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Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)  
1. Nombre de demandes reportées 100
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 81
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A  
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 312
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 83
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 66
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 20
  31 - 60 jours 13
  61 - 90 jours 9
  Plus de 90 jours 24
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 56
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 28
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 28
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 15
  31 - 60 jours 3
  61 - 90 jours 2
  Plus de 90 jours 8
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 107
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 35
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 115,999
  2009-2010 144,135
  2010-2011 73,348
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 139
  2009-2010 123
  2010-2011 135
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

  • La Direction de l’AIPRP a accumulé un important arriéré de demandes, certaines demandes datant de 2008. En juillet 2010, la détermination des problèmes systémiques au sein de la Direction est devenue un objectif de premier ordre afin de restructurer l’AIPRP, de rationaliser ses activités, d’accroître l’efficacité générale de l’équipe et d’éliminer l’arriéré actuel.

  • Depuis juillet 2010, plus de quinze (15) employés ont quitté le Ministère (départ à la retraite, promotions, etc.). Le roulement du personnel et ces postes vacants ont contribué aux importants retards dans le traitement des demandes.

  • La Direction de l’AIPRP d’AINC a parfois eu de la difficulté à recevoir les réponses à ses demandes de consultation.

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

  • Le Ministère a créé un poste de direction pour le coordonnateur de l’AIPRP et a recruté un coordonnateur d’expérience pour diriger la division à compter de la fin de juin 2011.

  • La Direction de l’AIPRP a élaboré et mis en œuvre un plan d’action visant à éliminer l’arriéré de demandes d’ici la fin de juin 2011. L’arriéré fait l’objet d’un suivi et des rapports de situation hebdomadaires sont fournis à la haute direction.

  • Tous les processus ont été soumis à un examen. Les recommandations découlant de cet exercice de correspondances seront mises en œuvre en 2011-2012.

  • Tous les mois, la Direction de l’AIPRP publie une liste des demandes d’accès traitées sur la page Divulgation proactive du site Web officiel d’AINC. La divulgation proactive des demandes d’accès à l’information traitées a déjà démontré qu’elle offre une occasion idéale pour le traitement informel des demandes d’accès reçues.

  • La Direction de l’AIPRP a commencé à demander plus régulièrement des prorogations du délai de traitement conformément à la Loi sur l’accès à l’information.

  • La Direction de l’AIPRP réalise une analyse de rentabilisation afin de trouver des moyens de rationaliser ses activités. Par conséquent, la Direction finira d’apporter des changements à sa structure organisationnelle au cours de l’année financière 2011-2012.

  • Un plan de formation plus solide sera mis en œuvre pour les employés de l’AIPRP.

  • Afin de respecter le délai réglementaire relatif aux demandes d’accès à l’information, des consultants et des aides temporaires ont été engagés de façon provisoire.

  • La Direction de l’AIPRP offre actuellement deux séances de formation par mois (une en anglais et l’autre en français) afin de sensibiliser les employés d’AINC aux questions d’accès à l’information. De plus, la Direction offre des séances de formation individuelle à la demande des programmes et des secteurs.

  • Pendant l’année financière 2011-2012, la Direction de l’AIPRP offrira des séances de formation aux bureaux régionaux et tiendra peut-être un atelier national annuel pour les agents de liaison de l’AIPRP (ALA). 

  • La Direction générale de la gestion de l’information a défini et mis en œuvre des activités de sensibilisation et de formation en matière de GI, qui font partie d’une stratégie globale de sensibilisation. La Direction de l’AIPRP continuera d’appuyer la Direction générale de la GI en établissant des pratiques permettant de mieux gérer les fonds documentaires des composantes de programme.

  • Afin de cerner, de dégager et de clarifier les difficultés éprouvées au sein des composantes de programme, la Direction de l’AIPRP continuera de tenir des conférences téléphoniques avec les ALA ministériels.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
127.91
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.