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Fiche de rendement

Année


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Agence canadienne d'inspection des aliments

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le président de l'Agence canadienne d'inspection des aliments assigne suffisamment de ressources de façon permanente afin de stabiliser les opérations d'accès à l'information et d'assurer la pleine dotation en personnel responsable de l'accès.

Réponse

Une étude de cas a d'abord été préparée par le bureau d'accès à l'information de l'ACIA et considérée par la suite par un expert indépendant dans le cadre d'un examen externe. Cet examen, terminé en juillet 2009, a permis de confirmer les améliorations de programme ainsi que les exigences en matière de personnel. Un total de 500 000 $ a été alloué à l'embauche de consultants pour traiter des arriérés de demandes. Six consultants ont été embauchés en 2009-2010 et un processus est en cours pour embaucher d'autres consultants afin de réduire les arriérés.

L'ACIA met actuellement la touche finale à l'enveloppe budgétaire 2010-2011 de tous les programmes et secteurs. Cela comprend une recommandation de fournir des ressources adéquates et stables pour le bureau d'accès à l'information en 2010- 2011 et pour les exercices subséquents.

Suivi

En plus d'augmenter considérablement le nombre de ses consultants en AIPRP, l'ACIA se concentre sur la stabilisation permanente de ses activités d'accès à l'information. Elle a lancé en mai 2010 un programme de perfectionnement en AIPRP. L'objectif de ce programme est d'élargir la capacité en ressources qualifiées de la collectivité de l'AIPRP, et en particulier au sein de l'ACIA, pour combler le manque de ressources et assurer la planification de la relève. Le Bureau de l'AIPRP prévoit la dotation de deux postes de perfectionnement au moyen d'un concours d'ici la fin de l'année civile. L'Agence a aussi embauché deux autres analystes à temps plein et travaille à la dotation permanente de postes supplémentaires comme celui d'analyste principal ou de chef d'équipe et de postes administratifs au sein du Bureau de l'AIPRP, soit par mutation soit par processus de dotation, et ce afin de se doter d'un effectif complet.

2. Le Commissariat à l'information recommande que l'Agence canadienne d'inspection des aliments formule et mette en place un plan pluriannuel complet et précis afin d'améliorer la prestation des services d'accès à l'information, d'éliminer les arriérés et d'améliorer la conformité, selon les recommandations du rapport d'expert présenté en 2009.

Réponse

Un plan pluriannuel complet a été rédigé conjointement à l'étude de cas d'accès à l'information et a été mis à jour pour refléter les recommandations soumises dans le rapport d'expert externe de 2009. Le plan d'action pluriannuel souligne les mesures et les ressources requises pour rehausser la conformité de l'ACIA à la Loi et procéder à l'élimination des arriérés de demandes.

L'ACIA s'efforcera de mettre en œuvre un plan d'action pluriannuel dans le but d'améliorer la conformité générale à la Loi sur l'accès à l'information, conformément aux priorités de l'organisme et aux ressources disponibles.

Suivi

L'ACIA a pu réaliser d'importants progrès en ce qui concerne un bon nombre de résultats soulignés dans son plan d'action pluriannuel. Par exemple :

