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Santé Canada

Partie A :    Demandes reportées de l’exercice précédent (2009-2010)  
1. Nombre de demandes reportées 545
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 204
Partie B :    Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2010-2011 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A  
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 1,602
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2010-2011 durant le délai obligatoire de 30 jours? 712
4.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 56
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 22
  31 - 60 jours 11
  61 - 90 jours 5
  Plus de 90 jours 18
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 636
6.A Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 durantl’échéance prorogée 267
6.B Nombre de demandes réglées  au cours de l’exercise 2010-2011 après l’expiration de  l’échéance prorogée 41
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 6
  31 - 60 jours 5
  61 - 90 jours 4
  Plus de 90 jours 26
7. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 qui ont été reportées à 2011-2012? 526
8. Nombre de demandes reçues en 2010-2011 en présomption de refus au 1er avril 2011? 39
Partie C :   Charge de travail
9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en :  
  2008-2009 341,253
  2009-2010 442,422
  2010-2011 467,172
10. Nombre de demandes de consultation reçues en :  
  2008-2009 204
  2009-2010 203
  2010-2011 243
Partie D :   Temps de traitement
11. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents

  • Processus d’approbation des demandes de communication

  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)

  • Pénurie d’employés / ressources

  • Grande quantité de demandes simultanées

  • Consultations auprès d’autres institutions

  • Autres

Demandes en vue d’obtenir un nombre élevé de documents : dossiers sur les médicaments et le tabac

Lors de la période de référence 2010-2011, Santé Canada a reçu 1602 nouvelles demandes d’accès à l’information (AAI). Un peu plus de la moitié de ces demandes ont été attribuées au même bureau de première responsabilité (BPR), en grande partie pour l’extraction de documents ayant trait à des présentations de médicaments, des instruments médicaux et des effets indésirables d’un médicament.

Les demandes d’accès à l’information se rapportant à des présentations de médicaments peuvent être très volumineuses, un dossier moyen se composant d’environ 1000 pages. Étant donné la nature confidentielle et spécialisée de ces documents, des consultations avec des tiers et des négociations connexes sont couramment effectuées pendant le processus. Ces négociations sont souvent compliquées et litigieuses, et les mener à terme est un très long processus si l’on veut parvenir aux meilleurs résultats possible pour les demandeurs comme pour les tiers.

De même, le nombre de grosses demandes d’information sur le tabac complique de plus en plus le travail. Compte tenu des constants litiges sur le tabac et des nombreux partenaires horizontaux dans ce dossier, ces demandes sont habituellement volumineuses, complexes et exigent un certain nombre de consultations. L’affichage de documents publiés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pourrait contribuer à réduire les demandes et la charge de travail à venir. 

Difficultés d’extraction des documents

Récupération de documents volumineux
Le traitement des gros dossiers de présentation de médicaments est encore compliqué par le long processus d’extraction requis par le BPR. Les difficultés éprouvées par le BPR comprennent la période de conservation des dossiers de présentation de médicaments de 70 ans, de même que la récupération des documents détenus par le Centre fédéral de documents (CFD). 
Santé Canada a entamé des discussions avec le CFD au sujet de l’importance de la rapidité de récupération des documents en réponse aux demandes d’information. Afin d’accélérer le traitement des demandes, le Ministère offrira également au CFD son soutien pour l’aider à améliorer son processus global.
Délai d’exécution du personnel d’accès à l’information des directions générales
Bien que Santé Canada ait sensiblement accru la formation en matière d’accès à l’information qu’elle offre aux employés du Ministère, l’important délai d’exécution des agents de liaison de l’AIPRP au sein des directions générales continue de constituer un problème de taille pour la rapidité de récupération des documents. La Division de l’AIPRP collabore étroitement avec ses agents de liaison pour s’assurer qu’ils reçoivent les conseils, l’orientation et la formation dont ils ont besoin pour jouer un rôle productif et significatif dans le traitement des demandes d’accès à l’information.

