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Fiche de rendement

Année


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Patrimoine canadien

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que les cadres supérieurs de Patrimoine canadien respectent rigoureusement l'ordonnance de délégation des pouvoirs afin d'éliminer tout niveau supplémentaire d'autorisation.

Réponse

La délégation des pouvoirs est respectée par l'institution.

Les secteurs de programme, en raison de leur expertise dans le domaine, étudient la documentation et émettent des recommandations; ils n'approuvent pas les demandes d'exception.

La Direction générale des communications et le cabinet du ministre reçoivent des exemplaires des demandes à titre informatif seulement.

Suivi

Patrimoine canadien continue d'adhérer à l'ordonnance de délégation dans le traitement des demandes d'accès à l'information.

2. Le Commissariat à l'information recommande que le sous-ministre de Patrimoine canadien affecte les ressources humaines et financières nécessaires pour se conformer à la Loi sur l'accès à l'information.

Réponse

Le sous-ministre a appuyé l'augmentation des ressources au Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels afin d'appliquer adéquatement la Loi sur l'accès à l'information.

Un examen des exigences en matière de ressources humaines et financières est en cours au Secrétariat.

Suivi

Le Ministère a accepté d'augmenter le financement du Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Ce dernier a embauché du personnel supplémentaire et des fonds ont été octroyés pour l'achat d'un nouveau système de traitement des demandes d'AIPRP. Ces mesures ont amélioré la capacité de PCH à appliquer convenablement la loi.

3. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien rédige et mette en œuvre un plan pluriannuel afin d'améliorer la conformité à la Loi, en portant une attention particulière à l'élimination des arriérés.

Réponse

Patrimoine canadien a amorcé plusieurs changements de procédures afin d'améliorer sa conformité.

Différentes stratégies visant à réduire les arriérés ont été mises en place. Un cadre supérieur est assigné à temps plein aux arriérés.

Les processus continueront d'être examinés afin d'y déceler les possibilités de simplification.

La rapidité de réponse des secteurs de programme continuera d'être suivie de près.

Suivi

L'augmentation du nombre de spécialistes de l'AIPRP qualifiés au Secrétariat de l'AIPRP a grandement aidé à respecter les échéances prévues par la loi pour les nouvelles demandes. Le processus d'examen simplifié et la surveillance des échéances internes ont également été un succès. Patrimoine canadien travaille étroitement avec les demandeurs pour clarifier les demandes et garantir un traitement efficace de celles‑ci. Pour prouver son engagement à l'égard de la loi, depuis l'exercice 2010-2011, le Ministère a fait de l'AIPRP un engagement ministériel dans les contrats de rendement de ses cadres de direction.

Le Ministère a beaucoup travaillé à la réduction des arriérés des dossiers d'accès. Son objectif est de les éliminer d'ici l'été 2011.

4. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien élabore un plan de formation à l'intention du personnel d'accès à l'information et des détenteurs de documents.

Réponse

Patrimoine canadien appuie la hausse de la sensibilisation aux lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels dans l'ensemble de l'institution.

Les membres du personnel du Secrétariat disposent de plans d'apprentissage et sont encouragés à perfectionner continuellement leurs compétences.

On remarque un nombre plus élevé de séances de formation dans les secteurs de programme pour l'exercice en cours.

L'accès à l'information est abordé dans les séances d'orientation Travailler@PCH à l'intention des employés qui font leur entrée au Ministère.

Un plan de formation est en cours d'élaboration et comprendra ce qui suit :

§ mise à jour des outils de formation sur le site intranet de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels;

§ création d'une séance de formation pour les agents de liaison d'accès à l'information et protection des renseignements personnels;

§ mise en œuvre de séances de formation conjointes avec les groupes de gestion de l'information et de technologie de l'information du Ministère à l'intention des employés ministériels.

Suivi

Des progrès notables ont été accomplis dans le domaine de la formation et de la sensibilisation. Les spécialistes de l'AIPRP du Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de Patrimoine canadien ont suivi un large éventail de formations pour perfectionner leurs compétences. Ils ont notamment assisté à une formation donnée par le Secrétariat du Conseil du Trésor et l'École de la fonction publique du Canada. Ils ont aussi assisté à des conférences locales sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels pour se tenir au courant des nouveautés en la matière.

Les employés du Ministère disposent aussi d'occasions plus nombreuses de formation en AIPRP. Des séances de formation sur mesure sont offertes aux secteurs à leur demande. Au printemps 2010, une séance de formation spéciale a été organisée à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP des secteurs d'activité et des régions. Les programmes d'orientation ministériels, Travailler@PCH et Gérer@PCH, comportent tous deux des modules sur l'AIPRP afin de sensibiliser les nouveaux employés à leurs responsabilités. Durant la Semaine nationale de la fonction publique, le Secrétariat de l'AIPRP et la Gestion de l'information ont tenu conjointement un kiosque de sensibilisation.

Le site d'intranet d'AIPRP a été grandement revu pour en améliorer le contenu et la messagerie. Sur ce site, facile à repérer sur la page d'accueil intranet du Ministère, les employés trouveront des directives écrites sur le traitement des demandes d'accès à l'information. Il contient également des outils et des liens qui aideront le personnel de PCH à assumer ses responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

5. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

La transmission des avis de prorogations de plus de 30 jours au Commissariat à l'information fait partie des procédures du Secrétariat.

Le Secrétariat veillera au suivi des procédures.

Suivi

L'obligation d'avertir le Commissariat des prorogations de plus de 30 jours a été respectée. Elle a également été rappelée au personnel de l'AIPRP et continue à faire partie des procédures du Secrétariat.

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