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Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC)

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)
1. Nombre de demandes reportées 46
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 9
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 492
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 356
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 3
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 2
  31 - 60 jours 1
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 70
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 64
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 6
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 3
  31 - 60 jours 2
  61 - 90 jours 0
  Plus de 90 jours 1
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 63
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 1
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 65,898
  2009-2010 107,039
  2010-2011 106,518
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 127
  2009-2010 91
  2010-2011 148
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Les trois grands obstacles qui nuisent à la capacité de notre institution de répondre rapidement aux demandes d’accès à l’information sont les demandes visant à obtenir un grand volume de documents, les demandes soumises en vrac et les consultations avec d’autres institutions. Ces facteurs échappent, dans une large mesure, à notre contrôle en tant qu’administrateurs de la Loi sur l’accès à l’information, et pourtant ils sont cruciaux si l’on veut s’assurer que le Ministère respecte ses délais réglementaires. Lorsque cela est possible, le bureau de l’AIPRP négocie avec les demandeurs au sujet des demandes visant un grand volume de documents et des demandes en vrac, demande les prorogations nécessaires lorsqu’il y a lieu, répond souvent avant l’échéance du délai prorogé, assure le suivi des consultations et fournit des réponses provisoires (partielles) aux demandeurs. 
12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Voici un extrait du rapport annuel 2009-2010 du Ministère portant sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Il résume les grandes étapes de notre processus, processus qui contribue à notre rendement en matière de rapidité de l’information. 

« Sauf pour les circonstances précises dans lesquelles une prorogation peut être obtenue, la Loi sur l’accès à l’information prescrit 30 jours pour le traitement des demandes. Grâce à ces délais rigides, et à l’engagement qu’a pris le Ministère de respecter l’esprit et la lettre de la Loi, les procédures et responsabilités suivantes sont clairement établies à RHDCC :

  • Obtention des documents pertinents et formulation des recommandations : Les directions générales et les régions visées par la demande (bureaux de première responsabilité) ont huit jours ouvrables pour recueillir les documents complets et précis qui répondent à la demande, et les fournir, avec les recommandations, à la Division de l’AIPRP;

  • Révision ligne par ligne des documents pertinents : La Section des opérations de la Division de l’AIPRP a huit jours ouvrables pour faire une révision approfondie ligne par ligne des documents et invoquer les exceptions et les exclusions limitées et précises applicables;

  • Signatures aux fins de prise de connaissance, et copies aux fins d’information : Sur demande, le cadre supérieur de la direction générale ou la région visée par la demande obtient une copie des documents qui seront communiqués et dispose de quatre jours ouvrables pour apposer sa signature de manière à autoriser la divulgation des documents (c’est-à-dire à des fins de prise de connaissance). En même temps que les documents sont fournis au bureau de première responsabilité, une copie des documents est fournie aux agents de communications au sein du Ministère et aux employés du cabinet de la ministre, sur demande. Certains dossiers nécessitent parfois la préparation d’infocapsules. La participation de la Division de l’AIPRP aux activités liées aux communications est limitée aux avis de nouvelles demandes ainsi qu’à ceux qui seront communiqués bientôt, et au partage des documents qui seront communiqués. La préparation des produits aux fins de communications est assurée par les agents de communications et les agents responsables dans les directions générales, et elle n’a aucune incidence sur le traitement opportun des demandes d’accès à l’information.

Les trois étapes susmentionnées comptent pour un total de 20 jours ouvrables, ce qui correspond aux 30 jours civils permis par la Loi. » De plus, le Ministère prépare et distribue un rapport de gestion de l’accès à l’information à la haute direction. Ce rapport indique le nombre de jours ouvrables qu’a pris chaque bureau de première responsabilité pour remplir ses responsabilités à l’égard des demandes d’accès à l’information, ainsi que pour atteindre les objectifs internes de chaque tâche. 
Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
45.3 Jours
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.