  • Le 1er octobre 2009, la présidente de l'ACIA a délégué des pouvoirs de signature complets en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au gestionnaire de l'AIPRP et à ses chefs d'équipe, conformément aux recommandations du rapport d'examen du Cercle Sussex;
  • Les logiciels et le matériel désuets ont été remplacés par des outils modernes visant à améliorer l'efficacité du Bureau de l'AIPRP. En particulier, l'Agence a mis en œuvre un nouveau système de gestion des cas et d'édition pour l'AIPRP et a acheté un numériseur à haute vitesse afin de mieux gérer les dossiers et les documents de traitement en vertu de la Loi;
  • L'ACIA a attribué 1 million de dollars durant l'exercice en cours pour améliorer sa capacité à répondre aux demandes. Depuis août 2009, l'Agence a embauché sept consultants en AIPRP, sur plusieurs mois, et continuera à recruter d'autres consultants pendant le présent exercice, à mesure que des ressources supplémentaires seront disponibles pour travailler à l'élimination des demandes en retard;
  • Des contacts essentiels ont été établis dans chaque direction de l'ACIA pour améliorer la coordination et la récupération des documents concernant la réponse aux demandes d'accès à l'information;
  • Le Bureau de l'AIPRP a lancé un programme de perfectionnement et s'affaire à combler des postes par l'intermédiaire de celui-ci. Il travaille également à l'ajout de ressources afin de se doter d'un effectif complet en permanence;
  • En avril 2010, l'Agence a introduit un nouveau processus d'AIPRP simplifié, qui exige de chacune de ses directions qu'elle formule des recommandations, accompagnées des documents pertinents, au Bureau de l'AIPRP. Des améliorations sont également apportées au processus d'approbation afin de simplifier encore le processus d'AIPRP de l'Agence et d'améliorer la conformité à la Loi. L'Agence utilise une stratégie graduelle de mise en œuvre pour permettre de bien implanter le processus redéfini dans toute l'organisation;
  • En avril 2010, l'ACIA a commencé une formation en AIPRP à l'échelle de l'Agence afin d'obtenir l'appui des secteurs sur le nouveau processus d'AIPRP et de rappeler à ses employés leurs obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. À ce jour, 382 employés ont suivi cette formation. Un volet d'AIPRP a aussi été intégré aux séances d'orientation destinées aux nouveaux employés de l'Agence.

3. Le Commissariat à l'information recommande que l'Association canadienne d'inspection des aliments s'efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

L'ACIA s'engage à réduire son taux de présomption de refus et a déjà pris des mesures, notamment l'embauche de consultants et l'examen de sa délégation de pouvoirs.

Comme il a été mentionné précédemment, l'ACIA met en œuvre un plan d'action conçu pour constituer les bases solides du bureau d'accès à l'information, en vue d'assurer la capacité de l'organisme à minimiser le taux de présomption de refus.

Afin de répondre aux recommandations de la fiche de rendement, le bureau d'accès à l'information révise actuellement ses procédures internes de prorogation afin de s'assurer que toutes les prorogations invoquées sont précises et de durée suffisante.

Suivi

L'ACIA a réduit son nombre de dossiers en retard de plus de 50 % (passant de 222 à 114) et s'efforcera de traiter les dossiers restant d'ici la fin de l'exercice grâce à l'apport de consultants. Il s'agit d'une entreprise ambitieuse, car elle demande d'accorder la même importance au traitement des nouvelles demandes conformément aux échéanciers prévus par la loi et au règlement du reste des arriérés. L'Agence s'affaire aussi à ajouter des ressources permanentes en matière d'accès à l'information, ce qui devrait se traduire par d'énormes progrès afin de permettre à l'ACIA de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

L'ACIA a affiné, et continuera à affiner, ses processus au besoin, dans le but ultime de réduire son taux de présomption de refus à zéro.

4. Le Commissariat à l'information recommande que l'Association canadienne d'inspection des aliments se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Selon la pratique établie, les agents de l'accès à l'information de l'ACIA doivent faire parvenir toutes les lettres de prorogation (de plus de 30 jours) au Commissariat. Afin d'assurer une meilleure transmission et réception des avis, l'organisme doit commencer par transmettre les avis par télécopieur au Commissariat. Le Commissariat peut également choisir d'établir un compte courriel réservé à ces avis. En outre, pour améliorer sa capacité de suivi de ces avis, l'ACIA créera un nouveau champ dans la base de données de suivi.

L'ACIA poursuit ses discussions avec le Commissariat afin d'explorer les façons d'améliorer le suivi du processus d'avis de prorogation.

L'organisme enverra d'abord un avis par télécopieur ou par courriel afin de contribuer à la confirmation de réception des avis par le Commissariat. Le bureau d'accès à l'information assurera également le suivi des avis de prorogation dans la base de données de gestion des cas pour assurer la conformité au paragraphe 9(2) de la Loi.

Suivi

Selon la pratique établie, les agents d'accès à l'information de l'ACIA doivent faire parvenir une copie des lettres relatives aux prorogations de plus de 30 jours au Commissariat. Afin d'effectuer un meilleur suivi des avis, le Bureau de l'AIPRP a établi un nouveau système selon lequel tous les avis de prorogation sont envoyés au Commissariat par télécopieur au lieu du courrier ordinaire et sont désormais inscrits dans le système de gestion des cas du Bureau.

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