Demandes soumises en vrac
Santé Canada continue de se démener pour traiter les demandes d’accès à l’information soumises en vrac. La réception de telles demandes rallonge sans conteste le temps requis pour traiter les dossiers. Lorsqu’elle reçoit ce genre de demandes, la Division de l’AIPRP communique couramment avec les demandeurs pour discuter avec eux et les consulter afin de s’entendre sur le moyen le plus raisonnable et le plus rapide de répondre à leurs besoins.

Consultations auprès d’autres institutions
Santé Canada consulte fréquemment un certain nombre d’autres institutions du gouvernement fédéral sur des questions horizontales, comme la listériose, le chrysotile et le tabac. Environ 12 p. 100 de ses demandes d’accès à l’information exigent des consultations avec des homologues fédéraux, provinciaux et internationaux. En outre, un certain nombre de ces dossiers horizontaux nécessitent également des consultations avec des tiers.
Au cours de la période de référence 2010-2011, Santé Canada a reçu et traité 243 demandes de consultation provenant d’autres organisations. Quoique ces consultations soient attribuées et traitées en vertu de la procédure accélérée, leur traitement continue d’exiger du temps et des efforts.

Manque de sensibilisation
Comme il a été remarqué dans la section « Difficultés d’extraction des documents » ci-dessus, les agents de liaison de l’AIPRP des directions générales qui travaillent dans les différents secteurs de programme ont besoin d’une formation constante, en grande partie à cause du roulement de personnel. Cela cré des difficultés appréciables à toutes les étapes du cycle de vie des demandes et occasionne des retards dans le traitement des demandes.

12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes

  • Processus d’approbation simplifié

  • Communication partielle des documents

  • Processus accéléré pour les demandes courantes

  • Autres

Traitement officieux des demandes
La Division de l’AIPRP continue d’évaluer couramment et activement les demandes qu’elle reçoit en vue de les traiter de manière informelle. Compte tenu de l’immense quantité d’information confidentielle concernant des tiers que contient le fonds documentaire de Santé Canada, de même que des nombreuses questions horizontales complexes touchées, bon nombre de demandes ne peuvent être traitées à titre officieux. Afin de pallier ce problème, il est maintenant plus facile d’adresser des demandes informelles, grâce à la publication de tous les titres de demandes d’information sur le site Web public de Santé Canada.

Approche du portefeuille en ce qui touche le traitement des demandes
Santé Canada continue d’utiliser une approche du portefeuille pour le traitement de ses demandes d’accès à l’information. Cette approche repose sur l’affectation d’équipes d’analystes de l’AIPRP à la gestion de demandes spécifiques aux programmes. Par exemple, toutes les demandes liées au tabac sont attribuées à l’équipe responsable de ce secteur particulier au sein du Ministère. 
Cette approche s’est avérée inestimable dans l’environnement en constante évolution qui est le nôtre. Elle fournit une structure stable qui favorise la communication efficace entre les équipes de portefeuille et les employés de leur secteur de programme respectif. Elle a permis aux employés d’acquérir des connaissances plus poussées sur l’information demandée, et, chose plus importante, elle offre une approche uniforme du traitement des demandes, et donc le traitement le plus rapide possible.

Groupe de travail du BPR-AIPRP
Le groupe de travail du BPR-AIPRP, mis sur pied en 2009-2010, suscite un intérêt marqué parmi les employés de Santé Canada. Le groupe de travail, qui compte sans cesse plus de membres, a continué de cultiver une culture axée sur l’accès à l’information et de promouvoir l’ouverture et la transparence.

