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Fiche de rendement

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Santé Canada

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le sous-ministre de Santé Canada continue d'avoir un leadership solide pour l'adoption d'une culture de conformité au sein de l'institution. Un tel rôle nécessite un appui inconditionnel du ministre.

Réponse

Depuis février 2009, la haute direction de Santé Canada a été entièrement engagée à régler les problèmes d'accès à l'information au sein du Ministère. L'adoption d'un plan d'action pour l'accès à l'information par le Conseil de la haute direction et son appui continuel à la fonction d'accès à l'information illustrent clairement que l'accès à l'information est une priorité pour l'institution.

Depuis février 2009, la haute direction de Santé Canada soutient activement l'amélioration de l'accès à l'information au sein du Ministère et veille à ce que les principaux problèmes de conformité soient réglés de manière réellement transformatrice et collaborative.

Suivi

À la suite d'une démarche transformatrice et collaborative, le Conseil de la haute direction du Ministère a adopté un plan d'action en matière d'AI en juin 2010, dans le but de respecter à 90 % la Loi sur l'accès à l'information d'ici novembre 2011. Le Ministère a mis en œuvre ce plan d'action et note des avancées en ce qui concerne les jalons et les objectifs.

2. Le Commissariat à l'information recommande que Santé Canada respecte scrupuleusement le pouvoir délégué du coordonnateur de l'accès à l'information et qu'il élimine les niveaux d'approbation additionnels.

Réponse

Santé Canada continue de respecter le pouvoir délégué du coordonnateur de l'accès à l'information et il a éliminé les niveaux d'approbation additionnels.

Santé Canada a éliminé le processus d'approbation pour les dossiers de nature très délicate. Cette pratique a été remplacée par un processus d'avis qui permet une meilleure conformité générale.

Suivi

Santé Canada continue à respecter le pouvoir délégué du coordonnateur de l'accès à l'information. Le remplacement du processus d'approbation pour les dossiers de nature très délicate par un processus d'avis s'est traduit par une augmentation de la rapidité d'exécution et par une meilleure conformité. Dans le cadre de son plan d'action pour l'accès à l'information, Santé Canada travaille à réduire le nombre de dossiers classés comme très délicats dans le but d'accélérer encore le traitement.

3. Le Commissariat à l'information recommande que Santé Canada élabore un plan clair pour s'attaquer aux arriérés des demandes d'accès à l'information.

Réponse

Santé Canada continue de s'occuper des arriérés des demandes d'accès par une approche en deux volets :

§ Santé Canada a maintenu ses efforts concentrés sur la fermeture de tous les dossiers en suspens de 2007. Il a commencé l'exercice financier avec 73 dossiers en suspens et il lui en reste 17 à régler.

§ Santé Canada a mis sur pied un mode de traitement rapide des demandes et il affectera une personne à la gestion des échéances pour l'accès à l'information. Ces efforts diminueront le nombre de nouvelles présomptions de refus et permettront de concentrer les efforts nécessaires pour s'attaquer à l'accumulation d'arriérés.

Suivi

Dans le cadre de son plan d'action pour l'accès à l'information, adopté par le Conseil de la haute direction en juin 2010, Santé Canada a mis en œuvre un plan de réduction des arriérés en matière d'accès à l'information, avec pour but de les éliminer d'ici au 31 mars 2011. Jusqu'à présent, la Division est parvenue à atteindre les objectifs fixés et s'attend à fermer tous les dossiers en suspens de 2007 d'ici la fin d'octobre 2010.

4. Le Commissariat à l'information recommande que Santé Canada documente et revoie les critères qu'il utilise pour les prorogations afin de veiller à ce qu'elles soient raisonnables et légitimes.

Réponse

Santé Canada a examiné et revu les critères utilisés pour justifier les prorogations afin qu'elles soient raisonnables et légitimes.

Santé Canada a mis en œuvre un processus d'approbation graduel pour les prorogations et il exige que le personnel documente et justifie toute prorogation de délai.

Cet examen a été réalisé l'an dernier et l'accent mis sur les prorogations appropriées continue d'être une priorité pour Santé Canada.

Cette recommandation n'est pas nécessaire.

Suivi

Santé Canada continue à documenter et à revoir les critères qu'il utilise pour recourir à des prorogations afin que ces dernières soient raisonnables et légitimes.

5. Le Commissariat à l'information recommande que Santé Canada cerne et mette en œuvre des améliorations nécessaires aux systèmes de gestion des dossiers afin de veiller à ce que les dossiers soient trouvés rapidement et facilement en réponse à une demande d'accès à l'information.

