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Fiche de rendement

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Agence canadienne de développement international

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande au cabinet du ministre de la Coopération internationale de respecter rigoureusement l'ordonnance de délégation des pouvoirs afin d'éliminer tout niveau d'autorisation inutile.

Réponse

L'ACDI a consulté d'autres ministères et a relevé les meilleures pratiques d'approbation.

Un nouveau processus sera mis en place afin que le cabinet du ministre soit avisé de la communication des documents 72 heures avant ladite communication.

Suivi

L'ACDI peut assurer le Commissariat que la ministre de la Coopération internationale respecte l'ordonnance de délégation de pouvoirs en matière d'AIPRP en vigueur.

En outre, au début de l'exercice 2010‑2011, l'Agence a mis en place un processus en vertu duquel le Cabinet de la ministre est avisé de la communication des documents, à titre d'information seulement, 72 heures avant ladite communication. Aucune approbation n'est nécessaire.

AUTRE MESURE REQUISE

L'Agence assure une surveillance continue pour s'assurer que ce processus ne cause aucun retard.

2. Le Commissariat à l'information recommande à l'Agence canadienne de développement international d'élaborer et de mettre en œuvre un plan pluriannuel visant à améliorer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information, en accordant une attention particulière à l'élimination des arriérés.

Réponse

Le programme d'accès à l'information de l'ACDI a adopté des mesures proactives pour améliorer sa conformité et éliminer les arriérés.

L'ACDI élabore un plan pluriannuel visant l'amélioration de la conformité à la Loi et à éviter les arriérés subséquents. L'ACDI met en œuvre simultanément des mesures ciblées pour éliminer les arriérés d'ici la fin de l'exercice financier 2009-2010.

À court terme, l'ACDI a embauché (en juillet 2009) deux consultants assignés aux arriérés. En outre, la haute direction participe activement à la mise à jour des procédures internes, à la mise en place de mesures de dotations adéquates, à la restructuration du bureau d'accès à l'information et à la prestation de séances de sensibilisation et de formation aux gestionnaires et employés de l'ACDI.

L'ACDI mettra continuellement en place de nouvelles procédures et initiatives de formation et de sensibilisation et mettra à jour son plan pluriannuel pour améliorer sa conformité à la Loi sur l'accès à l'information annuellement.

Suivi

Le Bureau de l'AIPRP s'est concentré sur les mesures pour éliminer les arriérés et est parvenu à régler 99 dossiers en retard sur 102. Les trois dossiers restants (qui comprennent environ 40 000 pages et qui nécessitent des consultations obligatoires à l'échelle internationale) sont en cours de traitement et devraient être fermés d'ici au 31 mars 2011.

Il faut noter que le taux de conformité de l'ACDI s'est amélioré, passant de 47 % au cours de l'exercice passé à 90 % au 18 octobre 2010.

Le Bureau de l'AIPRP a conçu et mis en œuvre des procédures internes, pris des mesures de dotation (effectif complet), restructuré son fonctionnement et donné 20 séances de sensibilisation et de formation aux gestionnaires, au personnel et aux agents de liaison de l'ACDI.

Le Bureau de l'AIPRP continue à améliorer ses procédures, à offrir une formation interne et en cours d'emploi à ses spécialistes de l'AIPRP pour améliorer la conformité avec la Loi sur l'accès à l'information.

À des intervalles de quelques mois, le coordonnateur de l'AIPRP informe le comité de gestion de la haute direction de l'ACDI des progrès accomplis en matière de respect de la mise en œuvre du plan d'AIPRP de l'Agence.

AUTRE MESURE REQUISE

Un plan pluriannuel sera élaboré d'ici la fin de l'exercice en cours pour veiller à ce que la conformité soit continue.

Le guide de procédures est mis à jour au besoin, de façon continue.

Des séances de sensibilisation et de formation sont actuellement données aux employés et il est prévu qu'elles seront répétées chaque année.

3. Le Commissariat à l'information recommande à l'Agence canadienne de développement international d'élaborer des protocoles avec d'autres institutions fédérales afin d'accélérer le processus de consultation.

