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Questionnaires

Année


Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2008-2009)

1. Nombre de demandes reportées 6
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 0

Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2009-2010— à l’exception des demandes inscrites à la Partie A

3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 52
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 durant le délai obligatoire de 30 jours? 47
4.B Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 0
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée 0
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 4
6.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 durant l’échéance prorogée 3
6.B Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 après l’expiration de l’échéance prorogée 0
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande 0
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
7. Nombre de demandes reçues en 2009-2010 qui ont été reportées à 2010-2011 1
8. Nombre de demandes reçues en 2009-2010 en présomption de refus au 1 er avril 2010 0

Partie C : Charge de travail

9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en 2009-2010 8,175
10. Nombre de demandes de consultation reçues en 2009-2010 2

Partie D : Temps de traitement

11.
Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
Le CPVP n’a aucune question importante à signaler. Nous avons été en mesure de répondre dans les délais prévus à toutes les demandes que nous avons reçues depuis l’assujettissement de l’organisme à la LAI. 
12.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres

Voici quelques-unes des pratiques ou politiques élaborées par le CPVP pour mettre en œuvre, dans les délais prévus, le programme d’accès à l’information depuis l’assujettissement de l’organisation à la Loi :

- Planification stratégique et mise en place du bureau : Bien que le CPVP n’ait été assujetti à laLAI qu’à partir du 1er avril 2007, nous avons embauché le personnel de la Section de l’AIPRP en février 2007 pour amorcer le processus de mise en place de la Section. Comme les responsabilités en matière d’AIPRP étaient nouvelles pour le CPVP, nous avons d’abord concentré nos efforts sur le travail administratif. L’une des premières exigences consistait à s’assurer que l’information relative au CPVP était communiquée au Secrétariat du Conseil du Trésor. Au début de mai 2007, toutes les sources de renseignements du CPVP sur les employés fédéraux (fichiers de renseignements personnels [FRP] ordinaires) et toutes les sources de renseignements fédéraux (fichiers ordinaires) ont été enregistrées auprès du Secrétariat. Nous avons également communiqué au Secrétariat des renseignements initiaux sur le CPVP aux fins d’inclusion dans Info Source (p. ex. renseignements de base, responsabilités du CPVP, description de chaque direction et coordonnées des personnes-ressources de ces directions, emplacement de la salle de lecture). Nous avons passé en revue tous les fonds de renseignements du CPVP pour nous assurer que les renseignements des fichiers non ordinaires soient inclus dans la prochaine édition d’Info Source.

- Processus d’approbation de la délégation de tout pouvoir de signature (exception faite de l’alinéa 8(2)m) à la directrice de la Section de l’AIPRP : Conformément à l’article 73 de la LAI, la commissaire à la protection de la vie privée a délégué ses pouvoirs, à titre de dirigeante du CPVP, au directeur général, Gestion intégrée, et à la directrice de l’AIPRP en ce qui a trait à l’application de la LAI et de son règlement.

- Embauche de personnel d’expérience : 2 ETP ayant une vaste expérience et des connaissances approfondies ont planifié, créé et administré la Division de l’AIPRP quand le CPVP a été assujetti à la Loi.

- Transparence : Le CPVP a ajouté à son site Web une section intitulée « Accès à l’information et protection des renseignements personnels », qui offre au public des renseignements sur la LAI, y compris sur la façon de faire une demande d’accès à des renseignements détenu par le CPVP.    

- Élaboration du Guide de procédures et de conformité : Ce guide décrit toutes les mesures prises par la Section de l’AIPRP pour traiter les demandes en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il fournit des renseignements considérables sur une vaste gamme de sujets, dont les responsabilités des employés quand ils extraient des renseignements, les délais prévus par la loi, les exceptions et exclusions, le processus de traitement des plaintes et d’enquête, etc. On y trouve également la Politique relative aux droits et à la dispense des droits relative à l’AIPRP. 

- Élaboration de politiques et de lignes directrices : La directrice de la Section de l’AIPRP siège au Comité d’élaboration des politiques et a collaboré à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, des procédures et des directives du CPVP afin d’assurer le respect de la LAI. Les politiques et les lignes directrices suivantes ont été élaborées :

  1. Directive et procédures concernant l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information
  2. Politique sur la protection des renseignements personnels des employés
  3. Politique sur les atteintes à la vie privée
  4. Politique sur la protection des renseignements personnels

- Formation obligatoire pour tous les employés du CPVP : Alors qu’elle préparait la formation officielle relative à la LAI pour les employés du CPVP, la Section de l’AIPRP a élaboré un Guide préliminaire pour le traitement des demandes conformément à la LAI, qui a été distribué à chaque chef de direction en juin 2007 et publié sur l’intranet comme guide de référence sur les rôles et responsabilités du personnel dans le nouvel environnement du CPVP « assujetti à l’AIPRP ». Quatre séances de sensibilisation à la LAI ont été offertes au personnel du CPVP en juin 2007, suivies de deux autres en mars 2008. Au total, quelque 125 employés ont reçu la formation, soit la grande majorité de l’effectif. La commissaire à la protection de la vie privée a demandé que cette formation soit obligatoire pour tous, y compris les employés contractuels ou temporaires du CPVP. Ces séances ont lieu au moins une fois par année pour que les nouveaux employés reçoivent aussi la formation.

Partie E : Développement des ressources

13.
À titre d’institution nouvellement assujettie à la Loi, décrivez le processus de mise en œuvre et les mesures visant à établir la capacité de votre institution à répondre aux demandes de communication. Vous pouvez y inclure des renseignements sur l’affectation des ressources, l’infrastructure, le soutien interne et les documents de base comme les documents stratégiques ou de planification.

Avant l’assujettissement de l’organisation à la Loi, de nombreuses discussions et réunions ont eu lieu concernant la mise en place de la Section de l’AIPRP. Le CPVP est un petit organisme tout comme la Division de l’AIPRP (2 ETP). Si nous recevions de nombreuses autres demandes en vertu de la Loi, nous ajouterions certainement des ressources.

Grâce à une bonne planification stratégique, à un excellent soutien interne et à l’élaboration de ces politiques, directives et lignes directrices, aux séances de sensibilisation, au Guide de procédures et de conformité, au processus d’autorisation et à son personnel d’expérience, le CPVP a été capable d’offrir un excellent service aux demandeurs.

Partie F : Temps de traitement

14.
Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2009-2010?
20.88 jours

Partie G : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

15. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2007-2008, 2008-2009 et 2009-2010. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1 er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.