Réponse

Santé Canada travaille à la mise en œuvre d'initiatives ministérielles de gestion des dossiers. Ces initiatives appuieront l'efficacité de la recherche et des réponses de récupération des dossiers aux demandes d'accès à l'information. Ces initiatives comprennent les démarches suivantes :

§ une stratégie de gestion du stockage conforme aux directives du gouvernement fédéral en matière de gestion de l'information;

§ l'essai en janvier 2010 d'un puissant moteur de recherche qui, s'il convient, pourrait augmenter la capacité de recherche du bureau de première responsabilité;

§ la création au cours des deux prochains exercices d'un nouveau logiciel opérationnel à stockage d'instance simple et d'un possible système de classement des dossiers;

§ la mise en œuvre de la Directive sur la tenue des documents annoncée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Bibliothèque et Archives Canada.

Suivi

Le plan d'action pour la gestion de l'information de Santé Canada est au cœur d'une stratégie de gestion de l'information en cours d'élaboration. Dans le but d'améliorer la gestion globale de l'information afin que le Ministère puisse apporter des réponses plus précises et plus rapides aux demandes d'accès à l'information, ce plan comporte les initiatives de gestion suivantes :

  • Mise à jour de l'ensemble d'outils stratégiques de gestion de l'information du Ministère;
  • Activités de sensibilisation, d'apprentissage et d'engagement en matière de gestion de l'information;
  • Élaboration d'une stratégie de gestion du stockage électronique;
  • Mise en œuvre d'une solution de gestion du contenu de l'entreprise (un projet-pilote est actuellement mené avec 1 200 utilisateurs d'une direction générale. On envisage d'étendre le projet à l'ensemble du Ministère);
  • Poursuite des essais sur la mise en œuvre et l'utilisation d'un moteur de recherche d'information opérationnelle qui, s'il convient, pourrait accroître la capacité de recherche du Ministère;
  • Poursuite des travaux sur la mise en œuvre au sein du Ministère de la Directive sur la tenue de documents qui vise à permettre au Ministère de mieux connaître son fonds documentaire physique.

6. Le Commissariat à l'information recommande que Santé Canada s'efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Santé Canada s'efforce de réduire à zéro son taux de présomption de refus.

Depuis l'automne 2008, il y a eu une hausse de 85 % des dossiers fermés au Ministère : 1 072 dossiers ont été fermés du 1 er avril 2009 au 8 janvier 2010, par rapport aux 579 dossiers fermés au cours de l'exercice précédent.

Le bureau d'accès à l'information a aussi connu une baisse importante du taux de roulement au sein du personnel opérationnel; le taux est passé de 50 % à 10 % (le taux devrait être de 20 % à la fin de l'exercice).

Santé Canada a élaboré le plan d'action pour la transformation de l'accès à l'information en trois étapes, dont la mise en œuvre a commencé à l'automne 2008.

Le plan d'action tient compte des défis à relever pour satisfaire les exigences de la Loi et comprend la gouvernance de l'accès à l'information au sein de Santé Canada, les partenariats avec les clients internes et les autres institutions fédérales, le soutien pour la préparation des renseignements à communiquer et pour le travail d'équipe, l'intégration de collaborations avec des bureaux de première responsabilité ainsi que la nécessité de renforcer l'effectif pour les activités d'accès à l'information.

Suivi

Les initiatives de transformation de l'accès à l'information, le plan d'action pour l'accès à l'information et le plan pour la réduction des arriérés en matière d'accès à l'information de Santé Canada ont pour but de réduire le taux de présomption de refus en éliminant les arriérés des exercices précédents et d'empêcher de nouveaux dossiers en retard de passer à l'état de présomption de refus. L'objectif en matière de taux de présomption de refus est de 15 % d'ici la fin de l'exercice 2010-2011 et de 10 % d'ici novembre 2011.

Le plan d'action continue de s'attaquer aux problèmes que pose le respect des exigences législatives, dont l'amélioration de la gouvernance de l'accès à l'information à Santé Canada, les partenariats avec les clients internes et la collaboration avec les autres organismes gouvernementaux, le soutien pour la préparation des renseignements à communiquer et pour le travail d'équipe, l'intégration de collaborations avec des bureaux de première responsabilité ainsi que la nécessité de renforcer l'effectif pour les activités d'accès à l'information par le truchement d'un recrutement ciblé.

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