 17 avec d’autres gouvernements et neuf (9) avec des tiers.

  • Étant donné l’orientation stratégique du travail du Ministère et du rôle de conseiller en politiques que le sous-ministre joue auprès du ministre en ce qui concerne tous les aspects liés au portefeuille que le Cabinet doit examiner, le nombre de documents contenant des renseignements confidentiels du Cabinet a tendance à être élevé. Comme mentionné, 13 p. 100 des demandes d’accès traitées, auxquelles des documents ont pu être associés, exigeaient des consultations avec le BCP à l’égard des renseignements confidentiels du Cabinet.

2) Consultations
  • Dans 84 p. 100 des cas, les prorogations demandées par SP visaient à s’adapter au processus de consultation. Lorsqu’ils estiment la longueur des prorogations, les analystes identifient les organisations à consulter avant de demander la prorogation, et examinent le temps qu’il a fallu à chaque organisation pour répondre aux consultations antérieures.

  • SP est l’une des institutions où les consultations sur l’application du par. 15(1) sont obligatoires. Depuis l’AF 2009-2010, les demandes de consultation d’autres ministères ont augmenté de 71 p. 100, passant de 136 demandes en 2009-2010 à 233 en 2010 -011. 

3) Délai d’exécution des BPR

Les aléas de la gestion de l’information peuvent ralentir le processus de recherche et de récupération des documents.

4) Problèmes de dotation/ressourcement

Lorsqu’un poste devient vacant, il peut le demeurer longtemps en raison de la rareté du personnel d’expérience au sein de la communauté de l’AIPRP. Cette situation est encore compliquée par les retards dans l’obtention des autorisations de sécurité de haut niveau exigées pour l’examen des documents ministériels.

5) Consultations avec l’avocat du BCP

Pour confirmer les exclusions en vertu de l’article 69, les ministères doivent consulter l’avocat du BCP. Le temps qu’il faut à l’avocat du BCP pour répondre aux ministères varie énormément d’une fois à l’autre. Pendant l’AF 2010-2011, les délais de réponse variaient de cinq (5) à 800 jours. Il est donc très difficile d’estimer la durée de la prorogation qu’il faut demander.

De plus, il arrive souvent que la réponse de l’avocat du BCP parvienne à SP après un long retard, en raison de diverses questions administratives à régler avant que l’avocat de BCP puisse étudier les documents. Ces raisons vont de la mauvaise numérotation des documents à l’incapacité de l’avocat du BCP à examiner les documents sur la disquette, en passant par le manque d’information contenue dans les descriptions des documents.

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

1) Engagement de la haute direction

La procédure du Ministère accorde 10 jours aux BPR pour fournir les documents pertinents et des recommandations à l’unité de l’AIPRP. En 2010-2011, tous les accords de gestion du rendement des cadres comportaient un engagement à respecter les délais en matière d’accès à l’information.
En janvier 2011, on introduisait l’Attestation de conformité, qui exige qu’un haut fonctionnaire (habituellement un DG) atteste les recherches effectuées et que celles-ci coïncident avec les recommandations en matière d’exceptions formulées par les responsables de programme. Cette mesure a permis de mieux sensibiliser les hauts fonctionnaires sur les documents fournis à l’équipe de l’AIPRP et à améliorer la qualité des recherches effectuées.
De plus, dorénavant, tous les trois mois, le rendement est contrôlé et fait l’objet de rapports à la haute direction.

2)  Formation et sensibilisation

  • En 2010-2011, l’unité de l’AIPRP a offert neuf séances de sensibilisation sur l’accès à l’information. Dorénavant, c’est le centre d’apprentissage du Ministère qui coordonne ces séances, ce qui assure la plus vaste publicité possible sur l’offre de cette formation au sein de l’institution. 

  • En 2011-2012, l’unité de l’AIPRP a l’intention de donner de la formation aux employés des secteurs du Ministère qui traitent le plus de demandes, afin d’améliorer leur connaissance des exigences de la Loi ainsi que du processus ministériel. Le but est d’accroître la sensibilisation afin de réduire le délai de réponse des BPR. L’unité de l’AIPRP continuera tout de même d’offrir des séances d’information au reste du Ministère.

  • Des documents de formation sont à la disposition des employés sur le site intranet.

  • La formation du personnel chargé de l’AIPRP demeure une priorité pour le Ministère en dépit des lourdes charges de travail. Tous les employés de l’Unité de l’AIPRP participent aux activités d’apprentissage du Secrétariat du Conseil du Trésor, et certains cherchent à obtenir une attestation par le biais du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qu’offre l’Université de l’Alberta.

3)  Rapports aux comités de direction

Des rapports hebdomadaires sont présentés au Comité exécutif afin de favoriser la sensibilisation et la responsabilisation des cadres supérieurs dans le processus.

  • Le recensement des nouvelles demandes améliore la conformité au délai de récupération de 10 jours.

  • La présentation de rapports sur les dates d’échéance des communications imminentes améliore la conformité à la règle de l’approbation définitive.

  • Toute nouvelle présomption de refus est portée à l’attention du Comité exécutif du Ministère.

Le DG responsable de l’AIPRP fait directement et immédiatement appel aux SMA si un dossier relevant de leur responsabilité approche de la présomption de refus.
Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
69,71 jours. Il convient de remarquer que le délai moyen de traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a diminué depuis 2007-2008, année où le délai moyen était de 90 jours. En 2008-2009, le délai moyen de traitement était de 75 jours et, en 2009-2010, il était de 68 jours.
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.