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Fiche de rendement

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Environnement Canada

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le sous-ministre d'Environnement Canada affecte en permanence des ressources suffisantes pour stabiliser et assurer un effectif complet au bureau d'accès à l'information et se conformer aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information.

Réponse

Environnement Canada reconnaît que, pour se conformer aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information, des ressources financières et un personnel qualifié en matière d'accès à l'information sont requis. En dépit des efforts actuels, le bureau d'accès à l'information a été incapable de pourvoir tous ses postes vacants en recourant au processus de dotation à cause d'un taux de roulement élevé (départ à la retraite, réinstallation, promotions dans d'autres ministères) et d'une pénurie pangouvernementale de personnel compétent en accès à l'information. Conscient de cette situation, le Secrétariat ministériel a élaboré et mis en œuvre un programme de perfectionnement professionnel axé sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, parallèlement aux mesures de dotation en cours. Environnement Canada fait aussi appel aux services de consultants pour le traitement des demandes.

Deux conseillers supérieurs de niveau PM-04 ont été embauchés en novembre 2009 et un analyste subalterne en politiques a été embauché le 4 janvier 2010. Quatre analystes subalternes recrutés dans le cadre du programme de perfectionnement professionnel en accès à l'information et protection des renseignements personnels devaient entrer en fonction au début de février 2010. Un nouveau processus doit être lancé prochainement pour renforcer la capacité au niveau PM-04.

Suivi

Environnement Canada poursuit ses efforts pour pourvoir les postes vacants au Secrétariat de l'AIPRP. Ces trois derniers mois, le Ministère a doté deux postes administratifs et un poste de conseiller principal par voie de concours. Les processus de sélection pour les postes de conseiller principal étant très peu productifs, Environnement Canada axe ses efforts sur le recrutement par l'intermédiaire de son programme de perfectionnement professionnel en AIPRP.

Le Ministère est encouragé par les résultats de ce programme jusqu'ici. Le Secrétariat de l'AIPRP profite déjà du recrutement de quatre participants au programme à l'hiver‑printemps 2010 et attend l'arrivée d'une recrue supplémentaire qui se joindra bientôt au programme. Environnement Canada se prépare également à lancer un processus de dotation par anticipation, qui devrait être affiché en novembre 2010. Son intention est de former un bassin de candidats qualifiés pour pourvoir les postes subalternes, à mesure que les participants au programme de perfectionnement passent à des postes plus élevés au sein du programme. Bien que le Ministère soit conscient qu'à court terme, il n'y aura pas suffisamment de conseillers principaux, les bénéfices de ce programme se feront sentir à long terme, car le personnel possédera alors à la fois une connaissance exhaustive de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et une connaissance approfondie du Ministère. Il s'agit aussi d'une mesure qui vise l'amélioration à long terme du recrutement et du maintien en poste, ainsi que la satisfaction des besoins de planification de la relève au sein du Secrétariat de l'AIPRP.

2. Le Commissariat à l'information recommande qu'Environnement Canada élabore un plan explicite pour traiter l'arriéré de demandes d'accès.

Réponse

Environnement Canada reconnaît la nécessité de réduire l'arriéré de demandes d'accès et a retenu les services de consultants pour traiter en priorité les dossiers les plus en retard. Bien que des progrès aient été faits, ce projet se poursuivra parce que de nombreux dossiers nécessitent des consultations auprès d'autres ministères ou de tiers.

Environnement Canada continuera de faire appel aux services de consultants pour accomplir cette tâche jusqu'à ce qu'il ait un personnel suffisant pour assumer le traitement des dossiers accumulés.

Suivi

Malgré une augmentation marquée du nombre de demandes d'accès à l'information durant le présent exercice, Environnement Canada est parvenu à réduire le volume d'arriérés de demandes. La grande majorité des demandes d'accès toujours en suspens sont en attente de réponses de consultations ou en sont au dernier stade d'examen. Jusqu'à présent, le délai moyen de traitement des nouvelles demandes a également baissé pour l'exercice en cours. Afin de maintenir cette dynamique, Environnement Canada continue à recourir aux services de consultants pour appuyer son personnel.

3. Le Commissariat à l'information recommande qu'Environnement Canada détermine et apporte les améliorations requises aux systèmes de gestion des dossiers afin d'assurer une récupération rapide des dossiers appropriés en réponse à une demande d'accès à l'information.

Réponse

Le service de gestion des documents d'Environnement Canada est en voie de réorganisation.

Un nouveau chef du service de gestion des documents a été embauché le 1er février 2010. Le travail a débuté au niveau des politiques et des procédures, des séances d'information et de la formation dans tout le Ministère. Un système informatisé de collaboration et d'entreposage des documents, SharePoint, est en voie d'implantation au Ministère.

Suivi

Le service de gestion des documents d'Environnement Canada est en cours de réorganisation. Un mouvement visant à améliorer le professionnalisme du service, dans la ligne de ce qui a été fait au service de bibliothèque, est en cours. De même, un programme de mise en œuvre de projets qui répondront aux exigences de la Directive sur la tenue de documents a été lancé. Ce programme comprendra l'expérimentation de Sharepoint 2010 comme système de gestion des dossiers et des documents électroniques de l'avenir à EC. La conjonction de l'inventaire des fonds documentaires d'Environnement Canada, de la mise à jour de la disposition des dossiers et d'autres projets améliorera la gestion des documents et permettra au Ministère de se conformer à la Directive d'ici l'échéance de 2014, à la condition qu'il dispose de toutes les ressources nécessaires.

Le Ministère a entrepris une campagne interne de sensibilisation visant à promouvoir les pratiques exemplaires en matière de gestion documentaire et d'AIPRP. Le Ministère a pu ainsi améliorer considérablement son délai de récupération des documents par rapport à la période de référence de 2008‑2009. À la moitié de l'exercice 2010‑2011, le délai moyen de récupération en ce qui a trait aux programmes d'Environnement Canada était de 15 jours.

4. Le Commissariat à l'information recommande qu'Environnement Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l'information de toutes les prorogations auxquelles il a recours pour une durée de plus de 30 jours.

Réponse

Environnement Canada a une procédure établie pour transmettre au Commissariat à l'information une copie des prorogations de plus de 30 jours.

Une attention particulière sera portée pour assurer la conformité aux procédures établies.

Suivi

Environnement Canada a affermi ses procédures afin de transmettre au Commissariat à l'information une copie des lettres d'avis de prorogation de plus de 30 jours. Il a également créé un registre de suivi des lettres de prorogation envoyées à la commissaire. Ce registre est vérifié une fois par mois pour s'assurer qu'il est complet. Le Ministère espère que ce processus renforcé a permis d'éliminer les erreurs administratives.

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