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Questionnaires

Année


Énergie atomique du Canada limitée

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2008-2009)

1. Nombre de demandes reportées 4
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 0

Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2009-2010— à l’exception des demandes inscrites à la Partie A

3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 108
4.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 durant le délai obligatoire de 30 jours? 94
4.B Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 0
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 13
6.A Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 durant l’échéance prorogée 13
6.B Nombre de demandes réglées au cours de l’exercise 2009-2010 après l’expiration de l’échéance prorogée 0
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
7. Nombre de demandes reçues en 2009-2010 qui ont été reportées à 2010-2011 1
8. Nombre de demandes reçues en 2009-2010 en présomption de refus au 1 er avril 2010 0

Partie C : Charge de travail

9. Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées en 2009-2010 12,521
10. Nombre de demandes de consultation reçues en 2009-2010 35

Partie D : Temps de traitement

11.

Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi) depuis que votre institution est assujettie à la Loi. Il peut s’agir des facteurs suivants :

  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
Situation d’EACL au moment de son assujettissement à la LAI le 1 er  septembre 2007.
  • EACL n’avait pas de bureau de l’AIPRP quand elle a commencé à recevoir ses premières demandes d’accès à l’information en septembre (environ 50). Ces demandes étaient retenues à la section de la réception et de l’expédition. Les employés ont reçu comme consigne de les envoyer au groupe de la conformité et on a engagé un consultant pour les traiter.
  • Il n’y avait ni procédure d’extraction et d’approbation ni de logiciel d’AIPRP pour consigner toutes les mesures relatives aux demandes d’AIPRP.
  • Les employés d’EACL, y compris les cadres supérieurs, ne savaient pas quelles étaient leurs responsabilités en ce qui a trait au traitement des demandes d’AIPRP.
  • EACL a engagé un directeur de l’AIPRP d’expérience le 27 janvier 2008, puis un analyste subalterne en mars 2008 et un analyste principal en mai 2008.
Le rapport de subordination du bureau de l’AIPRP a changé; au lieu de relever du secteur des Communications, il relève maintenant du groupe de la conformité.
12.

Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution, depuis que votre institution est assujettie à la Loi, pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :

  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres

EACL a déterminé et pris les mesures suivantes pour s’acquitter de ses obligations en vertu de la loi :

  • Le président a approuvé le pouvoir de délégation. Le directeur de l’AIPRP est la personne qui a les pleins pouvoirs en la matière.
  • On a mis en place et approuvé une procédure d’extraction et d’examen en février 2008. De plus, on a fait une présentation sur l’extraction et l’examen pour le conseil d’administration et le Comité de gestion de la haute direction.
  • Le bureau de l’AIPRP encourage la communication partielle de documents ainsi que la communication informelle. Nous sommes en train de faire approuver la politique en matière de communication de documents par le Comité de gestion de la haute direction.
  • Le bureau de l’AIPRP a établi, par le biais d’initiatives internes et le soutien de la haute direction, un réseau d’agents de liaison d’unités fonctionnelles pour faciliter l’extraction des documents et l’examen effectué pour répondre aux demandes d’accès à l’information. De plus, le bureau de la conformité et les Communications ne participent plus au processus d’examen. Le coordonnateur leur demandera d’y participer seulement au besoin.
  • Le bureau de l’AIPRP a reçu un avis juridique concernant l’article 68.2. Il s’agit de l’exclusion qu’EACL peut appliquer à ses documents.
Le bureau consacre 95 % de son temps à demander des précisions aux demandeurs pour savoir exactement quelle information ils veulent et où l’obtenir (haute direction, vice‑président et niveaux supérieurs).

Partie E : Développement des ressources

13.
À titre d’institution nouvellement assujettie à la Loi, décrivez le processus de mise en œuvre et les mesures visant à établir la capacité de votre institution à répondre aux demandes de communication. Vous pouvez y inclure des renseignements sur l’affectation des ressources, l’infrastructure, le soutien interne et les documents de base comme les documents stratégiques ou de planification.
  • EACL a créé un site Web de l’AIPRP.
  • L’organisme a acquis et mis en opération le logiciel de gestion des cas d’AIPRP.
  • EACL a répondu à toutes les demandes d’AIPRP accumulées depuis l’exercice 2007-2008, et en avril 2009, la saisie de toutes les données à l’aide du logiciel de gestion de cas était à jour.
  • L’organisme a organisé des séances de sensibilisation à l’AIPRP pour le conseil d’administration, le comité des cadres supérieurs élargi et divers cadres supérieurs et agents de liaison des unités opérationnelles pour que toutes les parties concernées connaissent leurs responsabilités liées à la loi. Le bureau de l’AIPRP concentre actuellement ses efforts sur l’organisation de séances de sensibilisation quand et où c’est possible de les tenir.
EACL a mis en place des politiques en matière d’AIPRP, de protection des renseignements personnels et de communication de l’information.

Partie F : Temps de traitement

14.
Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2009-2010?
3 672 jours divisés par 111 demandes traitées = 33,081 jours moyens par demande

Partie G : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

15. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour les exercices 2007-2008, 2008-2009 et 2009-2010. Pour les institution ayant un exercise différent de celui du 1 er avril au 31 mars, veuillez inclure tout rapports supplémentaires, si disponibles.