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Questionnaires

Année


Bureau du vérificateur général du Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2008-2009)

1. Nombre de demandes reportées 3
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 0

Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2009-2010— à l’exception des demandes inscrites à la Partie A

3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 19
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 durant le délai obligatoire de 30 jours? 16
4.B Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 1
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 1
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 0
6.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 durant l’échéance prorogée 0
6.B Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 après l’expiration de l’échéance prorogée 0
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
7. Nombre de demandes reçues en 2009-2010 qui ont été reportées à 2010-2011 2
8. Nombre de demandes reçues en 2009-2010 en présomption de refus au 1 er avril 2010 0

Partie C : Charge de travail

9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en 2009-2010 2613
10. Nombre de demandes de consultation reçues en 2009-2010 36

Partie D : Temps de traitement

11.
Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
Le retard du Bureau du vérificateur général dans le traitement des demandes en présomption de refus seulement est principalement attribuable au temps qu’a mis un ministère pour répondre à une demande de consultation. Dans ce cas particulier, le ministère a pris 52 jours pour donner suite à une demande de consultation mettant en cause un document de 25 pages.
12.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres

Le Bureau du vérificateur général (BVG) a mis en œuvre des procédures générales en matière d’AIPRP et les a affichées sur son site intranet. Ces procédures ont récemment fait l’objet de modifications après des consultations avec le Commissariat à l’information du Canada concernant l’application de l’article 16.1 de la Loi sur l’accès à l’information .

Du point de vue pratique, le BVG profite grandement de la récente mise en place d’un logiciel propre à l’AIPRP. La procédure manuelle liée à AIPRP était assez lourde, mais en l’automatisant, le BVG a été capable de créer une solide base de connaissances, d’accélérer le processus d’examen et de répondre plus facilement aux demandes de documents dans des formats substituts.

Partie E : Développement des ressources

13.
À titre d’institution nouvellement assujettie à la Loi, décrivez le processus de mise en œuvre et les mesures visant à établir la capacité de votre institution à répondre aux demandes de communication. Vous pouvez y inclure des renseignements sur l’affectation des ressources, l’infrastructure, le soutien interne et les documents de base comme les documents stratégiques ou de planification.
Le BVG a pris les mesures suivantes pour développer la capacité en matière d’AIPRP :
  • Il a défini une vision organisationnelle et un cadre de responsabilisation.
  • Il a délimité l’espace de bureau pour l’AIPRP (salle de lecture intégrée), installé l’équipement et créé des formulaires et des lettres types.
  • Il a assuré une présence Internet et intranet – procédures, information sur les exceptions et les exemptions, lignes directrices.
    • Ressources garanties
    • 1 ETP (coordonnateur). Au début, ce poste était classé comme ASG-4. On l’a maintenant reclassifié au niveau ASG-6 à cause du degré de spécialisation qu’exige ce poste.
  • Il a acheté un système de gestion de l’information (25 000 $).
  • Il a officialisé les procédures et les protocoles, et les a communiqués à tous les intervenants internes.
  • Il a créé un réseau de partage de l’information et des connaissances avec d’autres coordonnateurs de l’AIPRP d’agents du Parlement.
  • Il a donné une formation aux principaux intervenants (qui travaillent dans les domaines des services organisationnels et des communications).
  • Il a entrepris un travail de sensibilisation auprès de la haute direction par le biais de présentations en équipe et de séances d’orientation continues.
  • Il a établi des relations étroites avec les services juridiques aux fins de l’évaluation des risques et de l’interprétation des lois.
  • Il a veillé à documenter de façon exhaustive la gestion des cas et les enquêtes relatives aux plaintes.
  • Il a adopté des mesures pour assurer à la mise en place de protocoles de collecte, de gestion, de stockage et de disposition des renseignements sur support papier et électronique et dans des dossiers.
Il a élaboré des politiques relatives à l’Accès à l’information et à la protection des renseignements personnels en consultation avec les services juridiques (en cours d’examen par la haute direction).

Partie F : Temps de traitement

14.
Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2009-2010?
20,8 jours par demande

Partie G : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

15. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2007-2008, 2008-2009 et 2009-2010. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1 er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.