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Patrimoine canadien

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 137
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 110
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 253
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 164
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 0
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 77
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 45
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 0
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 0
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 44
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 2
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en : 31,033
  2008-2009 20,860
  2009-2010 45,547
  2010-2011  
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 106
  2009-2010 115
  2010-2011 110
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Taux de présomption de refus     110 + 0 + 0 + 2     =        28,7 %
                                                            137 + 253    Depuis la première fiche de rendement en 2008-2009, le Secrétariat de l’AIPRP a institué de nombreux changements dans le traitement des demandes afin d’améliorer la rapidité de réponse aux demandes. Les facteurs qui continuent de contribuer aux retards sont les demandes visant à obtenir un grand volume de documents et les consultations avec d’autres institutions.

Les demandeurs qui soumettent de grosses demandes complexes sont souvent déçus du temps qu’il faut pour traiter leur demande. Les responsables des composantes de programme ont de la difficulté à récupérer et à préparer les documents pertinents. Il arrive qu’il faille beaucoup de temps à l’agent de l’AIPRP pour organiser et étudier les documents. Les consultations avec d’autres institutions fédérales peuvent être voraces en temps en raison du lourd volume de documents. Il n’est pas rare que ce genre de demandes dépasse les dates d’échéance étant donné qu’elles ralentissent tout le processus d’AIPRP. La communication ouverte avec les demandeurs peut réduire ces demandes, mais ne les élimine pas pour autant.

Les consultations avec d’autres institutions gouvernementales peuvent retarder le traitement des demandes. La charge de travail des institutions requise pour la réception et l’étude de ces consultations influe directement sur l’issue de la demande du ministère qui en est l’auteur. Lorsque ces consultations sont obligatoires, le ministère doit attendre la réponse des institutions avant de pouvoir traiter la demande d’accès à l’information. Des réponses provisoires peuvent être fournies au demandeur, mais la demande n’en est pas pour autant réglée. Les ministères doivent être capables de communiquer et de travailler en étroite collaboration afin de réduire les retards.    

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Un nombre suffisant d’employés qualifiés pour traiter les demandes reçues constitue le plus important facteur d’une réponse rapide aux demandeurs. Grâce à une augmentation du personnel qualifié à Patrimoine canadien, le bureau de l’AIPRP réussit à être plus proactif lorsqu’il s’agit de clarifier les demandes avec leur auteur et de collaborer avec les responsables des composantes de programme en vue de récupérer les documents pertinents. Les agents de l’AIPRP qui assument une charge de travail facile à gérer peuvent traiter les demandes avec efficacité. Il arrive parfois que des communications partielles soient fournies.

Afin d’améliorer la rapidité de réponse aux demandes, Patrimoine canadien a également revu et simplifié son processus d’accès à l’information, en éliminant certaines étapes et en établissant un délai de réponse pour chaque étape requise. Ces mesures ont grandement aidé le Ministère à respecter les délais prévus par la Loi.

La multiplication des séances de formation et de sensibilisation à l’intention des employés du Ministère a accru la compréhension générale des exigences de la Loi. Afin de démontrer son application à respecter la Loi sur l’accès à l’information, Patrimoine canadien a commencé, pendant l’année financière 2010-2011, à faire de l’AIPRP un engagement organisationnel dans les accords de rendement des cadres. 

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
Le délai moyen de traitement pour l’ensemble des demandes est de 185 jours*.
Le délai moyen de traitement des demandes reçues en 2010-2011 est de 36 jours. *Ce chiffre comprend un grand nombre de demandes en retard qui ont été réglées en 2010-2011.
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.