Initiatives de formation et de sensibilisation à l’intention des employés de SC
Santé Canada continue d’offrir une formation générale pour sensibiliser ses employés à leurs responsabilités en vertu de la Loi. Aussi, la Division de l’AIPRP offre une formation spécialisée conçue pour répondre aux besoins particuliers des clients. Pendant l’année financière 2010-2011, la Division de l’AIPRP a offert neuf (9) cours de formation sur l’accès à l’information à 99 participants. En 2010, du matériel didactique a été publié sur le site intranet de Santé Canada afin d’aider tous les employés à traiter les demandes d’accès de manière efficace et rapide. 

Réduction de l’arriéré de demandes
Santé Canada continue de se concentrer sur l’élimination de son arriéré de demandes. La Division de l’AIPRP a réussi à réduire de 44,6 p. 100 l’arriéré qu’il affichait au début de 2010-2011.
L’élimination des dossiers en retard demeure une des grandes missions de la Division de l’AIPRP, qui progresse dans l’accomplissement de son objectif de conformité de 90 p. 100.

Plan de transformation de l’AIPRP – Nouvelle initiative
En juin 2010, Santé Canada a mis en œuvre un plan de transformation de l’AIPRP. Ce plan a pour objectif l’atteinte d’un taux de conformité à la Loi sur l’accès à l’information de 90 p. 100 d’ici novembre 2011.
Le plan de transformation de Santé Canada présente une approche à cinq facettes visant à faire respecter de solides pratiques et principes en matière d’information afin de favoriser une conformité optimale. Ces facettes sont les suivantes : réduction de l’arriéré de demandes; communications et annonce des demandes présentant un intérêt pour le public; divulgation proactive au sein du Ministère; meilleures communications avec les bureaux de première responsabilité et les demandeurs, conformément aux principes de l’obligation d’aider; méthode de contrôle très minutieuse visant à réduire le nombre de nouvelles demandes produisant une présomption de refus.
En date du 31 mars 2011, les mesures de transformation de l’AIPRP ont produit un taux de conformité de 84,2 p. 100 pour le Ministère, un taux qui dépasse celui obtenu dans les six dernières années, et qui ne cesse d’augmenter.

Divulgation proactive – _Publication des demandes d’accès à l’information traitées – nouvelle initiative 
En juin 2010, Santé Canada a commencé à publier une liste des demandes d’accès à l’information qu’elle a traitées, ce qui facilite l’accès à l’information déjà traitée. Ce mécanisme favorise également la rapidité de l’accès, étant donné qu’aucun effort supplémentaire n’est requis avant que le dossier soit communiqué au demandeur. 
En conséquence, depuis la période de référence de 2009-2010, la Division de l’AIPRP a enregistré une hausse considérable (366 p. 100) du nombre de demandes reçues et visant des dossiers communiqués auparavant. Avant la publication de la liste en juin 2010, la Division avait reçu au total 15 demandes visant des dossiers déjà communiqués pour toute l’année 2009-2010. Toutefois, au cours de la période de référence de 2010-2011, la Division de l’AIPRP a traité 55 de ces demandes, dont la grande majorité (90 p. 100) a été reçue après la publication de la liste, le 1er juin 2010.
Ces demandes sont traitées selon la procédure accélérée et sont couramment réglées dans la semaine qui suit leur réception.

Processus d’approbation simplifié – Nouvelle initiative
La Division de l’AIPRP de Santé Canada a davantage simplifié son processus d’approbation afin d’améliorer la rapidité de réponse lorsque la demande ne produit aucun résultat, ou que le dossier est fermé pour cause d’incapacité à répondre (abandonné). Ces réponses sont gérées par l’Unité de réception de la Division et sont présentées rapidement à la direction pour un examen expéditif et la divulgation. 

