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Fiche de rendement

Année


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Service canadien du renseignement de sécurité

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le coordonnateur du bureau d'accès à l'information du Service canadien du renseignement de sécurité s'assure que son personnel reçoit la formation administrative nécessaire pour éviter les problèmes techniques.

Réponse

Pendant la période faisant l'objet de l'examen, 40 % des analystes de l'accès à l'information du SCRS étaient des nouveaux employés sans connaissance approfondie de toutes les fonctions du logiciel ATIP Flow. Ils se sont maintenant familiarisés avec le logiciel et les problèmes techniques relevés pendant l'examen ne devraient pas se reproduire.

En janvier 2010, le SCRS passera à la nouvelle génération du logiciel de gestion Access Pro. Tout le personnel responsable de l'accès à l'information recevra une formation officielle.

L'examen a également tenu compte de la nécessité pour les analystes de mieux comprendre le logiciel ATIP Flow, notamment l'utilisation de la fonction d'arrêt du chronomètre. Il est attendu que les séances de formation de deux jours, en plus de l'encadrement étroit présentement en cours, viendront pallier cette lacune.

Tous les employés responsables de l'accès à l'information ont reçu un rappel au sujet de la fonction d'arrêt du chronomètre du logiciel ATIP Flow, plus précisément sur la façon d'éviter de supprimer l'action accidentellement.

Suivi

En janvier 2010, en prévision de la migration à la nouvelle génération du logiciel de traitement, tous les membres du personnel de l'AIPRP ont suivi une séance de formation obligatoire de deux jours dispensée par le fournisseur, Privasoft. Cette formation portait sur les fonctionnalités du système, dont la fonction « arrêt du chronomètre ».

La migration à Access Pro s'est terminée en mars 2010. Tous les membres du personnel de l'AIPRP ont suivi une formation adéquate et les problèmes techniques relevés pendant l'examen ne devraient pas se reproduire.

Aucune autre mesure n'est requise.

2. Le Commissariat à l'information recommande que le Service canadien du renseignement de sécurité s'efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

En raison du report de huit demandes faisant l'objet d'une présomption de refus en suspens de la période de rapport de 2008-2009, le SCRS n'a pu atteindre le taux de conformité idéal inférieur à 5 % préconisé par le Commissariat en 2009-2010. Néanmoins, le SCRS demeure engagé à réduire son taux de présomption de refus, lequel s'élève actuellement à 7 %. Cette valeur tient compte des huit demandes faisant déjà l'objet d'une présomption de refus à la dernière période de référence. Sans ces huit demandes, le taux de présomption de refus s'élèverait à 1 %, très près du taux de conformité idéal fixé par le Commissariat.

Le progrès de toutes les requêtes est étroitement supervisé par l'agent de conformité de l'accès. Toutes les demandes dont l'échéance est imminente sont signalées au coordonnateur de l'accès.

La fonction d'arrêt du chronomètre du logiciel ATIP Flow est pleinement utilisée. La période de temps prescrite par la loi pour le traitement des demandes a été optimisée.

Les prorogations sont plus réalistes et personnalisées en conséquence.

Pendant nos séances de formation sur l'accès à l'information, nous rappelons aux intervenants clés et aux bureaux de première responsabilité nos obligations législatives et la nécessité d'offrir des réponses et des délais d'obtention de documents rapides.

Suivi

Des mesures correctives ont été instaurées au début de mai 2009, bien avant l'établissement de la fiche de rendement. L'avancement des demandes a fait l'objet d'un suivi attentif de l'agent de conformité de l'AIPRP. Le logiciel d'AIPRP produit des rapports d'état hebdomadaires sur les demandes d'accès à l'information, lesquels servent à l'agent de conformité pour déterminer les demandes qui exigent une action immédiate. Ces dernières sont ensuite rapidement signalées au coordonnateur de l'AIPRP. Les mesures appropriées sont mises en œuvre au début du traitement, de façon qu'aucune demande ne soit négligée.

La surveillance systématique des demandes d'accès à l'information actives est indissociable de l'aptitude du Service à respecter les échéances prévues par la Loi. Les mesures correctives exécutées ont permis d'atteindre le taux de refus recommandé de zéro.

Aucune autre mesure corrective n'est requise.

3. Le Commissariat à l'information recommande que le Service canadien du renseignement de sécurité réduise son temps moyen de réponse aux demandes.

Réponse

Dans de nombreux cas, le contenu et le caractère confidentiel des documents faisant l'objet d'une demande requièrent des consultations internes et externes exhaustives. Bien que le bureau d'accès à l'information exerce un certain contrôle sur les consultations internes, nous n'établissons pas les priorités des autres ministères. Néanmoins, nous déploierons des efforts pour rappeler à nos partenaires de répondre à nos demandes de consultation en temps opportun.

Il faudrait tenir compte du fait que le SCRS n'accuse aucun arriéré de demandes, malgré l'important roulement de personnel et les diverses absences de longue durée de certains employés. Ce sont 90 % de toutes les demandes reçues par le SCRS après le 1er avril 2009 qui ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi.

Des efforts considérables ont été consacrés à la réduction du temps moyen requis pour le traitement d'une demande. À l'heure actuelle, cette moyenne correspond à 38 jours, une nette amélioration par rapport à la moyenne de 86 jours de l'an dernier.

Le SCRS s'attend à ce que les résultats de la mise en œuvre des actions décrites dans la recommandation 2, ci-dessus, réduisent le temps moyen de réponse aux demandes.

Suivi

Comme l'indiquent les données statistiques ci-dessous en matière d'accès à l'information du Service, les mesures mises en place en réponse à la deuxième recommandation ont permis de réduire le délai moyen nécessaire pour traiter les demandes :

  • En 2008‑2009, 65 demandes sur les 150 reçues ont été traitées en 30 jours;
  • En 2009‑2010, 91 demandes sur les 156 reçues ont été traitées en 30 jours;
  • Au 7 octobre 2010, soit à peine sept mois après le début de l'exercice 2010‑2011, 86 demandes sur les 138 reçues avaient été traitées en 30 jours.

À la lumière de ces résultats, aucune autre mesure corrective n'est requise.

4. Le Commissariat à l'information recommande que le Service canadien du renseignement de sécurité se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Cette lacune a déjà été abordée explicitement avec le personnel responsable de l'accès à l'information dans le cadre des rencontres régulières. On a rappelé à tous les employés responsables de l'accès à l'information l'obligation d'aviser le Commissariat des prorogations supérieures à 30 jours.

L'agent de conformité de l'accès procédera à des vérifications régulières afin de s'assurer que les avis au Commissariat ne sont pas omis à l'avenir.

À titre de mesure de sécurité supplémentaire, le commis aux demandes d'accès assigné à cette tâche précise transmettra au coordonnateur de l'accès un rapport de situation hebdomadaire.

Suivi

Le personnel de l'AIPRP a été dûment sensibilisé à ses obligations en matière de présentation de rapports que lui impose la loi, lesquelles lui sont aussi régulièrement rappelées. De plus, l'agent d'AIPRP transmet tous les avis de prorogation aux fins de suivi et d'uniformité, assurant ainsi que cette obligation légale n'est pas négligée.

Le Service est persuadé d'avoir convenablement traité cette recommandation. Aucune autre mesure corrective n'est donc nécessaire.

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