Réponse

Le programme d'accès à l'information de l'ACDI a conclu une entente avec les autres institutions fédérales afin d'accélérer le processus de consultation. Les conseillers à l'accès devront discuter des prorogations pour certains types de demandes de consultation avec les autres institutions fédérales au besoin, et assurer le suivi régulier auprès des institutions consultées une fois le délai écoulé.

Nous avons déjà conclu des ententes avec nos principaux partenaires : Affaires étrangères et Commerce international, ministère de la Défense et ministère de la Justice Canada. Une entente avec le Bureau du Conseil privé relative aux exclusions est en vigueur depuis le 15 décembre 2009.

Suivi

Le Bureau de l'AIPRP a conclu des ententes avec ses principaux partenaires (ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, ministère de la Défense nationale, ministère de la Justice) au sujet des retards et des prorogations ayant trait aux consultations.

Les spécialistes de l'AIPRP examinent les prorogations avec les autres ministères lorsque cela est nécessaire.

Le guide de procédures en matière d'AIPRP traite des prorogations requises pour les consultations avec plusieurs institutions.

AUTRE MESURE REQUISE

Nous menons des discussions continues avec nos partenaires au sujet du temps requis pour les consultations obligatoires. Il est important de noter qu'en raison du type de consultations obligatoires que le Bureau de l'AIPRP effectue à l'échelle internationale, le délai demeure problématique.

4. Le Commissariat à l'information recommande au directeur de l'accès à l'information de l'Agence canadienne de développement international de s'assurer que, lorsque les dossiers de demandes associés à des consultations obligatoires en suspens sont fermés, les demandeurs sont avisés de la possibilité d'une communication ultérieure et de l'issue des consultations même si aucun autre dossier n'est communiqué, ainsi que de leur droit de recours auprès du Commissariat à l'information à chaque étape de la procédure.

Réponse

Un processus visant à aviser les demandeurs lorsque les demandes d'accès assorties de consultations obligatoires en suspens sont fermées et à les informer de leur droit de recours auprès du Commissariat à l'information à chaque étape du processus a été instauré à l'automne 2009.

Un paragraphe spécial est inclus dans la réponse pour aviser les demandeurs des dossiers de consultations en suspens, et toutes nos correspondances comprennent un paragraphe avisant les demandeurs de leur droit de recours auprès du Commissariat à chaque étape du processus.

Suivi

Comme nous l'avons déjà mentionné dans notre dernière réponse, nous avons instauré à l'automne 2009 un processus visant à aviser les demandeurs lorsque les demandes d'accès assorties de consultations obligatoires en suspens sont fermées et à les informer de leur droit de recours auprès du Commissariat à chaque étape du traitement.

Un paragraphe spécial est inclus dans la réponse pour aviser les demandeurs des dossiers de consultations en suspens et de la possibilité qu'ils puissent recevoir d'autres documents ultérieurement. Les réponses envoyées aux demandeurs mentionnent également que ces derniers seront avisés des résultats des consultations et qu'ils disposent de recours auprès du Commissariat.

AUTRE MESURE REQUISE

Aucune autre mesure n'est requise.

Nota : Les dossiers sont conservés dans un classeur distinct au Bureau de l'AIPRP, afin de s'assurer que le suivi est effectué auprès des sources consultées et que les dossiers sont traités en conséquence.

5. Le Commissariat à l'information recommande à l'Agence canadienne de développement international de communiquer avec l'institution qu'elle entend consulter pour connaître le délai approximatif de réponse et proroger la demande uniquement selon le temps requis.

Réponse

Se reporter à la réponse de la recommandation 3 ci-dessus.

Suivi

Se reporter au point no 3, ci-dessus.

6. Le Commissariat à l'information recommande que l'Agence canadienne de développement international se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l'information de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Un processus a été mis en place pour aviser le Commissariat de toute prorogation de plus de 30 jours.

L'ACDI continuera de suivre le processus d'avis, selon lequel le Commissariat à l'information doit être avisé de toute prorogation de plus de 30 jours.

Suivi

Comme nous l'avons indiqué plus tôt, l'ACDI a toujours disposé d'un processus pour aviser le Commissariat des prorogations de plus de 30 jours.

L'AIPRP continuera à suivre le processus d'avis, selon lequel le Commissariat doit notamment être informé de toute prorogation de plus de 30 jours.

AUTRE MESURE REQUISE

Aucune autre mesure n'est requise.

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