Unité de réception rapide - Nouvelle initiative
Depuis sa mise sur pied en février 2009, l’unité de réception rapide de la Division de l’AIPRP continue de jouer un rôle essentiel et efficace dans la gestion de première ligne de toutes les demandes d’accès à l’information reçues par le Ministère. On songe ici à l’accusé de réception des demandes, à tous les éclaircissements nécessaires entre les BPR et les demandeurs, à l’extraction des documents pertinents, à la demande d’une prorogation pour mener des recherches, et à la gestion temporelle des dossiers jusqu’à la réception des documents des BPR.
Protocole de dépôt des plaintes
On a modifié le mandat de l’unité de réception rapide pour y inclure l’administration et la gestion d’un protocole de dépôt des plaintes. Le protocole prévoit des communications rapides avec le Commissariat à la réception de la plainte et avec le personnel de l’AIPRP pour qu’il réponde au Commissariat, ainsi que des mesures de suivi interne jusqu’à la résolution de la plainte. L’unité de réception rapide offre au BPR un guichet unique pour les demandes liées à l’état des plaintes traitées par Santé Canada.
Vérification des demandes réglées
L’unité de réception rapide a aussi pour mandat de vérifier chaque demande réglée pour s’assurer que toutes les mesures, la documentation et les justifications nécessaires sont versées au dossier avant que celui-ci soit archivé. Cette mesure s’est avérée extrêmement avantageuse parce qu’elle permet à la Division de l’AIPRP de s’assurer que toutes les données statistiques consignées dans le système de gestion des dossiers sont exactes et à jour, comme requis pour de nombreux rapports statistiques.

Données d’extraction des directions générales aux BPR – Nouvelle initiative
La Division de l’AIPRP continue de fournir des statistiques sur le rendement à ses bureaux de première responsabilité en ce qui concerne leurs activités de récupération des documents. Elle fournit aux responsables des composantes de programme un aperçu de leur délai de récupération et indique clairement les domaines auxquels le Ministère doit prêter attention. Cette information est couramment fournie aux sous-ministres adjoints des directions générales, ce qui leur permet de mesurer, d’analyser et d’améliorer le rendement de leur direction générale. La dissémination de cette information a donné lieu à une discussion sur l’accès à l’information dans tout le Ministère, et a aidé à cerner et à régler les problèmes liés à l’AIPRP.

Communication et notification – Nouvelle initiative
SC reconnaît le besoin d’informer la haute direction et de préparer des communications sur les demandes d’accès à l’information qui, à son avis, présentent un intérêt pour le public. À l’appui de ce besoin opérationnel, SC a éliminé son processus d’approbation pour les dossiers de nature très délicate et a mis en œuvre une nouvelle procédure de communication et de notification. Cette nouvelle procédure fonctionne en parallèle du processus d’accès à l’information, tout en étant tout à fait distincte. Elle permet au Ministère de respecter les délais prévus par la Loi en ce qui concerne la communication des demandes d’accès à l’information. En parallèle, les directions générales responsables des programmes et des communications préparent les documents d’information et de communication nécessaires aux opérations ministérielles. Moins de trois (3) p. 100 des demandes entrent dans cette catégorie.

  Formation en GI – Nouvelle initiative
La Division de l’AIPRP de Santé Canada s’est associée à ses collègues de la gestion des documents et de la gestion de la sécurité pour fournir des séances de sensibilisation sur la gestion de l’information (GI). Ces séances offrent une introduction aux considérations en matière de protection des renseignements personnels, d’accès à l’information et de sécurité dans le contexte de la gestion de l’information.
Ces séances d’introduction illustraient les liens importants qui unissent l’AIPRP, la sécurité de l’information et la gestion des documents, et ont servi de plateforme pour promouvoir une formation plus poussée dans les divers sujets abordés.

Communications améliorées – Nouvelle initiative
La Division de l’AIPRP collabore plus étroitement avec ses BPR et les demandeurs afin de s’assurer que chaque demande d’accès à l’information produise une réponse significative et rapide, grâce à des communications et à des négociations efficaces.
Afin de favoriser l’atteinte de cet objectif, la Division de l’AIPRP a mis sur pied et dispensé de la formation à ses employés au sujet des compétences essentielles pour des communications efficaces. Aussi, elle a élaboré des outils pour son unité de réception rapide afin d’en arriver à des consultations améliorées et utiles avec les BPR et les demandeurs.
Santé Canada a bon espoir qu’une réduction du nombre de grosses demandes difficiles à gérer l’aidera à atteindre son objectif de 90 p. 100 en matière de conformité. 

Réduction des dossiers en retard – Nouvelles Initiatives
Le pilier du plan de transformation de l’AIPRP est la réduction des dossiers entraînant une présomption de refus. Afin de réduire le nombre de dossiers en retard, la Division de l’AIPRP a examiné leur modèle de traitement et a introduit des gains de rendement dans tout le processus. Aussi, un nombre considérable de dossiers ont été traités en vertu du protocole accéléré, qui a pour but le traitement rapide des demandes n’exigeant pas de consultation ni d’examen de nombreux documents.
Afin de réduire davantage le nombre de dossiers entraînant une présomption de refus, la Division de l’AIPRP a déployé un certain nombre de ressources temporaires (consultants et heures supplémentaires) pour aider à régler les dossiers. 
Santé Canada a bon espoir que ces activités de réduction des dossiers en retard fourniront au Ministère l’occasion d’améliorer son taux de conformité tout en réduisant le nombre de dossiers reportés aux années financières suivantes. SC poursuit ses efforts visant à stabiliser son effectif. Pour ce faire, il a engagé du personnel plus qualifié et expérimenté en réaction au nombre plus élevé de demandes d’accès à l’information. Cette mesure visait à éviter l’emploi de ressources temporaires pour aider au traitement des demandes. Une formation spécialisée a été mise sur pied et est fréquemment offerte aux nouveaux employés et au personnel des BPR. Ces mesures ont pour but de créer un milieu de travail en accès à l’information stable qui répond rapidement et efficacement au public canadien.

Rapports sur le rendement – Nouvelle initiative
Afin de s’assurer qu’il atteint ses objectifs en matière de conformité, Santé Canada a commencé à rédiger des rapports sur les indicateurs de rendement clés.
Indicateurs de rendement clés
Un certain nombre d’indicateurs de rendement clés, grâce auxquels le Ministère peut s’évaluer, ont été mis en évidence parce qu’ils sont essentiels à une meilleure conformité générale. Ces indicateurs de rendement ont été systématiquement présentés à la haute direction et aux bureaux de première responsabilité, ce qui leur a permis de suivre les progrès réalisés en vertu du plan de transformation de l’AIPRP. Les objectifs sont les suivants :

  • Suivi des nouveaux dossiers afin de réduire les présomptions de refus

  • Délai de récupération et retards dans les directions générales

  • Initiatives de divulgation proactive et progrès en la matière

  • Progrès dans la réduction de l’arriéré de demandes

  • Consultations sur les dossiers volumineux avec les demandeurs

Santé Canada a bon espoir que l’évaluation systématique de ces objectifs mettra en lumière les domaines qui connaissent une amélioration et ceux auxquels il faut prêter attention.

Meilleure gestion de l’information – Nouvelle initiative
Une stratégie de GI a été mise sur pied d’après le modèle de services de GI du Conseil du Trésor, et Santé Canada travaille actuellement sur un plan de mise en œuvre afin d’aider les directions générales à remplir les objectifs de GI. Une analyse de rentabilisation a été réalisée et soumise à l’approbation de la haute direction. Le projet a été approuvé par la haute direction et sera mis en œuvre dans tout le Ministère au cours des trois prochaines années.  Des mesures du rendement en GI sont en cours d’examen et serviront à évaluer l’efficacité générale du programme de GI de Santé Canada.
L’objectif général de ces mesures est d’améliorer la gestion de l’information au sein de Santé Canada, contribuant ainsi à de meilleurs résultats organisationnels, notamment à l’égard de l’AIPRP et du CRG.

Partie E :    Temps de traitement
13. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2010-2011?
144.42 Jours
Partie F :    Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
14. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.